TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.

Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

Les documents courants : factures, courriers, devis,…
Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…) à classer par sujet

arborescence

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
le double de la facture émise ira dans un dossier « attente règlement »,…
la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
…

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

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Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité
La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

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18/07/2024

Organiser l'espace de jeux des enfants

Les jouets des enfants représentent souvent un défi majeur en matière de rangement et d'organisation à la maison. De plus, les besoins évoluent rapidement avec l'âge de l'enfant. Heureusement, il existe des solutions de rangement évolutives qui permettent d'adapter l'organisation sans devoir constamment renouveler le mobilier. Et ça c'est vraiment sympa pour notre sérénité et pour notre porte monnaie!

Dans cet article, nous allons explorer les rangements idéaux pour chaque tranche d'âge, du bébé jusqu'à l'enfant en passant par le bambin. Je vous proposerais des idées de meubles et d'aménagements pour favoriser l'autonomie de vos enfants dans le rangement de leurs jouets et de leurs espaces de vie.

1. Les besoins de rangement selon l'âge

Les rangement pour les bébés

Les bébés ont souvent des jouets d'éveil et des peluches. À cet âge, le plus important c’est d'avoir des solutions de rangement accessibles pour les parents puisque c’est principalement eux qui vont sortir et ranger les jouets. Des paniers ou des bacs faciles à attraper, des étagères basses ou des cubes de rangement sont très bien. Ces rangements doivent être pratiques pour ranger les jouets et être à portée de main. Quand bébé grandit et commence à se déplacer, vous pouvez lui mettre une étagère à sa hauteur pour qu’il puisse lui-même aller chercher le jouet dont il a envie. Un rangement à sa hauteur favorise son autonomie.

Voilà ma sélection pour vous:

Panier à jeux Kallax Ikea

Le rangement pour les bambins

Les bambins commencent à explorer davantage le monde qui les entoure. Ils ont souvent des jouets en bois ou en plastique coloré, des puzzles simples et leurs premiers jeux éducatifs. Des étagères ouvertes ou des casiers avec des bacs peuvent être très utiles pour classer les jouets par catégorie. Vous pouvez utiliser des bacs transparents et y coller des images pour aider les enfants à repérer plus facilement leurs jouets et surtout à les ranger en toute autonomie.

Voilà ma sélection pour vous:

Trofast IKEA Bacs transparents

Le rangement pour les enfants plus âgés

En grandissant, les enfants ont des jouets plus complexes tels que des jeux de construction, des jeux de société, des collections de figurines, etc. Des solutions de rangement modulables ou évolutives sont parfaites. Par exemple, des étagères ajustables en hauteur ou des meubles qui peuvent être reconfigurés selon les besoins. Vous pouvez utiliser des boîtes de rangement avec des compartiments ou dans les tiroirs mettre des séparateurs pour simplifier l’organisation. C’est idéal pour garder les petits objets organisés.

Voilà ma sélection pour vous:

Boîte à Lego© Pochettes zip

Séparateurs de tiroir

2. Gérer les espaces partagés

Si vous avez plusieurs enfants partageant une même chambre, prévoyez des solutions de rangement qui favorisent le partage et la collaboration. ici le plus important c’est que chacun puisse avoir son coin, ses jouets. Vous pouvez en plus de leurs coins particuliers créer une zone de jeux collectif qui sera une zone partagée. Pour ça, des étagères avec des sections dédiées à chaque enfant ou des bacs de rangement individuels peuvent aider à maintenir l'ordre et à éviter les disputes.

3. Astuces en vrac pour tous les âges

- Chariot ateliers manuels : Utilisez des dessertes à roulettes en métal pour ranger tout le matériel de création manuelle. C’est facile à déplacer et à ranger et ils peuvent s’en servir seuls.

- Bibliothèque murale : Installez des étagères murales avec une barre pour retenir les livres. Adaptez la hauteur à celle de l'enfant pour faciliter l'accès. Si votre enfant est fan de livre et qu’il en a des centaines mais lis toujours les mêmes vous pouvez mettre en place un système de bibliothèque. Mettez les livres dans une pièce à part et chaque dimanche votre enfant peut prendre 10 livres par semaine. Et chaque dimanche, il change. Ca permet de vraiment faire une rotation.

