Comment éviter de perdre ses documents numériques ?


moyens-sauvegardes

On a de plus en plus de fichiers numériques, que ce soient des photos, des vidéos ou des documents administratifs. Une panne du disque dur de votre ordinateur et tout est perdu, mais pas seulement : en cas de virus de type Ransomware, vos données sont chiffrées et on vous demande une rançon pour vous fournir la clé de déchiffrage, sans quoi vos documents sont illisibles.

Voici donc deux bonnes raisons de prendre quelques précautions avec vos fichiers.

 

Pour parer à ces risques, il faut toujours garder deux sauvegardes de vos données.
 

En faisant deux sauvegardes, le seul risque est que les deux appareils pourraient tomber en panne exactement en même temps. Cette probabilité est vraiment très faible, à condition de stocker les deux sauvegardes à deux endroits différents.

Les grandes entreprises  possèdent généralement un système de sauvegarde automatique sur un serveur de fichier. Ce système est mis en place par une société informatique et peut se révéler coûteux.

Pour les plus petites entreprises qui ne peuvent pas y attribuer autant de moyens, un disque dur externe de bonne qualité suffit. Pour renforcer la sécurité, il est possible de répartir les données à sauvegarder sur plusieurs disques durs simultanément selon des techniques de stockage nommées RAID.

 

disque-dur

 

Concernant les supports à utiliser, plusieurs choix sont possibles :
 

Les CD et DVD sont clairement obsolètes et peu fiables dans la durée. Pour vos données personnelles, les supports les plus fréquents sont la clé usb , le disque dur ou le cloud.

Personnellement, j’utilise un disque dur externe car sa capacité de stockage est plus élevée qu’une clé usb. Le seul risque est de se faire voler les deux appareils en même temps ou qu’un incendie détruise les deux. C’est pour cela qu’ils ne sont pas rangés au même endroit.

Du coup les copies doivent se faire manuellement mais je le fais une fois par mois environ ce qui est déjà bien. Cela signifie que si mon ordinateur décide de rendre l’âme, je perds au pire un mois de travail.  Mais il y a un avantage : comme les données ne sont pas synchronisées, si je supprime par erreur un document ou si un virus chiffre mes documents, la seconde copie ne sera pas affectée.

Concernant le cloud, il existe plein de sites, payants ou gratuits. En mettant vos documents en ligne, vous êtes sûrs de les retrouver même en cas d’incendie. Vous pouvez même choisir de les partager avec d’autres personnes.

Mais attention :

  • Même si chaque service de stockage en ligne vous assure la confidentialité de vos données, par principe de précaution n’y mettez pas de photos ou documents que vous ne voudrez jamais diffuser.
  • Ces outils ne sont pas à l’abri de bugs. Il est même déjà arrivé que des sites ferment du jour au lendemain. Gardez donc à l’esprit que le cloud n’est pas 100% sécurisé non plus. On voit bien avec l’incendie d’OVH à Strasbourg en début d’année que les serveurs externes ne sont pas infaillibles non plus.
  • N’oubliez pas que le stockage en ligne est très polluant : pour alimenter les serveurs nécessaires au stockage de vos données, il faut d’énorme datacenters qui ont besoin d’être alimentés et refroidis en permanence. Cette solution est certes pratique mais tout sauf écologique.

 

serveur

 

Un arbitrage à faire
 

Il y a donc plusieurs solutions, ayant chacune ses avantages et inconvénients, à mettre en perspective en fonction de la probabilité des risques. Personnellement, je fais une sauvegarde sur disque dur externe pour parer au risque de panne, de suppression par erreur ou de virus car ces risques me semblent plus probables qu’un incendie ou un vol simultané de mon ordinateur et de mon disque dur. J’exclue le dégât des eaux qui ne peut pas toucher un appareil en hauteur.

De plus, mon disque dur externe n’étant sollicité que lors de mes sauvegardes, cela allonge d’autant sa durée de vie.

 

Quoi sauvegarder au juste ?
 

Il va de soi que pour faire une copie de ses données importantes, encore faut-il qu’elles soient regroupées au même endroit ou au moins dans un nombre limité de dossiers.

