Pourquoi c'est le désordre ?


help-desordre

« Ca ne sert à rien que je range, dans 2 semaines ce sera de nouveau le bazar… »

Vous avez déjà fait de grandes séances de rangement sans résultat ? Pourquoi le désordre revient toujours ?

Avant de commencer à trier, désencombrer et ranger, il y a une première étape à respecter lorsqu’on veut retrouver un intérieur ordonné : trouver la cause du désordre.
Sans cette étape, on risque de déplacer les objets au lieu de les ranger.

 

Il a plusieurs causes possibles et celles-ci peuvent s’additionner (et sans vouloir vous démoraliser, c’est généralement le cas…)
Je distingue habituellement deux grandes causes que je vais détailler :

  • Un problème « d’entrées-sorties »
  • Un rangement inefficace

 

Trop d'entrées, pas assez de sorties

J’aime beaucoup l’image utilisée dans le livre DAN-SHA-RI d’Hideko YAMASHITA
(DAN-SHA-RI peut se traduire pas « Refuser – jeter – se détacher ») :

Imaginez que votre maison est un réservoir entouré de deux écluses :
D’un côté, on fait rentrer beaucoup d’objets par une écluse. Ces objets ressortent (ou pas !) de l’autre côté de votre maison.
Si vous faites entrer plein d’objets d’un côté, mais qu’aucun ne sort de l’autre, votre écluse ne fonctionne pas, elle déborde.

 

En revanche, si :

  • vous faites le videur à l’entrée et vous refusez (DAN) ce qui n’est pas vraiment nécessaires,
    ET
  • vous jetez (SHA) ce qui ne vous sert plus,
    ALORS
    ça marche déjà beaucoup mieux car vous vous détachez des objets (RI)

 

Une petite remarque au passage : lorsqu’on parle de jeter, il s’agit en fait de se débarrasser, que ce soit en jetant, en donnant ou en vendant. C’est bien dommage de jeter à la poubelle des objets encore utilisables !

 

ecluse-desordre

 

Pourquoi il peut y avoir trop d’entrées :

La société nous pousse à consommer toujours plus à coup de bonnes affaires et de réductions, mais elle n’est pas la seule responsable.

La famille peut également contribuer à encombrer car tous les membres du foyer sont susceptibles de faire entrer des objets mais tous ne contribuent pas à en faire sortir.

Enfin, vous-même, faites peut-être des achats compulsifs ? Rassurez-vous, ça peut arriver à tout le monde. Si vous en prenez conscience un pas énorme est déjà franchi !

 

Lire l'article
J'achète trop, HELP !

 

Mais pas assez de sorties :

Posséder plein d’objets a un côté rassurant : on évite l’angoisse du futur, la peur du manque, …

On peut avoir un intérieur parfaitement organisé mais très encombré, avec plein de choses inutiles. Maintenir tout ça en ordre en permanence demande beaucoup de temps et d’énergie. A long terme le risque est donc bien de relâcher la pression et de laisser le désordre se réinstaller.

Si vous gardez des objets sans savoir pourquoi, qui ne vous plaisent plus ou qui n’ont plus aucune utilité pour vous, s’en débarrasser est le meilleur moyen  pour réduire le désordre.

En réalité les raisons de désencombrer sont beaucoup plus nombreuses que ça. Vous y gagnez à tous les niveaux : gain de temps, de place, d’énergie, d’argent, … mais là n’est pas le sujet !

 

Lire l'article
Le poids des objets : pourquoi désencombrer ?

desencombrement-maison

 

J’en arrive à la deuxième grande cause du désordre récalcitrant :

 

Le rangement inefficace

Marie Kondo le soulignait bien : ranger s’apprend et sur ce point tout le monde se retrouve un peu autodidacte. "On considère à tord que la capacité à ranger s'acquiert sur le tas et ne nécessite pas une formation spécifique".

Or il existe des principes simples qui font bien la différence :

Le rangement doit être facile et demander un minimum d’effort.

