Comment éviter de perdre ses documents numériques ?


moyens-sauvegardes

On a de plus en plus de fichiers numériques, que ce soient des photos, des vidéos ou des documents administratifs. Une panne du disque dur de votre ordinateur et tout est perdu, mais pas seulement : en cas de virus de type Ransomware, vos données sont chiffrées et on vous demande une rançon pour vous fournir la clé de déchiffrage, sans quoi vos documents sont illisibles.

Voici donc deux bonnes raisons de prendre quelques précautions avec vos fichiers.

 

Pour parer à ces risques, il faut toujours garder deux sauvegardes de vos données.
 

En faisant deux sauvegardes, le seul risque est que les deux appareils pourraient tomber en panne exactement en même temps. Cette probabilité est vraiment très faible, à condition de stocker les deux sauvegardes à deux endroits différents.

Les grandes entreprises  possèdent généralement un système de sauvegarde automatique sur un serveur de fichier. Ce système est mis en place par une société informatique et peut se révéler coûteux.

Pour les plus petites entreprises qui ne peuvent pas y attribuer autant de moyens, un disque dur externe de bonne qualité suffit. Pour renforcer la sécurité, il est possible de répartir les données à sauvegarder sur plusieurs disques durs simultanément selon des techniques de stockage nommées RAID.

 

disque-dur

 

Concernant les supports à utiliser, plusieurs choix sont possibles :
 

Les CD et DVD sont clairement obsolètes et peu fiables dans la durée. Pour vos données personnelles, les supports les plus fréquents sont la clé usb , le disque dur ou le cloud.

Personnellement, j’utilise un disque dur externe car sa capacité de stockage est plus élevée qu’une clé usb. Le seul risque est de se faire voler les deux appareils en même temps ou qu’un incendie détruise les deux. C’est pour cela qu’ils ne sont pas rangés au même endroit.

Du coup les copies doivent se faire manuellement mais je le fais une fois par mois environ ce qui est déjà bien. Cela signifie que si mon ordinateur décide de rendre l’âme, je perds au pire un mois de travail.  Mais il y a un avantage : comme les données ne sont pas synchronisées, si je supprime par erreur un document ou si un virus chiffre mes documents, la seconde copie ne sera pas affectée.

Concernant le cloud, il existe plein de sites, payants ou gratuits. En mettant vos documents en ligne, vous êtes sûrs de les retrouver même en cas d’incendie. Vous pouvez même choisir de les partager avec d’autres personnes.

Mais attention :

  • Même si chaque service de stockage en ligne vous assure la confidentialité de vos données, par principe de précaution n’y mettez pas de photos ou documents que vous ne voudrez jamais diffuser.
  • Ces outils ne sont pas à l’abri de bugs. Il est même déjà arrivé que des sites ferment du jour au lendemain. Gardez donc à l’esprit que le cloud n’est pas 100% sécurisé non plus. On voit bien avec l’incendie d’OVH à Strasbourg en début d’année que les serveurs externes ne sont pas infaillibles non plus.
  • N’oubliez pas que le stockage en ligne est très polluant : pour alimenter les serveurs nécessaires au stockage de vos données, il faut d’énorme datacenters qui ont besoin d’être alimentés et refroidis en permanence. Cette solution est certes pratique mais tout sauf écologique.

 

serveur

 

Un arbitrage à faire
 

Il y a donc plusieurs solutions, ayant chacune ses avantages et inconvénients, à mettre en perspective en fonction de la probabilité des risques. Personnellement, je fais une sauvegarde sur disque dur externe pour parer au risque de panne, de suppression par erreur ou de virus car ces risques me semblent plus probables qu’un incendie ou un vol simultané de mon ordinateur et de mon disque dur. J’exclue le dégât des eaux qui ne peut pas toucher un appareil en hauteur.

De plus, mon disque dur externe n’étant sollicité que lors de mes sauvegardes, cela allonge d’autant sa durée de vie.

 

Quoi sauvegarder au juste ?
 

Il va de soi que pour faire une copie de ses données importantes, encore faut-il qu’elles soient regroupées au même endroit ou au moins dans un nombre limité de dossiers.

Si vous avez des fichiers sur le bureau d’accueil, ainsi que dans des dossiers éparpillés un peu partout, vous ne serez jamais sûr d’avoir tout sauvegardé et c’est autant de manipulations supplémentaires pour les copier.

Prenez la bonne habitude de toujours classer immédiatement vos documents. Comment ? Le mot magique : arborescence !

