Deux raisons principales poussent les gens à faire appel à moi :             
- La plus fréquente : il y a trop de choses partout et on ne retrouve plus rien   
- ou il y a un grand manque de place, tout est plein et déborde.

Sauf dans de rares exceptions, ces deux raisons se rejoignent : tout est plein car la nature a horreur du vide ! Du coup on ne peut plus rien organiser, excepté tout serrer et entasser. C’est à ce moment qu’on se dit « je manque vraiment de place ! ». Voyons comment créer des espaces supplémentaires :

1. Trier / désencombrer

Oui, je sais ce n’est pas la réponse que vous attendiez. Mais je vous assure que vous y arriverez facilement.

Combien de fois m’a-t-on dit qu’il n’y avait pas assez de place alors qu’une fois les meubles entièrement vidés, on a trouvé plein de choses très faciles à enlever, et là, magie ! plein de place !

Donc si vos placards sont pleins, regardez vraiment jusqu’au fond. Vous trouverez forcément des choses à enlever sans trop de problèmes.

Je pourrais développer très longuement ce point mais ce n’est pas exactement l’objet de cet article.

Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Vous devez souvent lutter pour ne pas tout repousser au lendemain ?

Il faut dire que c’est tellement tentant de tout simplement se dire « je le ferai plus tard » :

Je plierai ce tee-shirt correctement, pour l’instant je le mets en boule direct devant les autres vêtements (c’est déjà bien de le poser là où il se range)

Je classerai cette photo sauvegardée plus tard, pour l’instant je l’enregistre sur le bureau

Je jetterai plus tard ce papier qui traine, il ne me gène pas trop pour l’instant

Bref... Tout ça pour vous dire que OUI, vous êtes parfaitement normal(e) si vous aussi vous n’avez pas toujours envie de faire les choses tout de suite mais de les remettre à plus tard. On appelle cela de la procrastination.

La procrastination n’est pas forcément un défaut si elle n’engendre pas de conséquences négatives mais peut vraiment user au quotidien, car tant qu’on repousse les choses au lendemain on continue à y penser.

Pourquoi on procrastine ?

Déjà, non ce n’est pas forcément de la fainéantise. On peut se sentir vraiment bloqué et anxieux à l’idée de faire quelque chose.

Ou bien l’effort à faire demande de la concentration alors qu’on a naturellement tendance à chercher la récompense immédiate, le chemin le plus facile, là tout de suite. D’autant plus si la tâche à faire n’est pas si importante et donc qu’elle peut attendre.

Le proverbe « ne remets pas au lendemain ce que tu peux faire le jour même» a-t-il un sens si on ne voit pas l’intérêt de la tâche en question ?

Là le problème vient surtout du fait qu’en repoussant une tâche, on continue d’y penser et au final on aura perdu du temps. Tandis qu’une petite tâche immédiatement réalisée peut être tout de suite oubliée et on peut passer à autre chose.

Mathias Pessiglione, chef d’équipe à l’institut du Cerveau, explique également que chez les personnes ayant tendance à procrastiner, les valeurs de récompense et d’effort ne se mesurent pas de la même manière :

La valeur d’une récompense diminue avec le temps (encore plus chez les enfants). Nous préférons naturellement obtenir une récompense le plus vite possible.

De la même manière, les efforts à fournir pour obtenir une récompense coutent plus immédiatement que s’ils sont remis à plus tard.

Lorsqu’on a une grande tendance à procrastiner, on considère que la valeur de l’effort à fournir baisse plus vite avec le temps que celle de la récompense.

Mathias Pessiglione prend pour exemple le rangement d’une chambre : un procrastineur va considérer que s’il range sa chambre demain au lieu d’aujourd’hui, sa satisfaction (la récompense) sera globalement la même. Par contre, il considérera que l’effort à fournir pour le faire est moins pénible s’il le remet au lendemain.

La procrastination a donc plein de causes possibles que j’ai à peine survolées ici. Personne ne peut donc prétendre avoir LA solution pour ne plus procrastiner.

Il y a tout de même quelques solutions à essayer pour réduire sa procrastination :
 

- Limiter au maximum le nombre de gestes à faire pour ranger les objets que vous utilisez le plus souvent : devoir faire un trop grand nombre de gestes pour ranger un objet sera à coup sûr rebutant pour le ranger. Autant se faciliter la tâche au maximum.

- Regrouper les objets que vous utilisez au même moment pour la même tâche : le rouleau de sacs poubelle à proximité de la poubelle par exemple : là encore il s’agit d’un conseil tout simple mais tellement efficace. L’humain étant par nature assez paresseux (si si !), autant réduire les bonnes excuses qu’on pourrait trouver pour ne pas faire les corvées indispensables.

- Opter pour les factures électroniques pour ne plus avoir à classer ses documents papier : Je sais que tout le monde n’adhère pas à cette idée, ce que je peux comprendre. Personnellement je passe au numérique dès que je peux et je ne reçois quasiment plus aucune facture papier. Du coup, tous mes documents importants tiennent dans un seul classeur ! J’ai donc résolu le problème paperasse en l’éliminant tout simplement. Attention, pour que ce conseil fonctionne bien, il vaut mieux coupler facture électronique et prélèvement automatique, au risque d’oublier de payer à temps.

Je pourrais continuer cette liste longtemps et même développer chaque point séparément. On peut faire beaucoup en amont pour réduire au maximum les tâches à faire. C’est d’ailleurs ce que j’ai développé dans cet article :