Le guide pratique pour un déménagement réussi


demenagement-comment-faire

Vous allez bientôt déménager et la liste des tâches à accomplir vous semble interminable ? Pas de panique ! Je vous propose un guide pratique qui vous aidera à planifier votre déménagement de manière efficace.
Suivez ces étapes clés pour vous assurer un déménagement réussi.

 

⭐ Commençons par la partie administrative :

Déménager entraîne de nombreuses démarches administratives. Pour gagner du temps, pensez à faire un maximum de ces démarches sur internet, par mail ou via votre espace client.

 

Le plus tôt possible :

• Locataire : résilier le bail (en général 3 mois de préavis)         
Propriétaire : informer le syndic s’il y en a un et lui demander l’arrêté des comptes

• Faire appel à une société de déménagement si nécessaire ou contacter les proches qui vous aideront pour qu’ils se réservent la date du déménagement.

• Faire votre demande de congé pour déménagement auprès de votre employeur. Selon votre convention collective, il se peut que vous ayez le droit à un jour de congé pour déménagement.

• Procéder au changement d’établissement scolaire ou de garde des enfants

• Commencer à lister les différents organismes et prestataires auxquels notifier le changement d’adresse. Pour compléter cette liste, vous pouvez noter les courriers reçus durant une certaine période (pensez aussi aux abonnements, offres commerciales, newsletters, …)

•  Lister s’il y en a les travaux à faire avant l’emménagement et les planifier (refaire la peinture, installer des placards intégrés, remettre l’électricité aux normes, …). Lorsque c’est possible, il est bien plus simple de faire le maximum de travaux avant d’emménager (pas de meubles à protéger ou déplacer).

 

Deux mois avant le déménagement :

•  Prévenir du changement d’adresse les administrations, organismes, sociétés, …(liste non exhaustive) :

- Employeur,
- Mairie (pour les ordures ménagères et la carte électorale)
- CPAM, RSI, CAF, complémentaire santé, caisse de retraite, …
- Impôts, centre du service national (si vous ou vos enfants avez entre 16 et 25 ans)
- Fournisseurs internet, téléphone, …
- Banque et organismes de crédits
- Assurances (voiture, habitation, santé, assurance-vie,…)
- Si vous avez une concession funéraire, le service responsable de la gestion du cimetière
- I-cad si vous avez un animal identifié (tatoué ou pucé)
- Abonnements, presse, …

La plupart de ces démarches peuvent se faire en ligne.

Le gouvernement a d’ailleurs mis en ligne un site permettant de changer d’adresse auprès de plusieurs organismes en même temps.

•  Vous pouvez également demander à la Poste de réexpédier votre courrier (service payant), durant une durée de 6 ou 12 mois.

 

demarches-administratives-demenagement

 

 

Trois semaines avant le déménagement :

•  Résilier les contrats d’eau, gaz, électricité de l’ancien logement. Certains prestataires vous proposent un rendez-vous pour relever le compteur.

•  Ouvrir les contrats d’eau, gaz, électricité pour le nouveau logement.

•  Faire une liste de tout ce qui sera utile au moment du déménagement : papier et scotch pour noter le nom des pièces.

 

Les derniers jours avant le déménagement :

•  Prévenir les voisins du dérangement.

•  Vérifier que l’eau, le gaz, l’électricité et le téléphone/internet sont bien en service dans le nouveau logement.

•  Traiter les factures et papiers en-cours pour éviter d’ajouter cette charge à celle de tout ranger dans le nouveau logement.

 

 

Après le déménagement :

• S’inscrire sur les listes électorales avant le 31 décembre.

• Choisir un nouveau médecin traitant.

• Faire inscrire votre nouvelle adresse sur votre carte grise (le délai est d’un mois ; vous pouvez le faire en ligne sur le site www.service-public.fr).

• Le changement d’adresse sur la carte nationale d’identité ou sur le passeport n’est pas obligatoire.

• Si vous étiez locataires, vous pouvez récupérer votre dépôt de garantie dans les deux mois suivant le déménagement.

Attention : Même si vous changez de logement, le délai de conservation des papiers concernant l’ancien logement continue de s’appliquer.

 

⭐ Voyons maintenant la partie plus technique

 

Mis à part les démarches administratives mentionnées dans la première partie, il y a plusieurs étapes à respecter pour bien organiser son déménagement.

 

Le plus tôt possible :

•  La première étape pour éviter les mauvaises surprises est de vérifier que tous vos meubles passeront bien les escaliers et les portes (au départ et à l’arrivée).
Si vous passez par un professionnel, il doit en principe se déplacer pour vérifier tout ça.

