Comment faire un maximum de choses même quand on n’est pas motivé ?


Comment se motiver

Vous aussi vous êtes parfois super motivés et d’autres fois pas du tout ? Un psychologue américain, BJ Fogg, propose une méthode pour avancer malgré le manque de motivation.

C’est très simple : lorsqu’on a la flemme (pour dire clairement les choses), au lieu de culpabiliser ou de chercher à se forcer, mieux vaut en tenir compte et se simplifier la tâche au maximum.

 

On ne peut pas se forcer en permanence à changer son comportement

Réaliser une tâche, aussi diverse soit-elle, nécessite un minimum de motivation, sans quoi on risque tout simplement de ne pas la faire et donc de procrastiner.

Pour rappel, la procrastination est le fait de toujours remettre à plus tard les choses à faire. Rassurez-vous, cette tendance est naturelle et donc très répandue.

 

Nous avons donc deux choix pour changer :

  • soit on arrive à augmenter sa propre motivation, on se force même quand on n’a pas envie
  • soit on fait en sorte que la tâche à faire soit la plus facile possible, comme ça, plus d’excuse pour ne pas la faire

Lorsque j’interviens chez les particuliers, nous cherchons justement à rendre le rangement le plus facile possible car on sait bien qu’être motivé à ranger en permanence relève de l’utopie. Si l’on a trop de gestes à faire pour ranger un objet, il y a de grandes chances qu’on le pose au premier endroit accessible au lieu d’aller le ranger à sa place.

D’après BJ Fogg, on commet souvent l’erreur de vouloir changer son comportement. En se disant qu’il suffit de se motiver, cela peut fonctionner à court terme mais pas dans la durée.

Pour créer de bonnes habitudes sur le long terme, tout miser sur la motivation est très souvent voué à l’échec. Il faut donc intervenir à la source et trouver pourquoi on n’a naturellement pas envie de faire la tâche en question.

Dans le cas du rangement, il y a deux causes majeures :             
- il y a trop de gestes à effectuer pour ranger   
- l’objet n’a pas de place attitrée et on ne sait pas où le mettre.             

 

desordre placard

 

Les vagues de motivation

Il nous arrive à tous d’avoir des élans de motivation. Dans ces moments, on arrive à faire plein de choses, on est hyper motivé. Mais cet état ne dure pas longtemps.  C’est ce que BJ Fogg appelle la vague de motivation (motivation wave).

Lorsque cette vague est haute, on peut faire un maximum de choses. Mais quand cette vague diminue, toutes les tâches compliquées nous rebutent et on ne fait que ce qui est le plus facile.

Il faut donc bien garder à l’esprit que la motivation fluctue et c’est tout à fait normal. On ne peut pas être au top en permanence. Alors, au lieu de lutter contre cette tendance naturelle, mieux vaut faire avec et s’y adapter.

 

 vague de motivation

 

Anticiper au mieux les choses à faire

Comment faire ? Tout d’abord, il faut profiter de sa « vague » de motivation pour faire un maximum de choses, notamment celles qui vous rebutent. Ainsi, lorsque votre motivation diminue il vous sera plus facile de continuer car le gros du travail est déjà lancé.

De plus, lorsque vous n’êtes pas motivé, si vous parvenez à faire au moins de toutes petites actions, c’est toujours ça de pris. Cela marche pour des choses à faire de manière ponctuelle mais aussi pour des habitudes que vous voulez mettre en place sans y parvenir.

Un exemple : vous aimeriez vous mettre au sport et en faire de manière régulière.    
Parfois vous ferez une séance de sport sans aucun souci, et parfois vous n’en aurez pas du tout envie. Dans ce cas, au lieu de faire une séance complète, fixez-vous un temps très court, par exemple 5 minutes.

 Au bout de ces 5 minutes, peut-être que vous n’avez vraiment plus envie de continuer.

Mais comme le plus difficile est de commencer, une fois lancé, vous vous sentirez sans doute plus motivé et il se peut que vous arriverez à faire bien plus que les 5 minutes initiales.

Quoi qu’il en soit vous serez toujours gagnant ! Si vous vous êtes arrêté au bout de 5 minutes, vous aurez au moins fait quelques minutes de sport au lieu d’aucune.

 

On simplifie les tâches au lieu de changer son comportement

Pour faciliter ces quelques minutes à faire, il faut profiter des moments de motivation pour mettre en place tout le nécessaire.  Cela permet de n’avoir aucune excuse au moment de commencer.

En reprenant l’exemple du sport, si on le fait chez soi on peut préparer le matériel nécessaire, faire de la place, choisir une tenue appropriée,… bref tout ce qui pourrait éviter de reculer lorsqu’on aura une baisse de motivation.

Le but est vraiment de pouvoir avancer par très petits pas, ce qui est mieux que de ne pas avancer du tout.

Si une tâche est trop compliquée et donc que vous la repoussez sans cesse, il faut la simplifier, la décortiquer au maximum pour avancer progressivement.