Si vous avez des fichiers sur le bureau d’accueil, ainsi que dans des dossiers éparpillés un peu partout, vous ne serez jamais sûr d’avoir tout sauvegardé et c’est autant de manipulations supplémentaires pour les copier.

Prenez la bonne habitude de toujours classer immédiatement vos documents. Comment ? Le mot magique : arborescence !

L’arborescence est une organisation hiérarchique de vos données. Définissez un dossier source puis des sous-dossiers. Ainsi, lors de vos sessions de sauvegarde, vous n’aurez qu’à copier ce dossier source vers votre second support de stockage.

arborescence-informatique

Tant que nous en sommes à l’arborescence, pour s’en sortir, mieux vaut respecter quelques règles :

  • Toujours nommer ses dossiers et ses documents : mieux vaut un long titre qui aura le mérite d’être explicite plutôt que le terme générique «  nouveau dossier »
  • Limiter la profondeur de l’arborescence à quelques niveaux : si le sousdossier contient lui-même des sous-dossiers qui contiennent des sous-dossiers, qui contiennent …. On ne s’en sort plus. Je ne vais pas vous donner un chiffre précis à respecter, car cela dépend aussi du nombre de vos fichiers, mais il s’agit d’un arbitrage à faire entre classer de manière très précise et simplifier ses recherches sans avoir à cliquer sans fin sur le chemin à suivre pour retrouver le document tant cherché.
  • Avant de créer un nouveau dossier, toujours vérifier qu’il n’existe pas déjà. Cela semble évident mais je vous assure que les doublons arrivent très souvent.

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

Suivez TOUT EN ORDRE sur Instagram et Facebook

D'autres articles pourraient vous intéresser :

Tout en ordre

02/01/2021

Prendre de bonnes habitudes...

habitudes

Combien de fois m’a-t-on dit : « quand je range ça tient quelques jours et c’est à nouveau le bazar ». Ca vous parle ?

Cette situation arrive généralement quand on ne fait que déplacer les objets, sans leur définir une place logique. On a l’impression de ranger mais le désordre est toujours là, il est juste à un autre endroit.

En revanche, si vous avez déjà bien désencombré et organisé votre intérieur de manière logique, le problème réside ailleurs : il faut réussir à maintenir l’ordre établi.

Même avec le meilleur système de rangement/classement, quelques efforts sont encore nécessaires pour remettre régulièrement chaque chose à sa place.

 

Comment être certain que tout est rangé de manière logique ?

Vaste question. On peut déjà retenir 3 principes de base :

  • Faire des catégories
  • Chercher la proximité
  • Tenir compte de la fréquence d’utilisation

 

 

Ces principes sont détaillés dans cet article :
Les 3 règles absolues d’un bon rangement

rangement

 

L'idée est toujours de définir une place logique et facile pour chaque type d’objet. Cette première étape est essentielle pour qu’un logement reste vraiment rangé.
 

Chaque chose à sa place… en permanence !

Il faut ensuite appliquer ce principe dès qu’un nouvel objet entre dans la maison. Je parle d’objet mais ça concerne bien TOUT ce qui entre, notamment les papiers, les objets prêtés, les dessins rapportés de l’école,… bret, TOUT. Car si une place n’est pas attribuée, l’objet en question va se retrouver sur la première surface libre.

Ne cherchez pas compliqué pour autant : pour être sur de toujours remettre les choses à leur place, il faut leur trouver l’endroit le plus simple possible.

Si par exemple vous cherchez souvent vos clés, trouvez l’endroit le plus facile où les poser . Personnellement je les range toujours dans la même poche de mon sac car je l’ai forcément avec moi au moment ou je rentre (et je ne change jamais de sac).

Essayez pendant quelques jours de vous y tenir pour créer une habitude.

ranger-cles

 

Dans l’idéal on définit une place pour chaque chose immédiatement mais on sait bien qu’au moment où on rentre, on n’a pas toujours le temps, ni l’envie de le faire. Et on se dit qu’on verra ça plus tard…

 

Le pire ennemi du rangement : la procrastination

Si chaque catégorie d’objets est définie, tout devrait trouver sa place naturellement, sans avoir à y réfléchir.