Cela signifie tout d’abord qu’il faut adapter le nombre de gestes à faire à la fréquence d’utilisation des objets, mais pas seulement.

Les petits gestes du quotidien peuvent être bien agaçants sans qu’on s’en rende compte tellement on a l’habitude : un tiroir qui ferme mal, une boite qui ne s’encastre pas bien quand on la remet en place,…

Dans l’immédiat, on n’a pas le temps de les résoudre et de réfléchir à une autre solution, quand on a le temps on oublie.

Vous vous reconnaissez ? Faites le test quelques jours : faites bien attention dans tous vos gestes. Vous pouvez faire une liste de toutes ces petites choses, pas bien graves mais embêtantes au quotidien lorsque vous les remarquez, pour ensuite les résoudre quand vous aurez un peu plus de temps.

 

Autre problème hyper fréquent : les affaires n’ont pas une place attitrée.

L'idéal est d'appliquer le fameux « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !»

Si les choses ne sont pas rangées, c'est parce qu'elles n'ont pas un espace pratique où reposer. Si on ne sait pas quoi faire d'un objet "pour le moment", il y restera souvent des mois

Là encore, dans l’immédiat, difficile de prendre le temps de réfléchir à une bonne place. Mieux vaut alors poser l’objet en question dans un endroit de transition, le temps de lui trouver une place définitive. L’idéal est de vraiment réorganiser un espace en une fois, pour trouver une bonne logique.

 

Lire l'article
Les 3 règles d'un bon rangement

une-place-pour-chaque-chose

 

Ok, j’ai fait mon analyse et je vois d’où vient le problème. Et maintenant je fais quoi ?

Maintenant, vous pouvez attaquer par quelques séances de désencombrement avant de réorganiser votre intérieur. Pas simple me direz-vous ?

Sur le papier (ou l’écran) ça a toujours l’air bien facile mais une fois lancé, pas facile de rester motivé. D’autant qu’en vidant les placards, on ajoute visuellement plus de désordre. Je dis bien visuellement car il était déjà là, bien caché au fond du placard.

Le rôle du coach en rangement (aussi appelé home organiser) est de vous aider à faire ce travail de fond. Voilà pourquoi avec son aide, promis le désordre ne reviendra pas !

 

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

Suivez TOUT EN ORDRE sur Instagram et Facebook

D'autres articles pourraient vous intéresser :

Tout en ordre

10/01/2022

La peur de jeter : pourquoi est-ce si difficile ?

Peur de faire des choix

Ça y est je suis décidé, je fais du tri ! J’ouvre le premier tiroir qui tombe sous mes yeux, celui qui déborde toujours et qui ne s’ouvre plus bien, tellement il est plein. Je redécouvre un objet dont j’avais totalement oublié l’existence. Pourtant, maintenant que je le vois je lui trouve plein d’usages possibles. Car on ne sait jamais, il peut encore servir. Finalement, je ferai ce tri un autre jour… Je referme le tiroir et retourne à mes occupations.

 

Pourquoi a-t-on si peur de jeter ? Comment y remédier quand la place manque ?

On a tous hésité un jour sur un objet dont on sait pertinemment qu’il ne nous servira plus vraiment (oui même moi ça m’est déjà arrivé !). On a du mal à se séparer de certaines choses, mais pas toujours pour les mêmes raisons. Après plus de 5 ans à aider des personnes à désencombrer leur logement, je vois des causes qui se répètent :

 

  • La peur de manquer

Celle-ci c’est clairement la raison numéro 1. Au moment de prendre une décision sur le sort de l’objet en question, nous viennent immédiatement plein de scénarios dans lesquels cet objet nous serait utile.

J’ai parfois l’impression de faire un duel contre mon client qui cherche à tout prix une raison suffisamment crédible pour me convaincre que SI, cet objet a encore sa place dans son logement. Ce qui m’amuse toujours car ce n’est pas moi qu’il faut convaincre, ce n’est pas moi qui décide. Par contre j’aide à minimiser cette peur de manquer, cette peur de se tromper dans ses décisions.

