TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?


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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

archiver-ses-documents-professionnels

 

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

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22/11/2019

Les 3 grands principes que j’ai retenus de Marie Kondo (et que je vous conseille)

Pliage de vetements selon méthode konmari

La magie du rangement…  Dès l’introduction, Marie Kondo nous promet que le rangement peut changer notre vie. Sans aller jusque là, quelques principes simples peuvent déjà bien faciliter le quotidien. Je vous propose ici un résumé assez personnel des conseils que j’ai particulièrement appréciés dans le livre de Marie Kondo, « La magie du rangement ».

Je l’ai lu pour la première fois en 2016, alors que je préparais mon projet de création d’entreprise. Forcément, un livre sur le rangement, il fallait absolument que je le lise et je n’ai pas été déçue

Bien que le livre ait reçu des critiques récurrentes notamment sur le fait de jeter les objets inutiles, il faut prendre la méthode dans sa globalité et l’adapter à sa propre situation.

D’ailleurs, même si Marie Kondo utilise comme unité de mesure le sac poubelle, rien ne vous oblige à mettre vos objets à la poubelle. Lorsqu’elle parle de jeter des objets, il s’agit de s’en débarrasser rapidement, que ce soit par le don, la vente ou la poubelle.

 

boites-jeter-donner-vendre

Bref, cette méthode n’est pas une religion et si un aspect de sa méthode ne me convient pas (remercier ses objets par exempleJ), je passe outre et je tente le reste.

3 ans après ma première lecture du livre, voici donc les 3 principes que j’applique au quotidien grâce à Marie Kondo :

 

1. Le rangement par catégories dans des boites

Rien de vraiment nouveau en soi, je rangeais déjà par catégories car c’est tout simplement logique. Pourtant, j’avoue que la méthode de Marie Kondo a apporté son petit plus car elle insiste vraiment pour traiter des catégories dans leur globalité et surtout pas pièce par pièce. Elle insiste également  sur le fait de compartimenter grâce aux boites.

Ce sont précisément ces boites qui font toute la différence. Le fait d’ajouter une « barrière » physique rend tout de suite l’intérieur d’un placard plus esthétique et plus clair.

 

rangement-boites

 

2. La mise en joie

Avant, j’avais tendance à garder des objets utiles, sans forcément me focaliser sur l’aspect esthétique (mon côté pragmatique et pas fun sans doute). Par exemple, je ne comprenais pas qu’on puisse se débarrasser d’un vêtement s’il nous va. Depuis j’ai éliminé toutes ces choses qui peuvent servir mais qui ne sont pas parfaites (ce classeur qui ferme mal, ce pull dans lequel je ne me sens pas vraiment bien,  même s’il est à la bonne taille,…)

Je remplace désormais plus facilement un objet qui fait l’affaire par un autre qui me plait mieux. Je trouve que l’idée de n’être entourée que d’objets qui mettent en joie est vraiment intéressante. Bien sûr, certains objets, comme par exemple une passoire, ne  procurent pas forcément de la joie, et cela ne veut pas dire qu’il faut  s’en débarrasser pour autant.

L’idée générale est d’avoir un intérieur pratique et fonctionnel, beau de préférence, dans lequel on se sente bien et où on retrouve chaque objet facilement. J’extrapole sans doute un peu mais si on ne garde que des choses agréables et qui mettent en joie, forcément tout ce qui ne sert à rien (même pas à nous faire plaisir) s’en va pour ne laisser la place qu’à ce qui compte pour nous.

 

rangement-marie-kondo-chambre

 

3. Le pliage des vêtements

En 2 mots : essayé, adopté !

Mais tout d’abord un petit rappel : Marie Kondo conseille de ranger tous nos vêtements, lingerie comprise, à la verticale et non pas à l’horizontale. J’y vois un triple intérêt :

  • On gagne de la place
  • Tout est visible
  • Fini les piles qui s’écroulent parce qu’on a voulu prendre le vêtement tout en dessous de la pile.

Bien que Marie Kondo ne soit pas pionnière dans cette manière de plier le linge, elle l’a grandement popularisé.  Moi-même, je n’y ai prêté attention qu’après avoir lu La magie du Rangement. Pourtant, Dominique Loreau avait également cité cette méthode dans un livre plus ancien mais sans insister autant dessus. Je ne m’y étais donc pas arrêtée.

pliage-vetements-marie-kondo

 

Personnellement, j’ai commencé cette méthode de pliage avec les vêtements de ma fille lorsqu’elle avait 2 ans. Au lieu de ranger ses vêtements en piles sur les étagères de l’armoire, je les ai tous mis dans les tiroirs qui se trouvent en dessous de celle-ci.