Si malgré ça vous n’arrivez pas à vous motiver à remettre des choses à leur place, il y a 2 actions à faire :    

  • Est-ce que c’est trop contraignant ? (chercher un escabeau, sortir une boite du fond du placard, …) Oui, oui on est tous un peu flemmards par nature et s’il y a trop de gestes à faire, on a vite envie d’aller au plus simple.

On peut donc remettre en question ce qui est déjà fait, se focaliser sur son objectif et réfléchir de manière globale pour trouver comment encore simplifier. Il faut parfois perdre un peu de temps pour en gagner plus tard.

 

avant-apres

 

  • Si le problème ne vient pas de là, ou qu’il n’est pas possible de simplifier plus, la seule solution est de transformer son geste en habitude, tellement ancrée qu’on le fait sans réfléchir (un peu comme on se brosse les dents avant d’aller se coucher).

 

Se créer des habitudes

Pour créer une habitude, il faut fournir un certain effort quelques jours. Tenez bon, soyez patient  et surtout n’abandonnez pas ! Récompensez également vos réussites, ça motive à continuer.

Mais en ce qui concerne le rangement, la joie d’avoir tout remis à sa place (et donc de ne plus avoir à le faire plus tard) suffit bien souvent. Quel bonheur de s’être débarrassé de cette corvée, aussi petite soit-elle.

Vous voulez quelques bonnes habitudes concrètes à prendre ? Voici 5 exemples publiés par le magazine Elle.

L’idée générale est bien de faire des petites tâches tout de suite, surtout quand elles sont rapides à faire. C’est tout bête mais ce sont bien ces petits gestes qui vont vous aider.

Concernant la durée nécessaire pour ancrer une habitude, on évoque souvent un délai de 21 jours. Cette durée dépendrait en réalité du caractère de chacun et de l’habitude à prendre. Ce délai peut donc être plus long, mais pour une habitude demandant peu d’efforts (comme ranger tout de suite les choses à leur place), 21 jours semblent raisonnables.

 

Se souvenir de ses habitudes le temps que ça rentre

Vous avez enfin réussi à ranger/débarrasser tout ce qui trainait sur la table !

Maintenant il faut résister pour ne pas l'envahir à nouveau... Car même avec un intérieur bien rangé, il faut toujours un minimum d'entretien pour que ça reste bien organisé.

 

Comme dans tout apprentissage, au début on y pense tout le temps puis à force, ça devient tellement ancré qu'on range sans même y penser.

 

Astuce très moche mais efficace : mettre une petite pancarte indiquant " Ne rien poser ici ".

Pas en permanence, je vous rassure ! Juste le temps de perdre cette habitude de tout poser au premier endroit venu (on a tous cette tendance naturelle mais promis, ça se soigne !)

 

ne-rien-poser

En résumé, si un rangement ne tient pas dans le temps, il faut revoir son organisation : est-ce un problème de conception ou de procrastination ?

Avez-vous déjà constaté l’un ou l’autre de ces problèmes chez vous ?

Quelques détails font parfois toute la différence et ça vaut vraiment le coup d’y réfléchir.

 

Afficher plus
Tout en ordre

20/11/2020

Noël, avec ou sans cadeaux

deco-noel
 

Pourriez-vous fêter Noël sans cadeaux ?

Vouloir faire plaisir en trouvant LE cadeau qui fera le bonheur de son destinataire est bien entendu très plaisant. Mais est-ce vraiment le cas à chaque Noël ?

Vous êtes-vous déjà retrouvé à faire un cadeau parce que c’est Noël et qu’il faut faire des cadeaux ?

Vous êtes-vous déjà senti obligé de garder un cadeau qu’on vous a fait alors qu’il ne vous plait pas ou que vous ne savez pas quoi en faire ?