•  Prévoir également la réservation d’une camionnette de location si vous ne passez pas par une entreprise de déménagement. Attention, mieux vaut réserver tôt, surtout si vous déménagez un week-end ou durant la période estivale.

 

Un mois avant le déménagement :

•  Veiller à bien s’équiper en matériel : cartons de toutes tailles (on en trouve dans les magasins de bricolage), gros scotch, marqueur, cutter, papier bulle ou journaux (plus écologiques). Les objets fragiles peuvent aussi être calés dans des serviettes éponges. Prévoir quelques paires de gants pour la manutention des meubles.

•  Prévoir la garde des enfants et/ou des animaux de compagnie le jour J.

•  Commencer à faire les cartons assez tôt pour étaler la tâche dans le temps : emballer les objets qui ne seront plus utilisés d’ici le déménagement. Ne pas hésiter à faire du tri en même temps, ce sera autant de moins à déménager.

Pour bien vous organiser et voir le chantier avancer, définissez des zones : une zone ou tout est emballé et étiqueté, une zone pour les objets à vendre, donner, une zone pour les objets qui serviront au dernier moment, … et ainsi de suite. Cela vous donnera le sentiment qu’il y a des endroits terminés.

 

 

tri-avant-demenagement

 

 

•  Marquer les cartons au fur et à mesure : noter la pièce de destination et un bref descriptif de son contenu.

•  Demander en mairie un arrêté municipal de stationnement pour déménagement, pour réserver l’emplacement devant votre logement le jour du déménagement (l’ancien et le nouveau si nécessaire). Attention, c’est à vous de fournir la signalisation (plots ou panneaux) et d’y afficher l’arrêté.

 

Une semaine avant le déménagement :

•  Consommer les surgelés, et veiller à ne pas faire trop de stock alimentaire.

•  Préparer une valise avec toutes les affaires utiles pour les 2 prochaines semaines : cela permet de faire les cartons et de les déballer ensuite tranquillement en étant sûr d’avoir tout ce dont on a besoin à portée de main (vêtements, sous-vêtements et nécessaire de toilette notamment).

 

La veille du déménagement :

•  Tous les meubles doivent être vides.

•  Décrocher les tableaux et rideaux.

•  Dégivrer le congélateur.

•  Mettre de côté tout ce qui doit être accessible rapidement (vêtements, ustensiles de cuisine, provisions, papiers, médicaments, clés, papier toilette...).

•  Prévoir de quoi pique-niquer et dormir la première nuit.

•  Charger à fond le(s) téléphone(s) portable(s).

•  Garder de côté de quoi faire le ménage dans l’ancien logement (sacs poubelle, balai ou aspirateur, chiffons, éponges, …), …

•  …mais aussi de quoi démonter/remonter les meubles.

 

Jour J :

•  Attacher les fils des gros équipements avec du ruban adhésif.

•  Veiller à ce que le chemin des déménageurs (entrée, pallier…) soit bien dégagé !

•  Donner des consignes précises aux déménageurs (que ce soient des déménageurs professionnels ou vos amis). Prévoir de quoi boire pour tout le monde.

•  Relever les compteurs d’eau, gaz et électricité de l’ancien et du nouveau logement.

 

⭐ Quelques astuces supplémentaires :

Concernant vos meubles :

•  Mettez toutes les petites pièces (vis, caches, …) dans un sac de congélation ou une pochette plastique de classeur. Glissez également dedans un papier sur lequel vous noterez le nom du meuble. Fermez bien le sachet avec un élastique, un morceau de ficelle ou du scotch.
Si vous scotchez ce sachet sur le meuble, attention : le scotch risque de laisser des traces difficiles à enlever. Vous pouvez éventuellement utiliser du film étirable qui lui ne laisse pas de traces.

•  Si vous avez peur d’oublier une étape lors du remontage, prenez des photos des différentes étapes de démontage.

•  Pour éviter d’abimer le sol en déplaçant les gros meubles, glissez dessous des cartons ou un vieux tissu.

 

Eviter le mal de dos et les accidents :

• Cela semble évident mais un rappel est souvent nécessaire : ne portez pas trop lourd. Plus les cartons sont grands, moins les affaires à mettre dedans doivent être lourdes (les livres ne vont donc que dans des petits cartons).

• Plus vous tenez le carton contre votre corps, plus il sera facile à soulever.

• Lorsque vous vous baissez, ne baissez pas le dos mais les genoux ! Pliez les genoux et bloquez les abdominaux. Si vous devez pivoter, utilisez vos pieds et non vos hanches (risque de gros blocage de dos, c’est du vécu !)