Car des situations on peut en inventer des milliers. Encore faut-il se souvenir au moment où la situation se réalise que nous avons l’objet en question. Ensuite il faut également le retrouver !

Je le sais, le tri n’est pas un exercice facile. Selon notre vécu, notre histoire, notre état d’esprit, on peut se créer des freins mentaux plus ou moins profonds. Alors ayez confiance : si vraiment un jour vous avez besoin d’un objet pourtant inutilisé depuis des dizaines d’années, votre créativité vous permettra de vous en passer. Pensez aux vacances où vous n’avez que le strict nécessaire ;)

 

90% des choses pour lesquelles nous nous faisons du souci n'arrivent jamais

Pour "fonctionner" normalement, l'esprit ne doit pas être encombré

L'ART DE LA SIMPLICITE D. Loreau

 

 

  • La peur d’oublier, la culpabilité

Pour les souvenirs, le tri est encore plus délicat car ils ne se rachètent pas en magasin. En jetant trop, on ne peut plus rattraper le coup plus tard. Alors on se raccroche à tous les souvenirs qu’on retrouve et qu’on avait souvent oubliés.

Mais vivre dans le passé n’aide pas à aller de l’avant. Si le volume de souvenirs est vraiment trop encombrant, on peut ne sélectionner que les plus significatifs.

Pour cela on peut se créer quelques belles boites à souvenirs, dans lesquelles on regroupe tout ce qui nous tient à cœur (courrier, photos, souvenirs de voyage ou d’évènements,…). Si le volume de nos souvenirs est énorme, on ne sait plus par où commencer. Alors qu’avec juste l’essentiel dans une ou plusieurs petites boites, on a plaisir à les consulter.           
 

Alors oui vous risquez d’oublier certaines choses mais est-ce grave ? Les plus beaux moments de notre vie on les garde en tête, on ne risque pas de les oublier, même sans objets.           
A l’inverse, n’avez-vous pas des photos dont vous ne vous rappelez plus le lieu, ou des objets reçus mais vous ne savez plus par qui ? Car il arrive également de conserver des souvenirs et de les oublier…

Pour les objets qui restent, on peut dématérialiser en prenant une photo si on manque de place. La personne n’est pas l’objet. En jetant ou en donnant un objet, personne ne vous en voudra, cet objet vous appartient, vous en faites ce que vous voulez.

 

Trier des souvenirs

 

 

  • La peur de gâcher

Cette peur peut provenir de deux éléments : la valeur financière de l’objet et son impact écologique. Dans les deux cas, le fait de garder un objet devenu inutile ne résout pas le problème :

Si on garde un objet car il a coûté cher, l’argent est déjà dépensé. Le faire stagner au fond d’un placard ne ramènera pas la somme dépensée. Pire, le fait de voir cet objet vous fera à chaque fois culpabiliser d’avoir dépensé une telle somme pour rien. Alors mieux vaut s’en débarrasser une bonne fois pour toutes.

S’il vaut vraiment cher, on peut essayer de le revendre, c’est toujours ça de récupéré. La peur de gâcher l’argent dépensé n’est pas de la radinerie, c’est plus une culpabilité vis-à-vis d’une dépense inutile qu’on regrette.

On me dit parfois : c’est dommage de se séparer de cet objet, il est encore en très bon état. La bonne nouvelle, c’est qu’aujourd’hui il existe tellement d’associations prêtes à reprendre tous les objets qu’on peut trouver dans un logement qu’on a même l’embarras du choix. Donc si on se sépare de quelque chose, pas besoin de le jeter. Pour peu qu’il soit encore utilisable, on peut le donner pour qu’il serve vraiment à une autre personne qui aura ainsi évité d’acheter un objet neuf.

 

Se pose également la question de la quantité : quand on a des années de stock, doit-on tout garder car il faudra de toute façon racheter un jour ?

Cela dépend du produit : certains périment, perdent leur qualité première, … Dans ce cas mieux vaut ne pas faire trop de stock car ce sera gâché de toute façon.