Et que dire si vous avez une passion particulière : là vous êtes certain de recevoir plein de cadeaux sur ce thème, ce qui part bien sur d’une bonne intention mais le cadeau choisi n’est pas forcément pertinent…

Pourtant, prendre l’initiative de ne plus faire de cadeaux n’est pas toujours facile à prendre…

 

Les avantages au Noël sans cadeaux

Il y a quelques avantages non négligeables à fêter Noël sans faire de cadeaux. Outre le fait d’économiser de l’argent (parce que ça fait assez radin quand même), fêter Noël sans cadeaux vous évite de participer au gaspillage des ressources et à la pollution (car un cadeau nécessite d’être produit, emballé, transporté…), mais aussi d’affronter la cohue à l’approche de Noël, perdu au milieu des rayons à la recherche d’un cadeau sympa et pas trop kitsch. Cela évite également les déceptions dans les deux sens si le cadeau ne plait pas (chouette, pas besoin de jouer la comédie !).

De plus, c’est souvent difficile de trouver un cadeau qui fera vraiment plaisir car on n’attend pas forcément Noël pour s’acheter un article dont on a besoin.            
 

noel
 

Chez nous, on commence à être bien habitués aux Noëls sans cadeaux (pour les adultes du moins). Ça évite déjà la suspicion enfantine si le père Noël amène aussi des cadeaux aux adultes. Et j’avoue que quand on me demande où j’en suis avec les cadeaux de Noël, je suis bien contente de ne plus avoir à me casser la tête. Il reste toujours les anniversaires pour offrir de beaux cadeaux ! Et pourquoi pas des occasions en dehors des conventions ?

 

Il y a également quelques inconvénients !

En revanche, il faut que tout le monde soit d’accord et joue le jeu, pour éviter le moment gênant où une personne vous offre un cadeau alors que vous n’en avez pas prévu pour elle.

Les magasins font également tout pour nous faire envie, pour nous suggérer pleins d’idées. C’est parfois difficile de résister.

Mais le plus difficile est sans doute d’expliquer à vos proches que vous ne souhaitez pas échanger de cadeaux. Attention à ne pas vexer des personnes qui avaient envie de vous faire plaisir et qui risquent de ne pas comprendre votre démarche, surtout si eux adorent offrir.

 

cadeau-noel

 

Concernant les enfants, c’est une autre histoire. Noël représente pour eux la meilleure occasion de recevoir tout ce qu’ils souhaitent. Ils ne peuvent pas s’acheter ce qu’ils veulent comme un adulte le ferait et n’apprécient donc pas de la même manière les cadeaux qu’ils reçoivent. Ceci est d’autant plus vrai que l’enfant est jeune.

Le problème avec les cadeaux pour enfants se situe plus souvent au niveau de la quantité : tout le monde veut leur faire plaisir et même s’ils en sont ravis sur le coup, ça déborde vite quand on doit tout ranger.

 

Alors quelles alternatives ? Quelques idées :

Entre faire des cadeaux à tout le monde, en partie par obligation, et ne pas en faire du tout, il y a des solutions intermédiaires :

Un cadeau immatériel

  • Offrir un évènement (tickets de cinéma, entrée pour un parc d’attraction, …) ou offrir une sortie à faire ensemble (proposer de faire une marche en montagne au printemps et amener le pique-nique par exemple)
     
  • Un don à une association au nom du destinataire (après tout c’est censé être ça l’esprit de Noël non ?)
sapin-wish
 

Acheter par un circuit plus vert ou plus éthique

  • Soutenir l’économie locale ou une association (humanitaire ou autre) en achetant vos cadeaux chez eux : beaucoup d’associations ont une boutique et vous pouvez ainsi offrir un cadeau qui soutient un projet tenant à cœur à au destinataire. Par exemple : vous pouvez trouver des idées cadeaux sur les sites de WWF ou Sea Sheperd pour quelqu’un de sensible à la préservation des espèces animales
     
  • Offrir des objets de seconde main, ce qui a l’intérêt de ne pas créer de nouveaux objets qui eux nécessitent beaucoup de ressources pour être produits.