- Caisse filet ou pouf pour les peluches : Utilisez des caisses avec des cordes pour ranger les peluches. Cela permet de voir et de prendre facilement les peluches sans tout déranger. Il existe aussi des poufs que vous remplissez avec toutes les peluches. Une fois remplis vous pouvez même vous asseoir dessus.

4. Transformer le rangement en jeu

Faites du rangement un moment ludique dès le plus jeune âge. Chantez des chansons de rangement ou organisez des compétitions pour ranger les jouets le plus vite possible. Cela permet de créer des habitudes positives et d'automatiser le rangement.

En adaptant le rangement en fonction de l'âge et des besoins spécifiques de l'enfant, vous pouvez créer un environnement organisé et stimulant qui favorise le jeu et l'apprentissage. Si vous avez d'autres astuces, n'hésitez pas à les partager sur mon Instagram @tout_en_ordre.

Et si vous voulez en savoir plus sur comment aider votre enfant à ranger je vous laisse aller lire cet article: Comment concilier enfants et rangement ?

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20/01/2018

Rangement et désencombrement : avant / après

Pourquoi je ne publie pas souvent d'avant/après ?

Quand un "chantier" est terminé, quelle joie tant pour le client que pour moi de voir l'espace épuré et bien organisé ! Et pourtant, quand je regarde ensuite les photos avant/après (les rares fois où je pense à en prendre…), quelle déception.

Bien sûr, on voit que c'est mieux après (encore heureux hein !) mais je trouve systématiquement que les photos ne retranscrivent de loin pas tout le travail réalisé.

Le rangement n'est pas qu'une question d'esthétisme

Quand j’explique ce que je fais, je précise souvent que je ne suis pas là pour juste aligner des objets sur une étagère. Le vrai rangement va bien au-delà du fait de placer des objets dans des meubles.

Le point le plus important que je veux transmettre quand j’interviens chez quelqu’un est de rendre l’endroit plus pratique, pour qu’il reste rangé. Cela signifie que les objets iront en priorité dans un endroit pratique, en fonction de leur utilité. On ne cherche pas à caser le plus de choses dans les placards, mais bien à ré-agencer l’ensemble pour le rendre plus fonctionnel.

Prenons l’exemple des livres : l’esthétique voudrait que les livres soient classés par taille ou par couleur. Mais comment retrouver rapidement un livre lorsqu’ils sont tous mélangés ?

En fonction des besoins du client, je privilégie alors souvent le classement par catégorie, Le rendu est moins joli mais il a le mérite de donner un aperçu direct des types de livres qu’on possède en plus grand nombre (et croyez-moi, on a ainsi souvent de sacrés surprises), mais il permet également de retrouver très vite le livre voulu.

bibliotheque-avant-apres

Un rangement à deux vitesses

Il peut arriver qu’en une séance de 2-3 heures, on élimine très rapidement beaucoup de choses (en général les cassettes VHS, les vêtements, ou encore les bibelots). Dans ce cas, le rendu avant/après est facilement impressionnant en très peu de temps.

Si on s’attaque en revanche aux papiers, une seule pile peut prendre beaucoup de temps si aucun système de classement n’est encore en place.

Le rendu avant/après est donc déconnecté du temps passé à ranger.

A cela s’ajoute la difficulté que qu’on peut éprouver à prendre des décisions. Tout le monde n’est pas égal face à l’attachement aux objets et cela peut dépendre de beaucoup de facteurs, notamment son passé et sa personnalité.

chambre-avant-apres

On ne se rend pas toujours compte de la situation initiale

Lors de mon premier salon en tant qu’exposant il y a quelques mois, j’ai affiché quelques photos sur mon stand pour illustrer mon travail (bien que je ne trouve pas le rendu suffisamment explicite pour les raisons précédemment évoquées).