• Repérez où vont les cartons avant de les soulever et libérez le passage.

 

 

planifier-demenagement

 

 

 

Au moment du déballage :

•  Faites un plan rapide pour déterminer la position des meubles avant de tout déballer. Prenez les mesures des pièces et n’oubliez pas de faire attention aux portes, fenêtres et radiateurs. Veillez également à l’emplacement des prises.

•  Après avoir disposé les gros meubles, vous n’aurez pas le temps de déballer tous les cartons en un jour. Il faut donc hiérarchiser les priorités : commencez par la cuisine car vous avez besoin de cette pièce plusieurs fois par jour. Mais ne déballez pas tous les cartons tout de suite. Privilégiez les ustensiles indispensables. Attaquez ensuite le déballage dans la salle de bain. Faites enfin les chambres et le salon.

•  Si vous avez peur de ne plus parvenir à bien rebrancher tous les câbles à l’arrière de votre ordinateur de bureau, prenez une photo avant de les débrancher.

•  Votre assurance habitation peut couvrir la casse liée au déménagement. Lisez bien les conditions de celle-ci. En cas de recours à des déménageurs professionnels, cela vous évitera de payer cette assurance une seconde fois.
Si celle-ci n’est pas incluse, vous pouvez éventuellement demander une extension de garantie.

 

 

statistiques-demenagement

 

En conclusion, organiser un déménagement nécessite une planification et une approche méthodique. En suivant les étapes administratives et techniques, vous pouvez éviter les problèmes et assurer une transition en douceur. N'oubliez pas de vous accorder un temps d'adaptation une fois installé dans votre nouveau logement. Bon déménagement !

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

Suivez TOUT EN ORDRE sur Instagram et Facebook

D'autres articles pourraient vous intéresser :

Tout en ordre

06/05/2019

Comment désencombrer quand le reste de la famille ne se sent pas concerné ? (partie 1)

désencombrer quand on se sent le seul concerné

Vous aimez peut-être ranger et trier régulièrement ? Ou bien vous avez eu le déclic récemment et vous vous êtes lancé dans le désencombrement intensif ?

Quoi qu’il en soit, le reste de la famille n’a pas toujours la même vision des choses que vous sur le rangement…. Alors que vous avez envie de tout remettre en ordre et de vous débarrasser de tout ce dont vous ne voulez plus, vous pouvez vous sentir un peu démuni face à l’indifférence des autres membres de votre foyer.

Comment faire pour qu’eux aussi prennent conscience du bien-être qu’apporte une maison bien ordonnée ? Sans prétendre avoir la solution miracle, il y a quelques pistes à explorer :

 

Votre vision / leur vision

Il est tout d’abord important de comprendre pourquoi vous n’avez pas la même envie d’un intérieur épuré et rangé. Avez-vous toujours été ordonné(e) et les autres non ? Avez-vous changé du jour au lendemain ou suite à une prise de conscience ou l’aide d’un coach en rangement ?

Il faut bien comprendre que chaque personne est différente. Notre enfance, notre entourage ou encore notre caractère naturel nous donnent une certaine vision de notre logement idéal. Cette vision est différente d’une personne à l’autre.

Il peut arriver qu’un évènement ou un déclic vous donne envie de changer. Dans ce cas, les autres membres de la famille ne comprennent peut-être pas ce changement soudain. La tentation de trier à leur place peut être tentante mais conduira probablement à des conflits.

 

D’après un sondage réalisé par le site Manomano.fr en 2016,
46% des français estiment que le rangement représente une bouffée d’air dans leur vie.           
A l’inverse, 27% des sondés associent le rangement à un calvaire.

 

 

Chacun ses affaires

Lorsqu’on a fait un grand tri dans nos vêtements, nos livres et autres objets personnels, on a forcément envie de faire pareil avec les autres objets de la maison, même s’ils ne nous appartiennent pas.

On voit plein d’objets inutiles dont on aurait envie de débarrasser. Or ces objets ne sont pas forcément inutiles pour les personnes avec qui vous vivez…

Encombrement livres

 

Voir son conjoint accumuler des objets futiles à vos yeux alors que vous avez passé tant de temps à épurer l’espace n’est clairement pas motivant.

Attention tout de même à la tentation de se débarrasser des objets en douce. En jetant un objet ne nous appartenant pas, on risque de donner à son propriétaire l’impression qu’on ne le respecte pas.

Comment garder sa maison rangée si on ne peut pas se débarrasser des affaires des autres qui trainent partout ?