 

Offrir moins :

  • Faire des cadeaux communs en limitant le montant
     
  • Faire une tombola : chacun amène un cadeau qui sera distribué en tirant au sort. Cette solution peut être plus compliquée car il faut trouver un cadeau qui puisse convenir à n’importe qui.

 

Du fait maison ?

  • Fabriquer soi-même ses cadeaux (vous trouverez plein d’idées sur internet). Un cadeau fabriqué soi-même a bien plus de valeur qu’un achat classique. Il peut s'agir d'un bien consommable, par exemple une préparation d’ingrédients secs pour cookies.
gateaux-noel
 
 
Afficher plus
Tout en ordre

02/11/2020

J’ai testé 11 astuces rangement et organisation d’Internet…

Sur internet on trouve énormément d’astuces plus ou moins ingénieuses pour ranger et organiser sa maison. Si certaines sont de bonnes idées, beaucoup sont totalement inutiles.

Je pourrais vous en montrer des tonnes, mais droit à l’image oblige, je ne peux que mettre mes propres photos. Usant de toute la bonne foi possible j’en ai donc testé quelques unes !

 

LES ASTUCES VALIDÉES :

 

smiley Garder un petit pot de peinture pour les retouches

Qui n’a pas un stock de pots de peintures (entamés ou non) dans sa cave ? Garder juste un peu de peinture dans un petit pot est une bonne idée pour gagner de la place et éviter de stocker pendant des années un gros pot quasiment vide. Second intérêt : la peinture se conserve mieux car il y a moins d’air dans le pot.

peinture-reste

 

L’option « tout jeter » est aussi défendable mais garder un peu de peinture évite de se tromper de couleur quand on veut faire des retouches.

 

smiley Utiliser une demi étagère pour doubler les niveaux

Dans les petits espaces, généralement dans la cuisine ou la salle de bain, on ne peut pas toujours ajouter une étagère supplémentaire. Si vous avez un placard assez haut mais que les objets à y ranger sont plutôt petits, vous perdriez beaucoup de place sans ces demi-étagères.

demi-etagere

Donc clairement, à moins que les dimensions de vos placards soient vraiment atypiques, la demi-étagère ne peut qu’être une bonne idée.

 

 

smiley Ranger ses DVD dans une boîte pour un rendu plus épuré

Si vous aimez l’ambiance minimaliste, cette astuce vous plaira.

Les DVD ont l’avantage de tous faire la même hauteur donc  c’est vrai que même alignés ça fait rangé. J’ai quand même bien aimé cette astuce si on n’aime pas les avoir tout le temps sous le nez quand on n’a pas de meuble fermé pour les ranger.

rangement-dvd

 

 

smiley Utiliser un porte-revues pour ranger … plein de trucs

Le porte-revues permet de ranger à la verticale pas mal de choses. J’ai souvent vu l’astuce d’y ranger le papier aluminium, le papier cuisson, les sachets de congélation,… Ces rouleaux sont souvent rangés dans un tiroir de la cuisine, au milieu de tous les petits ustensiles et couverts. Le porte-revue permet de les ranger dans un placard sans pour autant prendre trop d’espace, et libère ainsi de la place dans les tiroirs.

porte-revue

 

En variante, on peut aussi utiliser les porte-revues pour y ranger les tongs et sandales, les lisseurs et sèche-cheveux dans la salle de bain,…

porte-revue-tongs

 

 

LES ASTUCES NON VALIDÉES :

 

sad L’élastique pour que la porte ne se verrouille pas toute seule :

Je ne vois pas vraiment l’intérêt de cette astuce mais j’ai tout de même tenté. Déjà pour que ça marche, il faut vraiment que la porte soit du bon profil, que l’élastique soit pile de la bonne taille et suffisamment résistant (donc pas comme celui que j’ai utilisé).

bloque-porte-elastique

En plus, l’astuce est faite pour les fois où vous avez les bras chargés. Dans ce cas, ce serait bien plus simple de bloquer la porte en faisant sortir le verrou, comme si vous la fermiez à clé (mais en la laissant ouverte), plutôt que d’aller farfouiller dans le tiroir à bazar pour trouver un élastique que vous allez ensuite galérer à enfiler sur la poignée.