Nous sommes paresseux par nature et l’effort du moindre geste aide vraiment.

 

Se motiver, étapes par étapes

 

Je trouve cette approche très intéressante car elle déculpabilise. Quand on remet les choses à plus tard, on se sent coupable et on peut s’en vouloir de ne pas avoir réussi à se motiver.

Avec ces conseils, on s’organise pour réussir à tout moment à faire des petites tâches, et peut-être même à mieux tenir ses bonnes résolutions ? Qu’en pensez-vous ?

 

 

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15/01/2019

Pourquoi ne tient-on pas ses résolutions ?

resolutions

Près de 2 personnes sur 3 prendraient de bonnes résolutions en début d’année.

Selon une étude menée par Toluna fin 2017, les Français voulaient perdre du poids à 38 %, faire plus de sport à 35%, avoir une alimentation plus saine à 28%, …

Mais aussitôt décidées, presque aussitôt abandonnées, n’est-ce pas ?

Pourquoi est-ce si difficile de tenir ses engagements ?

 

Différence plaisir immédiat / plaisir futur

Faire du sport vous apportera un gain futur (être en meilleure santé, perdre du poids,…) mais dans l’immédiat, ce n’est pas forcément le cas. En revanche, annuler sa séance sportive pour se prélasser devant une série apporte un plaisir direct.

La récompense future demande un effort de projection qui n'entraine pas le plaisir immédiat. Il est donc indéniable que seule une volonté féroce et un rappel régulier de ses objectifs permettront de tenir ses bonnes résolutions.

 

Changer ses habitudes

A la difficulté de résister au plaisir immédiat s’ajoute celle de rompre ses habitudes. Les habitudes déjà ancrées sont difficiles à modifier, il s’agit parfois même de réflexes.

Heureusement, rien n’est définitif. On peut tout à fait changer ses habitudes, bien que cela demande un peu de rigueur durant la phase de mise en place. La durée nécessaire pour changer une habitude varie fortement d’une personne à une autre, mais aussi selon la difficulté de la nouvelle habitude à prendre. Il faut donc faire preuve de patience et de persévérance.

sport-resolutions 

Un conseil pour parvenir à changer ses habitudes : ne faire qu’un changement à la fois. Quand on est motivé à faire des changements, on a envie d’aller vite, de tout faire en même temps. Mais prendre des habitudes demande du temps et parfois de l’énergie (perdre du poids, faire du sport,…). Mieux vaut donc faire les choses de manière plus lente mais certaine.

Vous avez déjà des habitudes bien ancrées comme se bosser les dents à la même heure chaque jour. Si cela est possible, caler votre nouvelle habitude avec une habitude déjà ancrée peut également vous aider à la maintenir car vous avez moins de risque d’oublier de faire votre nouvelle tâche.

 

Comment rester motivé ?

Au vu de ces difficultés naturelles, comment faire pour réussir à tenir ses engagements ? On peut parler de volonté mais ça reste un peu vague.

Plusieurs astuces peuvent vous aider :

Détailler au maximum et  de manière précise les actions à faire : ne pas lancer vaguement une nouvelle résolution sans avoir réfléchi à la manière concrète de la mettre en œuvre. Le but est de vous projeter au maximum.

Pour cela, pensez à la méthode S.M.A.R.T :

  • Spécifique : il doit être personnalisé, clair et précis
  • Mesurable : en quantité ou en qualité
  • Acceptable : l’objectif doit représenter un défi et être motivant
  • Réaliste : il doit être atteignable pour éviter l’abandon
  • Temporellement défini : définir une date limite, ne pas rester vague avec des termes tels que « rapidement », « prochainement »,…

 

Evitez donc d’être trop ambitieux : en détaillant son action, on peut parfois constater que nos objectifs sont bien trop difficiles à atteindre et donc voués à l’échec. Pour le moral et la confiance en soi, mieux vaut atteindre, voire dépasser son objectif, plutôt que d’échouer à coup sûr.

Une fois le plan d’action détaillé, planifiez au maximum

 planifier

Et vous, avez-vous  décidé de prendre de nouvelles résolutions en ce début d’année ? Si vous ne les avez pas tenues,  rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls : 88% des bonnes résolutions échoueraient… de quoi bien déculpabiliser !

 

 

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

comment-bien-classer-ses-papiers

 

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

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02/01/2021

Prendre de bonnes habitudes...

habitudes

Combien de fois m’a-t-on dit : « quand je range ça tient quelques jours et c’est à nouveau le bazar ». Ca vous parle ?

Cette situation arrive généralement quand on ne fait que déplacer les objets, sans leur définir une place logique. On a l’impression de ranger mais le désordre est toujours là, il est juste à un autre endroit.

En revanche, si vous avez déjà bien désencombré et organisé votre intérieur de manière logique, le problème réside ailleurs : il faut réussir à maintenir l’ordre établi.