Sur ce salon, on m’a plusieurs fois demandé si les photos AVANT n’étaient pas mises en scène ? Le ton était souvent dans le style « allez, entre nous, vous avez en avez quand même rajouté, ça ne pouvait pas être à ce point en désordre avant ? ».

armoire-avant-apres

Outre le fait que ce genre de remarques peuvent vexer les vrais bordéliques (appelons un chat un chat), je trouvais cela vexant pour moi aussi : je ne me vois vraiment pas demander à un client d’en rajouter un peu, histoire d’avoir une jolie photo.

Je n’en vois clairement pas l’intérêt et ce ne serait pas professionnel du tout ! De plus, pourquoi en rajouter exprès alors que le but est justement de ranger ?

L’important est d’améliorer le quotidien des gens

Les personnes ayant besoin d’une aide pour s’organiser et ranger savent bien à quel point on peut se laisser déborder.

Les photos « avant » traduisent un mal être et une perte de contrôle dans son propre logement.

Lorsqu’un chantier est terminé et que je montre les photos « avant » au client, la réaction est toujours très vive. On oublie très rapidement à quel point la situation était grave au départ.

Cela conforte dans le fait que non, être bordélique n’est pas une fatalité !

bureau-avant-apres

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27/07/2021

Comment faire durer ses objets (et lutter contre l’obsolescence programmée) ?

Vous avez déjà vu un collant en nylon qui ne file pas ?

D’après une étude de l’association « Halte à l’Obsolescence Programmée », un collant ne dépasse pas 6 utilisations dans 72% des cas.

(Au passage, si vous avez des collants abimés, ne les jetez pas, ils peuvent être recyclés en les déposant dans les bornes de collecte de vêtements)

collants

A l’origine, le collant en nylon était inusable. Incroyable non ?
Il a été inventé dans les années 40 et s’est d’abord très bien vendu, puis les ventes ont stagné. Pour baisser les coûts, la qualité des fils utilisés et les techniques de tissage ont évolué au détriment de la qualité du collant fabriqué. C’est donc un bel exemple d’obsolescence programmée.

Mais c’est quoi précisément l’obsolescence programmée ?

L’obsolescence programmée est définie par la loi comme «l'ensemble des techniques par lesquelles un metteur sur le marché vise à réduire délibérément la durée de vie d'un produit pour en augmenter le taux de remplacement».

Lorsque l’on parle d’obsolescence programmée, on pense en général aux appareils qui tombent mystérieusement en panne dès la fin de la garantie. Il existe en réalité différents types d’obsolescences programmées :

-L’incompatibilité :

Celle-ci concerne en particulier l’informatique : les technologies évoluent vite et un produit peut vite se révéler incompatible avec des appareils plus performants.

peritel

- Le défaut fonctionnel :

Lorsqu’un composant important d’un appareil lâche, le produit ne fonctionne plus du tout. Très souvent, si l’appareil n’est plus sous garantie, la réparation en magasin coûte plus cher que l’achat d’un autre appareil neuf.

-L’obsolescence par notification :

L’exemple le plus courant est la cartouche d’encre pour imprimante. Certaines cartouches sont dotées d’une puce qui indique que le réservoir est vide, après un certain nombre d’impressions. L’imprimante cesse alors totalement de fonctionner. Pourtant la cartouche n’est pas forcément vide physiquement.

- L’obsolescence esthétique :

Les effets de mode et la publicité créent l’envie d’un produit plus performant, avec plus d’options, un design plus moderne,… au détriment de l’appareil encore fonctionnel

telephone

- L’obsolescence indirecte :

Le fait d’avoir un appareil encore fonctionnel, mais dont les consommables ne sont plus commercialisés ou non remplaçables (batterie inamovible par exemple) constitue un moyen indirect de réduire sa durée de vie.

- La péremption :

Il s’agit du fait d’indiquer des durées de vie plus courtes. Cela concerne plutôt l’alimentaire avec les DLC et les DLUO, mais aussi les logiciels qui ne sont plus supportés à partir d’une certaine date.

- L’obsolescence écologique :

L’argument écologique est parfois avancé pour remplacer un appareil : prime à la casse pour l’achat d’un véhicule ayant une consommation plus faible, appareil électroménager de classe énergétique plus performante,…

ampoule

L’obsolescence programmée (toutes causes confondues) a très souvent une part de responsabilité dans l’état d’encombrement des caves et/ou garages.