 

bloquer-porte

 

 

sad Le range chaussures en plastique pour ranger pleins de trucs

Celle-ci est une astuce classique sur le net, avec des variantes en y rangeant du maquillage, des sous-vêtements, des paquets de gâteaux,…

Si l’idée gain de place est louable, c’est quand même tout sauf esthétique, ça fait fouillis et attrape-poussière en même temps.

rangement-chaussures

Si vraiment vous avez besoin d’utiliser la place au mur ou derrière une porte, mieux vaut y fixer des patères, et ranger les petits objets dans des contenants plus appropriés.

 

 

sad Suspendre une échelle au plafond pour faire sécher son linge :

Pour celle-ci, je ne pourrais pas vous faire de photo, ce qui n’est de toute façon pas indispensable pour comprendre où est le problème. A moins d’avoir une seconde échelle pour aller suspendre son linge, difficile de l’étendre. Peut-être faut-il le jeter en l’air puis sauter pour le récupérer une fois sec ?

 

 

sad Ranger ses bracelets sur une bouteille :

A la limite, ça pourrait être esthétique mais certainement pas pratique. C’est impossible d’atteindre les bracelets du bas sans tout défaire à chaque fois. J’ai quand même testé, mais vraiment je n’en vois pas l’intérêt.

bouteille bracelets

 

 

 

LES ASTUCES MITIGÉES :

 

indecision Mettre tous ses cintres à l’envers pour voir ce qu’on met réellement

L’astuce ici est de tourner tous les cintres comme sur cette photo, puis de les remettre dans le sens habituel quand on a porté le vêtement qui se trouve dessus. Au bout de quelques mois on voit quels sont les vêtements qui n’ont pas été portés.

cintres-envers

Pourquoi je suis mitigée ?

Je n’ai jamais testé car je ne suspends pas beaucoup d’affaires, donc je ne peux pas vraiment juger. Je suis surtout sceptique sur le fait qu’il faut penser pendant plusieurs mois à changer le sens des cintres. Quand on prend un vêtement on ne décroche pas forcément le cintre, on peut facilement oublier de le retourner.

 

 

indecision Ranger les parures de lit dans une taie d’oreiller

Ce n’est pas forcément une mauvaise idée mais elle ne convient pas à tout le monde. C’est pratique si on veut absolument tout coordonner systématiquement, ou si les draps de toute la famille sont rangés au même endroit. En revanche, si plusieurs draps vont avec une seule housse ou si par exemple vous changez plus fréquemment les taies d’oreillers que le reste, ça ne fonctionne plus.

Quand j’organise le linge de lit chez les clients on range en général par type : draps-housses, draps, housses de couette, taies d’oreiller.  J’ai quand même testé pour voir le résultat. Promis, j’ai fait de mon mieux mais le résultat fait bof-bof. Et comme je n’ai que deux sets de draps et je n’avais pas envie de défaire tout le lit juste pour la photo, ça rend encore moins bien.

ranger-draps

 

Je ne sais pas comment ils ont fait chez comment-economiser.fr pour que ça soit aussi bien plié :

https://www.comment-economiser.fr/ranger-parure-lit.html

 

 

 

indecision Tout étiqueter

chat

Etiqueter c’est super, d’ailleurs je ne me passe jamais de mon étiqueteuse quand je fais du rangement. Mais quand même pas pour tout ! Etiquetez surtout les boîtes. Pour ce qui est directement visuel, ça peut parfois avoir un intérêt mais c’est rare.

Je vous laisse le lien vers mon étiqueteuse qui est juste ce qu'il faut pour étiqueter le nécéssaire: 

Dymo Letra Tag 200B

 

……

 

J’aurais bien voulu attribuer toutes ces astuces à leur auteur mais comme elles ont toutes été relayées par plusieurs sites, impossible d’en retrouver l’origine

Peut-être qu’il y a des astuces pour lesquelles vous n’êtes pas d’accord avec moi. N’hésitez pas à donner votre avis !

 

 

 

 

Afficher plus