L’arborescence est une organisation hiérarchique de vos données. Définissez un dossier source puis des sous-dossiers. Ainsi, lors de vos sessions de sauvegarde, vous n’aurez qu’à copier ce dossier source vers votre second support de stockage.

arborescence-informatique

Tant que nous en sommes à l’arborescence, pour s’en sortir, mieux vaut respecter quelques règles :

  • Toujours nommer ses dossiers et ses documents : mieux vaut un long titre qui aura le mérite d’être explicite plutôt que le terme générique «  nouveau dossier »
  • Limiter la profondeur de l’arborescence à quelques niveaux : si le sousdossier contient lui-même des sous-dossiers qui contiennent des sous-dossiers, qui contiennent …. On ne s’en sort plus. Je ne vais pas vous donner un chiffre précis à respecter, car cela dépend aussi du nombre de vos fichiers, mais il s’agit d’un arbitrage à faire entre classer de manière très précise et simplifier ses recherches sans avoir à cliquer sans fin sur le chemin à suivre pour retrouver le document tant cherché.
  • Avant de créer un nouveau dossier, toujours vérifier qu’il n’existe pas déjà. Cela semble évident mais je vous assure que les doublons arrivent très souvent.

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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10/01/2022

La peur de jeter : pourquoi est-ce si difficile ?

Peur de faire des choix

Ça y est je suis décidé, je fais du tri ! J’ouvre le premier tiroir qui tombe sous mes yeux, celui qui déborde toujours et qui ne s’ouvre plus bien, tellement il est plein. Je redécouvre un objet dont j’avais totalement oublié l’existence. Pourtant, maintenant que je le vois je lui trouve plein d’usages possibles. Car on ne sait jamais, il peut encore servir. Finalement, je ferai ce tri un autre jour… Je referme le tiroir et retourne à mes occupations.

 

Pourquoi a-t-on si peur de jeter ? Comment y remédier quand la place manque ?

On a tous hésité un jour sur un objet dont on sait pertinemment qu’il ne nous servira plus vraiment (oui même moi ça m’est déjà arrivé !). On a du mal à se séparer de certaines choses, mais pas toujours pour les mêmes raisons. Après plus de 5 ans à aider des personnes à désencombrer leur logement, je vois des causes qui se répètent :

 

  • La peur de manquer

Celle-ci c’est clairement la raison numéro 1. Au moment de prendre une décision sur le sort de l’objet en question, nous viennent immédiatement plein de scénarios dans lesquels cet objet nous serait utile.

J’ai parfois l’impression de faire un duel contre mon client qui cherche à tout prix une raison suffisamment crédible pour me convaincre que SI, cet objet a encore sa place dans son logement. Ce qui m’amuse toujours car ce n’est pas moi qu’il faut convaincre, ce n’est pas moi qui décide. Par contre j’aide à minimiser cette peur de manquer, cette peur de se tromper dans ses décisions.

Car des situations on peut en inventer des milliers. Encore faut-il se souvenir au moment où la situation se réalise que nous avons l’objet en question. Ensuite il faut également le retrouver !

Je le sais, le tri n’est pas un exercice facile. Selon notre vécu, notre histoire, notre état d’esprit, on peut se créer des freins mentaux plus ou moins profonds. Alors ayez confiance : si vraiment un jour vous avez besoin d’un objet pourtant inutilisé depuis des dizaines d’années, votre créativité vous permettra de vous en passer. Pensez aux vacances où vous n’avez que le strict nécessaire ;)

 

90% des choses pour lesquelles nous nous faisons du souci n'arrivent jamais

Pour "fonctionner" normalement, l'esprit ne doit pas être encombré

L'ART DE LA SIMPLICITE D. Loreau

 

 

  • La peur d’oublier, la culpabilité

Pour les souvenirs, le tri est encore plus délicat car ils ne se rachètent pas en magasin. En jetant trop, on ne peut plus rattraper le coup plus tard. Alors on se raccroche à tous les souvenirs qu’on retrouve et qu’on avait souvent oubliés.

Mais vivre dans le passé n’aide pas à aller de l’avant. Si le volume de souvenirs est vraiment trop encombrant, on peut ne sélectionner que les plus significatifs.

Pour cela on peut se créer quelques belles boites à souvenirs, dans lesquelles on regroupe tout ce qui nous tient à cœur (courrier, photos, souvenirs de voyage ou d’évènements,…). Si le volume de nos souvenirs est énorme, on ne sait plus par où commencer. Alors qu’avec juste l’essentiel dans une ou plusieurs petites boites, on a plaisir à les consulter.           
 