Et si un produit ne périme pas, on peut se limiter à un espace raisonnable car votre espace a un coût lui-aussi : vaut-il mieux perdre quelques euros et avoir une maison tout de suite rangée ou se gâcher la vie pendant des années avec un sur-stock qui prend de la place ?

 

Cave avant rangement

 

 

 

  • La peur de se tromper sur ses choix

Les objets que nous choisissons reflètent parfois ce que nous aimerions être. En faisant du tri, nous sommes amenés à nous poser des questions sur la vie que nous voulons vivre.

Est-ce que je souhaite conserver tout ce matériel de jardinage, dans l’idée de créer un jour un potager ?

Est-ce que je fais une erreur si je me débarrasse de tous les tissus que j’ai accumulés alors que je n’ai plus envie de faire de la couture ?

...

 

Faire des choix

 

 

On peut projeter un idéal sur une activité et se rendre compte par la suite que ce n’était pas aussi gratifiant/ amusant / divertissant que prévu. On peut également changer, ne plus avoir les mêmes goûts, ne plus aimer les mêmes choses qu’il y a 10 ans. Et ce n'est pas grave ! Mais bizarrement quand vient l’heure de prendre une décision, on est moins sûr de nos choix.

Mais nous ne sommes pas nos objets. Eux doivent nous servir et non l’inverse. Donc pour avancer, on s’entoure de choses qui correspondent à notre "moi" du moment.

Ayez confiance en vous et en votre capacité à prendre des décisions.

 

Alors comment faire ?

Se définir un OBJECTIF est super important pour aider à rester motivé et concentré sur sa tâche.

 

Plus il est précis et réaliste, mieux c'est !

Ça peut être : libérer de la place pour un projet précis, gagner du temps au quotidien, gagner du temps au moment de faire le ménage (quand on a beaucoup trop de bibelots qui prennent la poussière par exemple),...

Avec une vision précise de son objectif, on arrive aussi plus facilement à prendre des décisions car on sait pourquoi on le fait.

Au lieu de voir le tri en négatif en se demandant ce qu’on doit enlever, on peut se concentrer sur ce qu’on garde, ce qui reste. Pensez à vos besoins véritables, à ce dont vous avez vraiment besoin.

 

lacher prise

 

 

 

Dernier point mais non des moindres : en faisant du tri ne vous jugez pas !

Quand on fait du tri, on peut sentir une certaine culpabilité :

- pourquoi j'ai gardé tant de choses si longtemps
- comment j'ai pu accumuler tellement

- pourquoi je n'ai pas été capable de m'en occuper plus vite
-…

Quand vous pensez ça je veux juste vous dire :

Ne culpabilisez pas, vous êtes en train d'avancer et c'est le plus important.

Peu importe pourquoi cela n'a pas été fait avant, il faut accepter que oui on n’a pas été parfait mais là, MAINTENANT on s'améliore et on résout son problème d'encombrement.

 

Si vous n’y arrivez pas seul(e), vous pouvez vous faire aider par un professionnel de l’organisation.

 

 

 

 

 

Afficher plus
Tout en ordre

22/08/2022

Comment organiser ses vêtements ?

Pliage vertical vetements

On ne porterait qu’un tiers des vêtements que nous possédons. Et pour cause, on porte quasiment toujours les mêmes vêtements.

Alors comment y voir plus clair dans sa penderie, pour ne plus avoir l’impression de n’avoir rien à mettre ?

 

Première étape : faire le tri

 

Commencez par sortir tous les vêtements de vos placards. Regroupez tout, y compris les vestes dans l’entrée, le gilet resté au salon…

Vous pouvez ensuite les étaler sur un lit ou sur le sol (en posant un grand drap en dessous pour ne pas les salir). Comme on ne peut pas mélanger les vêtements sales avec les propres, mieux vaut essayer d’être à jour dans les machines pour avoir un maximum de vêtements propres au moment du tri. Repérez approximativement la quantité de vêtements sales pour chaque catégorie (pantalon, pull, tee-shirt, …)

 

Procédez ensuite au grand tri : commencez par tout séparer en catégories : pulls, vestes, pantalons, shorts, tee-shirts, gilets, robes, jupes, sous-vêtements, …

Le fait de faire ces catégories vous permettra de vous rendre compte immédiatement du volume de chacune : si vous avez 70 tee-shirts, le tri serra plus drastique que pour vos 8 pulls.