 

Pour éviter une guerre de territoire, la solution pourrait être de définir clairement les espaces.

Pour cela il faut communiquer et définir quels espaces seront dédiés aux affaires de chacun. Si ce n’est pas déjà fait vous pouvez ainsi définir avec votre conjoint(e) quelle partie de l’armoire sera à qui, ou encore lui laisser un meuble voire une pièce entière pour ses loisirs, selon le volume.

Si chacun a son propre espace, qu’il peut gérer tel qu’il l’entend, vous vous évitez le stress de voir tous les jours ses affaires trainer partout. Je reconnais que c’est sans doute un peu idyllique de penser résoudre le problème aussi facilement ! Si cela ne suffit pas, no stress, vous trouverez encore quelques solutions dans la seconde partie.

Pour les pièces à vivre, définissez ensemble votre niveau d’exigence : qu’est ce qui peut s’y trouver ? Qu’est-ce qui ne doit pas s’y trouver ?

 

Rangement épuré

 

En résumé, chacun aura un espace qui lui est propre et qui peut être en désordre. Les espaces communs épurés seront définis ensemble.

Cette première approche pourra déjà améliorer la situation. Et si ça ne marche pas ? Plan B dans la seconde partie : c'est PAR ICI

 

 

 

 

 

 

 

 

Afficher plus
Tout en ordre

03/09/2023

Faire des listes efficaces

listes efficaces

La liste idéale permet de se souvenir de la tâche à faire au moment où on peut la réaliser. Vous avez déjà remarqué qu’on se souvient souvent d’une tâche à faire au moment où on ne peut pas s’en occuper ?

Quand on a trop de choses à faire, la liste permet de se vider la tête, d’y voir plus clair et de ne rien oublier. Encore faut-il s’y tenir, surtout dans la durée !

Quelques principes simples sont à mon sens absolument indispensables pour que votre liste ne finisse pas au fond de votre poubelle, avant même d’en avoir barré quelques entrées (avouons-le, quel bonheur de pouvoir barrer une tâche faite…).

 

On note des actions précises et simples :        

Tout d’abord, quand on note des tâches trop longues ou imprécises, celles-ci ont toutes les chances de ne jamais être faites. Certains projets nécessitent en effet plusieurs actions et prennent du temps. Il vaut donc mieux noter une action simple et précise, plutôt qu’un projet trop vague.

Si par exemple vous souhaitez changer de cuisine, notez la première étape du projet : « préparer une liste (!) de mes besoins » plutôt que « rénover la cuisine ». En effet, le fait de rénover une cuisine entraine en réalité un certain nombre de tâches intermédiaires. Le fait de ne noter que la première tâche incite bien plus à s’y mettre car c’est concret. Une fois réalisée, vous pourrez ensuite ajouter l’étape suivante (« démarcher les cuisinistes ») sur la liste et ainsi de suite.

Quand la tâche est concrète et rapide à réaliser, il y a moins d’excuses pour la repousser éternellement.

 J’ai commencé par ce point car il me semble essentiel. Si on fractionne bien ses tâches, il n’y a pas de raison de ne pas avancer. Trouver 5 minutes pour passer un appel ou remplir un document est plus facile que de devoir libérer une demi-journée pour traiter l’intégralité de ses tâches administratives.

Notez toujours des actions à faire et non pas des termes vagues.     
 

 

On planifie au maximum :    

Je retrouve souvent chez mes clients plein de petits papiers un peu partout avec des choses à faire. Pourquoi ça ne marche pas ?

Si l’intention est bonne (de décharger la tête et garder une trace pour ne pas oublier), il manque un élément essentiel : le temps pour faire la tâche en question. Il faut donc trouver un moyen pour que votre liste de tâches se rappelle à votre bon souvenir, et de préférence au bon moment !

Si une tâche peut être faite à une date précise, notez-là dans votre agenda ou calendrier. Lorsqu’on s’engage, on a plus de chances de s’y tenir. Faites comme si vous aviez convenu d’un rendez-vous chez le médecin. Vous avez planifié une tâche, alors pas question de la repousser à plus tard.

Cette planification est notamment importante pour les tâches urgentes. Si nécessaire, mettez un rappel sur votre téléphone pour penser au bon moment à ce que vous avez à faire.

 

alarme

 

 

Attribuez un code à chaque action en fonction du moment ou de l’endroit dans lequel vous pourrez la réaliser :

On pourrait faire une liste par domaine : privé, professionnel, courant,… mais multiplier les listes ne convient pas toujours. On peut donc tout à fait n’utiliser qu’une seule liste pour tout.