Alors oui vous risquez d’oublier certaines choses mais est-ce grave ? Les plus beaux moments de notre vie on les garde en tête, on ne risque pas de les oublier, même sans objets.           
A l’inverse, n’avez-vous pas des photos dont vous ne vous rappelez plus le lieu, ou des objets reçus mais vous ne savez plus par qui ? Car il arrive également de conserver des souvenirs et de les oublier…

Pour les objets qui restent, on peut dématérialiser en prenant une photo si on manque de place. La personne n’est pas l’objet. En jetant ou en donnant un objet, personne ne vous en voudra, cet objet vous appartient, vous en faites ce que vous voulez.

 

Trier des souvenirs

 

 

  • La peur de gâcher

Cette peur peut provenir de deux éléments : la valeur financière de l’objet et son impact écologique. Dans les deux cas, le fait de garder un objet devenu inutile ne résout pas le problème :

Si on garde un objet car il a coûté cher, l’argent est déjà dépensé. Le faire stagner au fond d’un placard ne ramènera pas la somme dépensée. Pire, le fait de voir cet objet vous fera à chaque fois culpabiliser d’avoir dépensé une telle somme pour rien. Alors mieux vaut s’en débarrasser une bonne fois pour toutes.

S’il vaut vraiment cher, on peut essayer de le revendre, c’est toujours ça de récupéré. La peur de gâcher l’argent dépensé n’est pas de la radinerie, c’est plus une culpabilité vis-à-vis d’une dépense inutile qu’on regrette.

On me dit parfois : c’est dommage de se séparer de cet objet, il est encore en très bon état. La bonne nouvelle, c’est qu’aujourd’hui il existe tellement d’associations prêtes à reprendre tous les objets qu’on peut trouver dans un logement qu’on a même l’embarras du choix. Donc si on se sépare de quelque chose, pas besoin de le jeter. Pour peu qu’il soit encore utilisable, on peut le donner pour qu’il serve vraiment à une autre personne qui aura ainsi évité d’acheter un objet neuf.

 

Se pose également la question de la quantité : quand on a des années de stock, doit-on tout garder car il faudra de toute façon racheter un jour ?

Cela dépend du produit : certains périment, perdent leur qualité première, … Dans ce cas mieux vaut ne pas faire trop de stock car ce sera gâché de toute façon.

Et si un produit ne périme pas, on peut se limiter à un espace raisonnable car votre espace a un coût lui-aussi : vaut-il mieux perdre quelques euros et avoir une maison tout de suite rangée ou se gâcher la vie pendant des années avec un sur-stock qui prend de la place ?

 

Cave avant rangement

 

 

 

  • La peur de se tromper sur ses choix

Les objets que nous choisissons reflètent parfois ce que nous aimerions être. En faisant du tri, nous sommes amenés à nous poser des questions sur la vie que nous voulons vivre.

Est-ce que je souhaite conserver tout ce matériel de jardinage, dans l’idée de créer un jour un potager ?

Est-ce que je fais une erreur si je me débarrasse de tous les tissus que j’ai accumulés alors que je n’ai plus envie de faire de la couture ?

...

 

Faire des choix

 

 

On peut projeter un idéal sur une activité et se rendre compte par la suite que ce n’était pas aussi gratifiant/ amusant / divertissant que prévu. On peut également changer, ne plus avoir les mêmes goûts, ne plus aimer les mêmes choses qu’il y a 10 ans. Et ce n'est pas grave ! Mais bizarrement quand vient l’heure de prendre une décision, on est moins sûr de nos choix.

Mais nous ne sommes pas nos objets. Eux doivent nous servir et non l’inverse. Donc pour avancer, on s’entoure de choses qui correspondent à notre "moi" du moment.

Ayez confiance en vous et en votre capacité à prendre des décisions.

 

Alors comment faire ?

Se définir un OBJECTIF est super important pour aider à rester motivé et concentré sur sa tâche.

 

Plus il est précis et réaliste, mieux c'est !

Ça peut être : libérer de la place pour un projet précis, gagner du temps au quotidien, gagner du temps au moment de faire le ménage (quand on a beaucoup trop de bibelots qui prennent la poussière par exemple),...

Avec une vision précise de son objectif, on arrive aussi plus facilement à prendre des décisions car on sait pourquoi on le fait.

Au lieu de voir le tri en négatif en se demandant ce qu’on doit enlever, on peut se concentrer sur ce qu’on garde, ce qui reste. Pensez à vos besoins véritables, à ce dont vous avez vraiment besoin.