Commencez par les vêtements hors saison : comme vous ne les portez pas actuellement, vous aurez plus de recul pour décider de les garder ou non.

 

avant apres chambre

 

Pour chaque catégorie, séparez les vêtements un par un en fonction de sa destination :

  • A conserver : vous les portez souvent et aimez les porter
  • A donner ou à vendre : ils sont en bon état mais ne vous plaisent pas ou plus, ou ne sont pas à la bonne taille
  • A recycler : tout ce qui est abimé, usé, non réparable ou non réparé (à un moment on arrête de se dire qu’on va recoudre ce gilet un jour, si ça fait des mois qu’il n’a pas été réparé, il y a peu de chances que ce soit fait un jour)
  • A jeter : les vêtements souillés (peinture, graisse…) ou moisis ne sont pas recyclables.
  • A stocker : les vêtements que vous portez à des occasions particulières : vêtements de grossesse, déguisements, … En fonction de la place dont vous disposez, vous pourrez les ranger avec les autres vêtements ou dans un autre meuble, à vous de voir.

 

 

Quelques règles simples pour vous aider à faire le tri :

  • Pour chaque catégorie de vêtements, comptez combien il vous en faut en fonction de votre fréquence de changement (tous les jours, tous les deux jours…), de la fréquence des machines, du temps de séchage. Vous pouvez ajouter un peu de marge.
  • Attention à ne pas déclasser trop de vêtements en tenues d’intérieur ou pour le bricolage. Là aussi il faut évaluer ses besoins réels.
  • N’hésitez pas à vous débarrasser de vos « erreurs d’achat ». Ne vous forcez pas à mettre un vêtement que vous n’aimez pas pour vous donner bonne conscience, donnez-le (ou vendez-le) pour qu’il serve à quelqu’un d’autre ! Ne gardez que ce que vous aimez vraiment porter.
  • En cas de doute, mettez les vêtements de côté. Si vous ne les avez pas ressortis au bout de quelques mois c’est qu’ils ne vous ont pas manqué et peuvent donc être éliminés.

 

pliage vetement

 

Concernant la destination des vêtements à donner ou à vendre :

il s’agit là d’un choix à faire en fonction du temps que vous êtes prêts à passer.

Le plus rapide est de les donner dans un point de collecte : il y en a forcément un pas loin de chez vous et il suffit de « jeter » vos sacs dans le container.

Pour vendre vos vêtements, que ce soit sur internet ou à une bourse aux vêtements, cela peut vous prendre un certain temps pour un prix parfois dérisoire. Il peut être judicieux de ne vendre que les vêtements de marque en excellent état, qui eux se vendent plus cher. Tout dépend si vous préférez la rapidité ou le pécule que vos vêtements peuvent vous rapporter.

 

Les vêtements à recycler sont à déposer dans les points d’apport volontaire qui reprennent les vêtements usés. Ils seront recyclés.

 

 

Deuxième étape : ranger

 

Si vous aviez bien défini chaque catégorie, le rangement ira assez vite.

Les vêtements hors saison :

On conseille en général de mettre de côté les vêtements hors saison. Pourtant, si la place le permet (maintenant que vous avez bien trié), il peut être plus judicieux de les laisser au même endroit, ce qui évite de perdre du temps à tout échanger deux fois par an. De plus, la température extérieure est souvent changeante et il arrive de devoir ressortir les vêtements déjà mis de côté.

Vous pouvez tout au plus passer les vêtements hors saison sur les étagères les moins accessibles.

 

Quelques conseils de rangement :

  • Plier prend beaucoup moins de place qu’accrocher sur cintres.
     