Résultat : 

  • Une rangée par type de vêtement : teeshirts, pulls, pantalons,…
  • Une petite fille déjà autonome dans le choix de sa tenue du jour (par contre je ne dis pas que les vêtements choisis sont assortis entre eux)
  • Un gain de place énorme car j’ai pu ranger énormément de jouets dans les étagères ainsi libérées.

Ces résultats nous ont convaincus, mon mari et moi, de vendre notre propre armoire pour la remplacer par deux commodes à tiroirs. Le pliage n’est pas plus long qu’avant, le rangement est très pratique, les vêtements restent bien à leur place (plus besoin de refaire régulièrement les piles de tee-shirts), et la recherche d’un vêtement est bien plus facile.

 

Je n’ai évoqué ici que quelques aspects de la méthode Konmari. Il y a bien d’autres choses à en retenir, en fonction de sa situation et de ses besoins. Je trouve que Marie Kondo sait bien motiver à se débarrasser des objets qui nous encombrent et nous culpabilisent. Le style n’est certes pas très littéraire,  mais peut-être cela a-t-il contribué à sa popularité ?

Et vous, avez-vous lu ou comptez-vous lire ce livre ? Qu’en avez-vous pensé ?

 

 

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27/07/2021

Comment faire durer ses objets (et lutter contre l’obsolescence programmée) ?

Obsolescence-programmee

Vous avez déjà vu un collant en nylon qui ne file pas ?

D’après une étude de l’association « Halte à l’Obsolescence Programmée », un collant ne dépasse pas 6 utilisations dans 72% des cas.

(Au passage, si vous avez des collants abimés, ne les jetez pas, ils peuvent être recyclés en les déposant dans les bornes de collecte de vêtements)

collants

 

 

A l’origine, le collant en nylon était inusable. Incroyable non ?         
Il a été inventé dans les années 40 et s’est d’abord très bien vendu, puis les ventes ont stagné. Pour baisser les coûts, la qualité des fils utilisés et les techniques de tissage ont évolué au détriment de la qualité du collant fabriqué. C’est donc un bel exemple d’obsolescence programmée.

 

Mais c’est quoi précisément l’obsolescence programmée ?

L’obsolescence programmée est définie par la loi comme «l'ensemble des techniques par lesquelles un metteur sur le marché vise à réduire délibérément la durée de vie d'un produit pour en augmenter le taux de remplacement».

Lorsque l’on parle d’obsolescence programmée, on pense en général aux appareils qui tombent mystérieusement en panne dès la fin de la garantie. Il existe en réalité différents types d’obsolescences programmées :    

-L’incompatibilité :

Celle-ci concerne en particulier l’informatique : les technologies évoluent vite et un produit peut vite se révéler incompatible avec des appareils plus performants.

peritel

- Le défaut fonctionnel : 

Lorsqu’un composant important d’un appareil lâche, le produit ne fonctionne plus du tout. Très souvent, si l’appareil n’est plus sous garantie, la réparation en magasin coûte plus cher que l’achat d’un autre appareil neuf.

 

-L’obsolescence par notification :            

L’exemple le plus courant est la cartouche d’encre pour imprimante. Certaines cartouches sont dotées d’une puce qui indique que le réservoir est vide, après un certain nombre d’impressions. L’imprimante cesse alors totalement de fonctionner. Pourtant la cartouche n’est pas forcément vide physiquement.

 

- L’obsolescence esthétique :  

Les effets de mode et la publicité créent l’envie d’un produit plus performant, avec plus d’options, un design plus moderne,… au détriment de l’appareil encore fonctionnel

telephone

 

- L’obsolescence indirecte :           

Le fait d’avoir un appareil encore fonctionnel, mais dont les consommables ne sont plus commercialisés ou non remplaçables (batterie inamovible par exemple) constitue un moyen indirect de réduire sa durée de vie.

 

- La péremption :               

Il s’agit du fait d’indiquer des durées de vie plus courtes. Cela concerne plutôt l’alimentaire avec les DLC et les DLUO, mais aussi les logiciels qui ne sont plus supportés à partir d’une certaine date.