 

lacher prise

 

 

 

Dernier point mais non des moindres : en faisant du tri ne vous jugez pas !

Quand on fait du tri, on peut sentir une certaine culpabilité :

- pourquoi j'ai gardé tant de choses si longtemps
- comment j'ai pu accumuler tellement

- pourquoi je n'ai pas été capable de m'en occuper plus vite
-…

Quand vous pensez ça je veux juste vous dire :

Ne culpabilisez pas, vous êtes en train d'avancer et c'est le plus important.

Peu importe pourquoi cela n'a pas été fait avant, il faut accepter que oui on n’a pas été parfait mais là, MAINTENANT on s'améliore et on résout son problème d'encombrement.

 

Si vous n’y arrivez pas seul(e), vous pouvez vous faire aider par un professionnel de l’organisation.

 

 

 

 

 

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23/07/2018

Petites astuces pour voyager léger

vacances-leger

La valise est déjà archi pleine et vous avez encore l’impression d’avoir oublié quelque chose ?

On emmène très souvent bien plus d’affaires que nécessaire, « au cas où ». Pourtant le constat est le même chaque année : on ne met que la moitié de ce qu’on a emporté.

Que ce soit en prévision de TOUTES les éventualités ou pour être sur de retrouver son confort habituel en vacances, il est difficile de se restreindre.

 

Pourquoi emmener moins d’affaires ?

Faire l’effort de limiter sa charge de bagages comporte bien des avantages :

La raison la plus évidente : voyager léger est bien plus pratique. Ok, les valises à roulettes soulagent un peu mais une grosse valise + un gros sac à dos + un sac à main, ça fait beaucoup.

Les vacances ne sont pas forcément le moment où on a vraiment envie de faire du sport, donc limiter son encombrement pour le déplacement c’est toujours appréciable.

Si vous prenez l’avion, ça vous coutera également moins cher : un exemple très courant (et qui m’est déjà arrivé) : vous prenez un vol avec une compagnie low-cost, pas très cher, avec un bagage en soute. MAIS vous avez dépassé le poids autorisé. Conséquence : plus de 40€ de supplément pour 3 malheureux kilos de trop…

Vous gagnez également en temps si vous parvenez à vous contenter d’un bagage à main : pas d’enregistrement

 

Comment faire concrètement ?

Il y a plein de petites astuces pour limiter le volume et la quantité de ses affaires.

On peut commencer par faire un effort sur les vêtements qui représentent généralement une part non négligeable du volume de bagages.

Miser sur les tenues mixtes faciles à assortir et superposables : tout doit aller avec tout pour limiter au maximum les doublons. Privilégiez les tenues qui se superposent facilement

Pour les chaussures, votre paire la plus confortable, de type baskets, est souvent suffisantes (à moins que vous ne fassiez les chemins de Compostelle, vos grosses chaussures de randonnées ne sont pas forcément indispensables).

Pour les accessoires et produits d’hygiène, pensez shampoing solide (en plus ça évite les « accidents de shampoing »), n’emportez  que le strict minimum. Pour ma part, je n’emporte pas de bijoux et je limite mon maquillage à un crayon pour les yeux, mais cette notion de strict minimum est assez personnelle.

Vous pouvez éventuellement laver sur place avec un savon solide si votre séjour est long.

Les serviettes en microfibre sont ultra fines et font gagner énormément de place.

Pensez aussi à réduire le contenu du sac à main, qui pourrait être remplacé par une petite pochette qui se glisse facilement dans un de vos bagages. C’est particulièrement important si vous prenez l’avion car votre sac à main compte pour un bagage à main !

 

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez prendre exemple sur les voyageurs minimalistes

Vous cherchez à réduire encore plus vos bagages ? Il existe des voyageurs globe-trotters minimalistes qui cherchent à atteindre le strict minimum, allant jusqu’à tenir compte du poids du sac : quand on doit porter toutes ses affaires lors d’un trek à l’autre bout du monde, il est normal qu’on veuille réduire leur poids au maximum.