  • Evitez de faire des grosses piles car elles s’écroulent facilement et prennent beaucoup de temps à replier. Vous pouvez tester le pliage vertical si vous avez des tiroirs :

 

Pliage_Marie_Kondo

Si vous n’avez pas de tiroirs, vous pouvez tout de même utiliser cette méthode en pliant les vêtements dans des boites.

  • Tout doit être visible et accessible. Evitez de placer une pile devant une autre (sauf éventuellement pour le hors saison)
     
  • Il existe des cintres spéciaux pour les ceintures, les cravates ou les foulards. A vous de voir ce que vous préférez (cintre ou boîte) en fonction de vos habitudes et de la place disponible.
     
  • Ne pas suspendre plus d’un vêtement par cintre, sauf s’ils sont coordonnés (costume par exemple).
     
  • La lingerie se range dans un tiroir compartimenté ou dans des boites ouvertes sur les étagères de l’armoire
     
  • Concernant les bijoux, plusieurs solutions s’offrent à vous : la traditionnelle boîte à bijoux ou encore le support ou le panneau à fixer au mur ou dans la porte de votre placard à vêtements.
     
  • Idem pour les chaussures : le plus fréquent est le meuble dédié (les magasins d’ameublement offrent souvent l’embarras du choix), mais vous pouvez aussi les ranger dans un support derrière une porte, ou dans des boîtes pour les chaussures peu souvent portées…
     
  • Vous pouvez utiliser l’espace sous le lit pour y glisser des bacs (avec roulettes si possible) ou des tiroirs. Cet espace peut contenir les couvertures, couettes ou linge de lit, les vêtements hors saison si vous manquez de place, ou encore des vêtements qui ne servent qu’à de rares occasions. Vous pouvez aussi les ranger dans des housses de rangement sous vide qui permettent de gagner jusqu’à 75% d’espace.

 

avant-apres-chambre2

 

Les points d’apport volontaire

 

Que peut-on y mettre ?

 

Vous pouvez déposer des vêtements, du linge de maison, des chaussures, de la petite maroquinerie (sacs à main, ceintures).

Les vêtements et le linge peuvent être déchirés, usés, troués : ils seront recyclés, à condition d'être propres et secs.

 

 

containeurs-vetements

 

 

Quelques consignes :

  • Utilisez des sacs de 50 Litres maximum (afin qu’ils puissent entrer dans les conteneurs).
  • Ne pas déposer les vêtements en vrac ou dans des cartons, mais dans des sacs bien fermés, pour qu’ils ne se salissent pas).
  • Donnez des vêtements propres et secs. Les vêtements souillés (peinture, graisse…), mouillés et moisis ne sont pas recyclables.
  • Attachez les chaussures par paires.
  • Séparez le textile des chaussures et de la maroquinerie.
  • Si le conteneur est plein, ne déposez pas les sacs par terre car ils risquent d’être volés ou abîmés. Appelez au numéro indiqué sur la borne.
  • Certaines enseignes reprennent les chaussures abîmées pour les recycler, d’autres non. Les consignes se trouvent sur la borne de dépôt.

 

Exemples de points d'apport volontaire :

  • Croix rouge
  • Le Relais (fait partie du réseau Emmaüs)
  • Association d'aide aux enfants atteints de leucémie
  • Colthab
  • L'habit box - KFB Solidaire

 

Attention, la présence d'un logo associatif ne signifie pas forcément que les vêtements leur sont donnés. Il s'agit souvent d'entreprises privées qui reversent une somme à l'association citée.

 

 

Pour trouver un point d'apport :

Il y a un point de collecte dans quasiment tous les supermarchés, mais aussi ailleurs.

Tous les points sont répertoriés sur http://www.lafibredutri.fr/carto

 

 

 

 

 

 

Afficher plus
Tout en ordre

01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

comment-bien-classer-ses-papiers

 

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Gerer-les-flux-documents-entrants-sortants

 

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

Afficher plus