Même avec le meilleur système de rangement/classement, quelques efforts sont encore nécessaires pour remettre régulièrement chaque chose à sa place.

 

Comment être certain que tout est rangé de manière logique ?

Vaste question. On peut déjà retenir 3 principes de base :

  • Faire des catégories
  • Chercher la proximité
  • Tenir compte de la fréquence d’utilisation

 

 

Ces principes sont détaillés dans cet article :
Les 3 règles absolues d’un bon rangement

rangement

 

L'idée est toujours de définir une place logique et facile pour chaque type d’objet. Cette première étape est essentielle pour qu’un logement reste vraiment rangé.
 

Chaque chose à sa place… en permanence !

Il faut ensuite appliquer ce principe dès qu’un nouvel objet entre dans la maison. Je parle d’objet mais ça concerne bien TOUT ce qui entre, notamment les papiers, les objets prêtés, les dessins rapportés de l’école,… bret, TOUT. Car si une place n’est pas attribuée, l’objet en question va se retrouver sur la première surface libre.

Ne cherchez pas compliqué pour autant : pour être sur de toujours remettre les choses à leur place, il faut leur trouver l’endroit le plus simple possible.

Si par exemple vous cherchez souvent vos clés, trouvez l’endroit le plus facile où les poser . Personnellement je les range toujours dans la même poche de mon sac car je l’ai forcément avec moi au moment ou je rentre (et je ne change jamais de sac).

Essayez pendant quelques jours de vous y tenir pour créer une habitude.

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Dans l’idéal on définit une place pour chaque chose immédiatement mais on sait bien qu’au moment où on rentre, on n’a pas toujours le temps, ni l’envie de le faire. Et on se dit qu’on verra ça plus tard…

 

Le pire ennemi du rangement : la procrastination

Si chaque catégorie d’objets est définie, tout devrait trouver sa place naturellement, sans avoir à y réfléchir.

Si malgré ça vous n’arrivez pas à vous motiver à remettre des choses à leur place, il y a 2 actions à faire :    

  • Est-ce que c’est trop contraignant ? (chercher un escabeau, sortir une boite du fond du placard, …) Oui, oui on est tous un peu flemmards par nature et s’il y a trop de gestes à faire, on a vite envie d’aller au plus simple.

On peut donc remettre en question ce qui est déjà fait, se focaliser sur son objectif et réfléchir de manière globale pour trouver comment encore simplifier. Il faut parfois perdre un peu de temps pour en gagner plus tard.

 

avant-apres

 

  • Si le problème ne vient pas de là, ou qu’il n’est pas possible de simplifier plus, la seule solution est de transformer son geste en habitude, tellement ancrée qu’on le fait sans réfléchir (un peu comme on se brosse les dents avant d’aller se coucher).

 

Se créer des habitudes

Pour créer une habitude, il faut fournir un certain effort quelques jours. Tenez bon, soyez patient  et surtout n’abandonnez pas ! Récompensez également vos réussites, ça motive à continuer.

Mais en ce qui concerne le rangement, la joie d’avoir tout remis à sa place (et donc de ne plus avoir à le faire plus tard) suffit bien souvent. Quel bonheur de s’être débarrassé de cette corvée, aussi petite soit-elle.

Vous voulez quelques bonnes habitudes concrètes à prendre ? Voici 5 exemples publiés par le magazine Elle.

L’idée générale est bien de faire des petites tâches tout de suite, surtout quand elles sont rapides à faire. C’est tout bête mais ce sont bien ces petits gestes qui vont vous aider.

Concernant la durée nécessaire pour ancrer une habitude, on évoque souvent un délai de 21 jours. Cette durée dépendrait en réalité du caractère de chacun et de l’habitude à prendre. Ce délai peut donc être plus long, mais pour une habitude demandant peu d’efforts (comme ranger tout de suite les choses à leur place), 21 jours semblent raisonnables.

 

Se souvenir de ses habitudes le temps que ça rentre

Vous avez enfin réussi à ranger/débarrasser tout ce qui trainait sur la table !

Maintenant il faut résister pour ne pas l'envahir à nouveau... Car même avec un intérieur bien rangé, il faut toujours un minimum d'entretien pour que ça reste bien organisé.

 

Comme dans tout apprentissage, au début on y pense tout le temps puis à force, ça devient tellement ancré qu'on range sans même y penser.

 

Astuce très moche mais efficace : mettre une petite pancarte indiquant " Ne rien poser ici ".

Pas en permanence, je vous rassure ! Juste le temps de perdre cette habitude de tout poser au premier endroit venu (on a tous cette tendance naturelle mais promis, ça se soigne !)

 

ne-rien-poser

En résumé, si un rangement ne tient pas dans le temps, il faut revoir son organisation : est-ce un problème de conception ou de procrastination ?

Avez-vous déjà constaté l’un ou l’autre de ces problèmes chez vous ?

Quelques détails font parfois toute la différence et ça vaut vraiment le coup d’y réfléchir.

 

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