 

- L’obsolescence écologique :       

L’argument écologique est parfois avancé pour remplacer un appareil : prime à la casse pour l’achat d’un véhicule ayant une consommation plus faible, appareil électroménager de classe énergétique plus performante,…

ampoule

           
L’obsolescence programmée (toutes causes confondues) a très souvent une part de responsabilité dans l’état d’encombrement des caves et/ou garages.

 

On stocke ce qui n’est plus utilisable car on espère pouvoir les réparer un jour, même si ce n’est pas fait par manque de temps ou par manque de connaissances. Et la réparation coûte souvent presque aussi cher qu’un produit équivalent neuf (que ce soit en main d’œuvre ou même le coût de la pièce détachée). Et pourtant, difficile de se résoudre à jeter un objet à peine acheté.

 

« On jette chaque année en France entre 16 et 20kg
de déchets électriques et électroniques par personne »

www.halteobsolescence.org

 

 

Alors, comment éviter l’obsolescence programmée ?    

A l’achat :

A la base, mieux vaut bien réfléchir avant d’acheter, ce qui est sans doute le plus dur car quand on a envie d’un objet, le premier réflexe n’est pas de se demander comment on va faire s’il casse.

On peut également se méfier des prix bas qui cachent très souvent une qualité très médiocre.  Acheter de qualité, les collants par exemple, revient généralement moins cher au final car l’objet dure plus longtemps.

achats-loupe

 

Un site vous aide à choisir des produits plus résistants : https://www.produitsdurables.fr/
Les objets y sont classés par catégories : électroménager, électronique, transport, textile.

 

Pour les objets que nous avons déjà, ou ceux qui se sont cassés malgré un achat réfléchi et sélectionné, il y a quelques solutions, tout dépend du type d’obsolescence :

 

Entretenir :

Un bon entretien peut augmenter la durée de vie d’un produit. C’est valable surtout pour les objets électriques. Voici quelques idées :

  • Dégivrer son congélateur régulièrement, car le givre augmente la consommation de l’appareil et réduit sa durée de vie
  • Dépoussiérer l’arrière de son frigo, car la poussière qui s’y accumule le fait consommer plus et use plus vite le système de refroidissement.
  • Faire du ménage sur son ordinateur ou son smartphone pour améliorer sa vitesse
  • Nettoyer à fond son lave-linge pour éviter qu’il ne s’encrasse (le vinaigre marche très bien !)
  • Idem pour la bouilloire : un fond de vinaigre et d’eau de temps en temps et elle redevient comme neuve

entretien

 

Réparer (quand cela est possible…) :

Un objet qui ne fonctionne plus peut parfois être réparé dans un repair café. Ce sont des endroits ouverts à tous et gratuits, où des bénévoles mettent à disposition leur savoir-faire et leurs outils pour vous aider à réparer tous vos objets : appareils électriques, jouets, meubles, …

 

Les repair cafés ne sont pas à des endroits fixes, le lieu change à chaque fois. Pour trouver la liste des repair cafés en Alsace :

- dans le Haut-Rhin : https://repaircafetroischateaux.wordpress.com/

- dans le Bas-Rhin :  http://repaircafe-strasbourg.fr/

reparer

 

On peut également tenter de faire une réparation soi-même. Il existe des sites qui vous aident gratuitement, notamment pour l'électroménager :

  • www.commentreparer.com est un forum d'entraide pour tout réparer : électro-ménager, outils, vêtements, mobilier,... Il existe déjà de très nombreuses pages d'aide.
  • Sur le site Murfy.fr on vous propose un diagnostic gratuit en ligne pour les lave-vaisselles, lave-linges et sèche-linges.
     
  • Ifixit concerne plutôt les produits électroniques : https://fr.ifixit.com/

 

 

Transformer :

On peut transformer un objet difficilement réparable en un autre objet (mais attention à ce que ce nouvel objet soit utile !).

Des exemples :

  • Transformer râteau cassé en support outils :

Les dents servent à accrocher les petits outils

Le manche cassé a été découpé en tronçons qui ont été fixés sur une planche de bois pour faire un râtelier

cabane-jardin         cabane jardin

 

  • Transformer son collant filé ou des chaussettes trouées en tawashi

tawashi

On trouve plein de tutoriels et idées sur internet. Et si vous ne trouvez pas d’idées intéressantes pour réutiliser vos objets, peut-être que vous pouvez les donner à une personne qui elle serait intéressée.