Dans ce cas, avec un simple système de code (couleur ou symbole), on s’y retrouve facilement.

Ainsi, si une tâche ne peut être faite qu’au travail, attribuez-lui un code spécifique. De même, si une tâche est à faire lorsque vous êtes sur l’ordinateur, là aussi, un code particulier sera nécessaire.

Le but ? Lorsque la liste s’agrandit, on évite de devoir la lire en intégralité à chaque fois et on ne passe en revue que les actions qu’on peut faire immédiatement selon l’endroit où on se trouve.

Si vous préférez tout de même créer plusieurs listes, attention à bien les garder ensemble. Cela vous permet de pouvoir noter une action sur n’importe quelle liste à tout moment.    
 

 

On note tout !    

Il vous arrive peut-être de vous dire « je ne note pas cette tâche car je m’en souviendrai ». Le risque est de ne plus savoir exactement où vous en êtes lorsque vous consulterez votre liste : y-a-t-il des tâches à faire plus urgentes ? Que dois-je faire d’autre ?

Vous aurez alors à chercher dans votre liste ET dans votre mémoire. En notant toutes les tâches, vous les centralisez toutes au même endroit et avez un aperçu complet du travail à faire.

Si la liste est vraiment trop énorme, demandez-vous quand même si toutes les tâches sont vraiment nécessaires. Je vois souvent des personnes qui ont envie de faire des choses mais les repoussent depuis des années. Quand on a vraiment envie ou besoin de faire quelque chose, on le fait. Si vous repoussez un projet indéfiniment, en avez-vous vraiment envie ?

Un exemple : Une cliente avait conservé tous ses tickets de caisse depuis plus de 15 ans pour vérifier ses comptes. Outre le fait que revenir 15 ans en arrière ne changerait plus rien car il y aurait largement prescription en cas d’erreur, si elle n’a pas réussi à le faire depuis aussi longtemps, c’est que ce n’était pas si important pour elle. Cet exemple est peut-être un peu extrême mais illustre bien le fait que parfois nous nous mettons la pression nous-mêmes pour des choses qui ne valent pas tant de temps dépensé.

 

collection tickets caisse

 

Pour finir, si certaines tâches de votre liste y restent indéfiniment, cherchez en la cause :

Vous manquez de motivation? Si la tâche est  vraiment obligatoire (la déclaration d’impôts !), dites-vous que plus vite c’est fait, plus vite c’est débarrassé ; et accordez-vous une récompense une fois terminé. Si au contraire ce n’est pas indispensable, réfléchissez à la raison réelle qui vous pousse à vouloir faire cette tâche. Ne vous créez pas des contraintes inutiles.

L’action notée est-elle trop longue à faire ? Dans ce cas,  fractionnez-la en actions plus petites ou bloquez-vous une fois pour toute une date pour la faire.       


 Quand vous ajoutez une tâche à votre liste, essayez de vous imaginer en train de la faire. Est-ce réaliste ? Ça vous semble bien clair ? Si non, pourquoi ?

Souvent on procrastine (= on remet les choses à plus tard) car on ne sait pas vraiment comment gérer une tâche. C’est surtout valable quand on doit prendre une décision et qu’on hésite. Dans ce cas, on peut la fractionner en se demandant qui pourrait nous aider ?

La tâche se transforme alors en un appel ou un contact vers une personne grâce à qui le choix serait plus facile à faire.

 

Mais au fait, pourquoi faire des listes ?        

Notre cerveau ne peut pas retenir plus que quelques informations à la fois. Et devoir se rappeler sans arrêt qu’il ne faut pas oublier telle action à faire peut être stressant. Personnellement quand je dois penser à quelque chose, ça tourne en boucle en tête et ça ne veut même pas dire que je vais y penser au moment venu.

postit

 

 

Si vous ne vous reconnaissez pas dans cette situation, vous n’avez sans doute pas besoin de faire des listes. En revanche, si vous avez abandonné les listes car vous n’arriviez pas à les tenir, ça vaut le coup de réessayer en notant des actions précises, à planifier au maximum. Et si le contenu est trop important, ajoutez des codes (couleur ou symboles) pour répartir les différentes actions à faire.

 

En résumé, ne se trouvent sur votre liste que des actions précises, non planifiables (car dans ce cas elles seraient dans votre agenda ou en rappel dans votre téléphone), séparées par contexte ou regroupées sur une même liste avec un système de code.

 

 

 

Afficher plus
Tout en ordre

01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

comment-bien-classer-ses-papiers

 

Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Gerer-les-flux-documents-entrants-sortants

 

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
  • …

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

Afficher plus
Retour à la liste des articles