On stocke ce qui n’est plus utilisable car on espère pouvoir les réparer un jour, même si ce n’est pas fait par manque de temps ou par manque de connaissances. Et la réparation coûte souvent presque aussi cher qu’un produit équivalent neuf (que ce soit en main d’œuvre ou même le coût de la pièce détachée). Et pourtant, difficile de se résoudre à jeter un objet à peine acheté.

« On jette chaque année en France entre 16 et 20kg
de déchets électriques et électroniques par personne »

www.halteobsolescence.org

Alors, comment éviter l’obsolescence programmée ?

A l’achat :

A la base, mieux vaut bien réfléchir avant d’acheter, ce qui est sans doute le plus dur car quand on a envie d’un objet, le premier réflexe n’est pas de se demander comment on va faire s’il casse.

On peut également se méfier des prix bas qui cachent très souvent une qualité très médiocre. Acheter de qualité, les collants par exemple, revient généralement moins cher au final car l’objet dure plus longtemps.

achats-loupe

Un site vous aide à choisir des produits plus résistants : https://www.produitsdurables.fr/
Les objets y sont classés par catégories : électroménager, électronique, transport, textile.

Pour les objets que nous avons déjà, ou ceux qui se sont cassés malgré un achat réfléchi et sélectionné, il y a quelques solutions, tout dépend du type d’obsolescence :

Entretenir :

Un bon entretien peut augmenter la durée de vie d’un produit. C’est valable surtout pour les objets électriques. Voici quelques idées :

Dégivrer son congélateur régulièrement, car le givre augmente la consommation de l’appareil et réduit sa durée de vie
Dépoussiérer l’arrière de son frigo, car la poussière qui s’y accumule le fait consommer plus et use plus vite le système de refroidissement.
Faire du ménage sur son ordinateur ou son smartphone pour améliorer sa vitesse
Nettoyer à fond son lave-linge pour éviter qu’il ne s’encrasse (le vinaigre marche très bien !)
Idem pour la bouilloire : un fond de vinaigre et d’eau de temps en temps et elle redevient comme neuve

Réparer (quand cela est possible…) :

Un objet qui ne fonctionne plus peut parfois être réparé dans un repair café. Ce sont des endroits ouverts à tous et gratuits, où des bénévoles mettent à disposition leur savoir-faire et leurs outils pour vous aider à réparer tous vos objets : appareils électriques, jouets, meubles, …

Les repair cafés ne sont pas à des endroits fixes, le lieu change à chaque fois. Pour trouver la liste des repair cafés en Alsace :

- dans le Haut-Rhin : https://repaircafetroischateaux.wordpress.com/

- dans le Bas-Rhin : http://repaircafe-strasbourg.fr/

reparer

On peut également tenter de faire une réparation soi-même. Il existe des sites qui vous aident gratuitement, notamment pour l'électroménager :

www.commentreparer.com est un forum d'entraide pour tout réparer : électro-ménager, outils, vêtements, mobilier,... Il existe déjà de très nombreuses pages d'aide.
Sur le site Murfy.fr on vous propose un diagnostic gratuit en ligne pour les lave-vaisselles, lave-linges et sèche-linges.
Ifixit concerne plutôt les produits électroniques : https://fr.ifixit.com/

Transformer :

On peut transformer un objet difficilement réparable en un autre objet (mais attention à ce que ce nouvel objet soit utile !).

Des exemples :

Transformer râteau cassé en support outils :

Les dents servent à accrocher les petits outils

Le manche cassé a été découpé en tronçons qui ont été fixés sur une planche de bois pour faire un râtelier

cabane-jardin cabane jardin

Transformer son collant filé ou des chaussettes trouées en tawashi

On trouve plein de tutoriels et idées sur internet. Et si vous ne trouvez pas d’idées intéressantes pour réutiliser vos objets, peut-être que vous pouvez les donner à une personne qui elle serait intéressée.

Si aucune de ces solutions n’a pu être adoptée, il ne vous reste plus qu’à trouver le bon endroit pour le recycler ou le jeter : https://www.tout-en-ordre.fr/infos-pratiques/jeter-en-alsace

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