 

 

Si aucune de ces solutions n’a pu être adoptée, il ne vous reste plus qu’à trouver le bon endroit pour le recycler ou le jeter : https://www.tout-en-ordre.fr/infos-pratiques/jeter-en-alsace

Desencombrement

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23/07/2018

Petites astuces pour voyager léger

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La valise est déjà archi pleine et vous avez encore l’impression d’avoir oublié quelque chose ?

On emmène très souvent bien plus d’affaires que nécessaire, « au cas où ». Pourtant le constat est le même chaque année : on ne met que la moitié de ce qu’on a emporté.

Que ce soit en prévision de TOUTES les éventualités ou pour être sur de retrouver son confort habituel en vacances, il est difficile de se restreindre.

 

Pourquoi emmener moins d’affaires ?

Faire l’effort de limiter sa charge de bagages comporte bien des avantages :

La raison la plus évidente : voyager léger est bien plus pratique. Ok, les valises à roulettes soulagent un peu mais une grosse valise + un gros sac à dos + un sac à main, ça fait beaucoup.

Les vacances ne sont pas forcément le moment où on a vraiment envie de faire du sport, donc limiter son encombrement pour le déplacement c’est toujours appréciable.

Si vous prenez l’avion, ça vous coutera également moins cher : un exemple très courant (et qui m’est déjà arrivé) : vous prenez un vol avec une compagnie low-cost, pas très cher, avec un bagage en soute. MAIS vous avez dépassé le poids autorisé. Conséquence : plus de 40€ de supplément pour 3 malheureux kilos de trop…

Vous gagnez également en temps si vous parvenez à vous contenter d’un bagage à main : pas d’enregistrement

 

Comment faire concrètement ?

Il y a plein de petites astuces pour limiter le volume et la quantité de ses affaires.

On peut commencer par faire un effort sur les vêtements qui représentent généralement une part non négligeable du volume de bagages.

Miser sur les tenues mixtes faciles à assortir et superposables : tout doit aller avec tout pour limiter au maximum les doublons. Privilégiez les tenues qui se superposent facilement

Pour les chaussures, votre paire la plus confortable, de type baskets, est souvent suffisantes (à moins que vous ne fassiez les chemins de Compostelle, vos grosses chaussures de randonnées ne sont pas forcément indispensables).

Pour les accessoires et produits d’hygiène, pensez shampoing solide (en plus ça évite les « accidents de shampoing »), n’emportez  que le strict minimum. Pour ma part, je n’emporte pas de bijoux et je limite mon maquillage à un crayon pour les yeux, mais cette notion de strict minimum est assez personnelle.

Vous pouvez éventuellement laver sur place avec un savon solide si votre séjour est long.

Les serviettes en microfibre sont ultra fines et font gagner énormément de place.

Pensez aussi à réduire le contenu du sac à main, qui pourrait être remplacé par une petite pochette qui se glisse facilement dans un de vos bagages. C’est particulièrement important si vous prenez l’avion car votre sac à main compte pour un bagage à main !

 

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez prendre exemple sur les voyageurs minimalistes

Vous cherchez à réduire encore plus vos bagages ? Il existe des voyageurs globe-trotters minimalistes qui cherchent à atteindre le strict minimum, allant jusqu’à tenir compte du poids du sac : quand on doit porter toutes ses affaires lors d’un trek à l’autre bout du monde, il est normal qu’on veuille réduire leur poids au maximum.

J’aime particulièrement la phrase suivante de la bloggeuse Caro Hardy, qui voyage avec un sac de 19 litres : « Si vous ne portez pas quelque chose absolument tous les jours chez vous, il y a très peu de chance que vous le portiez en voyage : soit parce que vous n’en aurez pas besoin, soit parce que c’est moche, soit parce que ce n’est pas pratique ; quoiqu’il en soit, il y a une bonne raison. Donc pas la peine de prévoir pour tous les « au cas où » car c’est peu probable que vous en ayez réellement besoin, et si jamais ça arrive, vous pouvez toujours emprunter, louer ou acheter sur place « 

 

Un dernier conseil :

Faites une liste des affaires à emporter en vacances ! Ça parait tout bête mais vous économiserez

  • du temps : pour préparer vos affaires,
  • de l’argent : car vous ne rachèterez pas sur place ce que vous avez oublié
  • et du stress : si c’est noté, c’est toujours ça de libéré dans la tête !

Bonnes vacances !

 

 

 

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