J’aime particulièrement la phrase suivante de la bloggeuse Caro Hardy, qui voyage avec un sac de 19 litres : « Si vous ne portez pas quelque chose absolument tous les jours chez vous, il y a très peu de chance que vous le portiez en voyage : soit parce que vous n’en aurez pas besoin, soit parce que c’est moche, soit parce que ce n’est pas pratique ; quoiqu’il en soit, il y a une bonne raison. Donc pas la peine de prévoir pour tous les « au cas où » car c’est peu probable que vous en ayez réellement besoin, et si jamais ça arrive, vous pouvez toujours emprunter, louer ou acheter sur place « 

 

Un dernier conseil :

Faites une liste des affaires à emporter en vacances ! Ça parait tout bête mais vous économiserez

  • du temps : pour préparer vos affaires,
  • de l’argent : car vous ne rachèterez pas sur place ce que vous avez oublié
  • et du stress : si c’est noté, c’est toujours ça de libéré dans la tête !

Bonnes vacances !

 

 

 

 

 

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01/12/2022

Comment ranger et organiser sa voiture ?

Quand on parle de rangement la voiture n’est généralement pas le premier endroit auquel on pense.  Même s’il n’y a (en théorie) pas beaucoup d’objets dans la voiture, un petit rangement n’est jamais de trop !

Que garder dans sa voiture ? les basiques

Grâce au « au cas où », on peut trouver absolument de tout dans une voiture. Il y a tout de même quelques basiques qu’il vaut mieux avoir (liste non exhaustive, ça dépend de vos habitudes de vie et de vos besoins mais ça donne une idée globale) :

Documents :

  • Carnet d’entretien
  • Notice de la voiture
  • Constat vierge

Attention, si la vignette d’assurance doit obligatoirement être apposée sur votre pare-brise en permanence, mieux vaut ne pas laisser sa carte grise et son attestation d’assurance dans le véhicule.

Equipements :

  • Triangle et gilet fluo
  • Disque de stationnement
  • Gratte parebrise

Pour les courses :

  • Un jeton de caddie
  • Des sacs

 

Petit aparté sur les sacs :
Si vous avez une quantité énorme de sacs de courses chez vous parce que vous les oubliez toujours en allant faire les courses en voiture, essayez cette méthode :


A chaque fois que vous revenez des courses, quand les sacs sont vides accrochez-les immédiatement à la poignée de la porte d’entrée.

Lors de votre prochaine sortie vous penserez ainsi à les mettre directement dans la voiture et donc à les avoir sous la main au moment de faire des courses.

 

Des objets pratiques (éventuellement) :

  • Des mouchoirs
  • Un chiffon
  • Un parapluie
  • Une lampe de poche
  • Un stylo et du papier

Si vous avez des enfants très jeunes, vous pouvez y ajouter un sac avec quelques essentiels pour eux : une bouteille d’eau, quelques gâteaux qui se conservent longtemps, une tenue de rechange (pensez à vérifier régulièrement que la taille est toujours correcte), quelques couches…

Attention tout de même à ne pas tomber dans des situations trop hypothétiques qui nous feraient garder à peu près tout ce qui pourrait être utile un jour.

 

Quelques suggestions d’organisation :

Pour que tout ne se balade pas dans le coffre à chaque tournant, on peut utiliser un organiseur de coffre. Il en existe plusieurs types mais mon préféré est le plus simple :

Organisateur-coffre

 

Il n’y a qu’à le scratcher sur le fond du coffre pour y caller les sacs de courses par exemple.

Attention aux organisateurs avec plein de poches car cela pousse à y accumuler un tas de choses, juste parce qu’il y a la place. Et plus on a de choses, plus on risque de les oublier, ce qui les rendra alors totalement inutiles.

Pour l’exemple, je gardais moi-même pendant des années une carte routière, « au cas où » je n’aurais pas mon téléphone sur moi (car il me sert de GPS). Bien sûr, la seule fois où ça m’est arrivé je n’ai même pas pensé à ma carte et j’ai demandé mon chemin, ce qui marchait tout aussi bien. Comme j’avais oublié l’existence de cette carte, c'est comme si je ne l'avais pas

 

Si vous n’avez pas de carnet d’entretien, glissez quelques feuilles dans la notice de la voiture pour garder un suivi des entretiens et réparations importants : on peut y noter les dates et kilométrage des vidanges, changements de pneus, …

 

Dernière petite astuce si vous avez des enfants à l’arrière : un organiseur pour y ranger de quoi les occuper : quelques petits livres, des crayons et un cahier… Comme ça rien ne traine sur les sièges.

Celui sur la photo est fait main mais il en existe plusieurs modèles sur internet.

Pensez à bien vérifier les systèmes de fixation (en haut et en bas) avant de l’acheter car certains produits sont très mal conçus.

 

Avec tout ça, votre voiture devrait être nickel ðŸ˜‰

 

 

 

 

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