OU RANGER SES PAPIERS ?
Première étape : Faire un bon tri dans ses papiers
Un bureau rangé en permanence, est-ce possible ?
Ordonner son bureau, c’est un peu comme ranger sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le livre de recettes, de la vaisselle,…
Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à sortir plusieurs documents, des fournitures de bureau,… Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre.
L’important est de bien ranger le tout lorsque la tâche est terminée. Mais pour cela, il faut passer par quelques étapes au préalable pour bien que le rangement se fasse facilement.
Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inutile de garder des documents qui ne serviront jamais (excepté les souvenirs qui sont à traiter à part).
En fonction du type de document, ces durées seront différentes car elles sont basées sur les délais de prescription en matière commerciale. En cas de doute ou de litige, gardez vos papiers plus longtemps ou faites appel à un professionnel qui saura vous guider en fonction de votre situation.
Pour voir la liste des durées de conservation, c'est par ici :
Ensuite, si comme la grande majorité des personnes, vous n’aimez pas classer vos papiers, l’idéal est d’en réduire le volume. Comment ? En dématérialisant.
Mais attention, par dématérialisation, je ne veux pas dire les scanner : si vous avez reçu vos factures sur format papier, seul celui-ci fait foi d’original. Le fait de le scanner ne vous dispense donc pas de garder la version papier.
En revanche, si vous adhérez aux e-factures, proposées par de plus en plus de fournisseurs, ceux-ci stockent pour vous la facture électronique durant la durée de conservation «officielle » recommandée par l’Etat. Finies les enveloppes à ouvrir, qui s’entassent et à classer ! Magnifique non ?
Il y a tout de même 3 raisons d’y être réfractaire :
- Si vous payez par chèque, cela peut être plus contraignant d’aller télécharger la facture sur le site du fournisseur et surtout de ne pas oublier de faire le règlement. Dans ce cas, je comprends bien votre préférence pour le papier qui se rappelle à vous tant que ce n’est pas fait.
- Si vous payez par prélèvement, pas de risque d’oubli de paiement mais vous avez peut-être peur d’oublier de contrôler votre facture. Sachez qu’en général, vous recevez un e-mail vous informant du montant de votre facture. Idem pour la banque : celle-ci vous informe lorsqu’un nouveau relevé est disponible sur votre espace personnel. A moins que vous ayez déjà pris le pli de vérifier régulièrement vos comptes en direct, ce qui est encore mieux pour réagir au plus vite en cas de contestation.
- Enfin, citons les amoureux du papier, qui ont besoin d’avoir quelque chose de physique entre les mains, ou qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
A vous donc de décider en fonction de votre situation si vous préférez les factures dématérialisées ou papier.
Quoi qu’il en soit, il vous restera toujours au moins quelques papiers à classer.
Voyons maintenant dans quel contenant classer vos papiers
Là aussi, plusieurs solutions s’offrent à vous. Je ne vais pas vous donner une solution miracle, certains préfèreront l’une, d’autres une autre.
Le classeur
Les +
Le classeur a l’avantage d’être facilement consultable. Une fois rangés, vos papiers ne bougent plus et on peut très facilement glisser un nouveau document à n’importe quel endroit.
N’oubliez pas d’utiliser des intercalaires MAXI (larges) pour qu’ils ne soient pas masqués par les pochettes.
Les -
Le rangement prend cependant du temps : ouvrir, trouver le bon onglet, perforer ou glisser dans une pochette transparente, fermer le classeur,…
Le porte-revue (+ pochettes)
Les +
Le classement est rapide car on y glisse les documents sans avoir à les perforer. Ce système permet également de créer une arborescence à plusieurs niveaux en imbriquant les pochettes les unes dans les autres. L’embarras du choix en matière de couleurs et motifs rend ce système plutôt esthétique.
Les -
Les feuilles n’étant pas attachées, elles risquent de tomber, surtout si les dossiers sont très remplis. Il faut donc bien faire attention en prenant un dossier en main, ou alors utiliser des pochettes à rabat.
Les pochettes à élastique
Les +
Ici aussi, le classement est assez rapide. Il est également possible de créer un code couleur par thème. Le rangement est plutôt esthétique.
Les -
Vite pleines, les pochettes cartonnées ne peuvent pas forcément tout contenir de manière permanente, à moins d’en choisir des larges. De plus, on peut se retrouver avec beaucoup de pochettes et ce n’est donc pas toujours facile de trouver la bonne rapidement.
Le trieur
Les +
Ce système est très rapide car il y a juste à glisser la feuille dedans, ce qui incite mieux à classer directement. On peut également ajouter des tâches à faire en amont du classement : à payer, à traiter, en attente,…
Les -
Le trieur peut être vite plein si toutes les factures sont reçues sous format papier. Il existe des trieurs à dos large, mais attention dans ce cas à privilégier ceux à soufflet ou en valisette pour ne pas risquer d’éparpiller le contenu du trieur au sol. C’est donc un bon moyen de classement pour l’année en cours mais mieux vaut archiver ensuite dans un autre contenant.
Les dossiers suspendus
Les +
Plus rapide que classeur, il y a également moins de risque de chute par rapport au porte-revue car le classement est horizontal. Les dossiers suspendus peuvent être contenus dans une valise métallique, aussi appelée « classeur ménager », dans un tiroir spécial ou encore dans une structure métallique à ranger dans un placard.
Les -
Il est possible de faire des sous-dossiers mais il y a toujours un risque de mélanger les documents. La aussi, le volume de rangement ne suffira pas forcément à long terme.
La boîte archive
Les +
Plutôt pour une conservation de longue durée (fiches paie ou actes notariés par exemple), la boîte archive permet de désengorger les autres moyens qui ne permettent pas le stockage d’un grand volume.
Les -
Ce système est peu pratique si vous avez besoin de consulter fréquemment les documents qu’il contient. Mieux vaut donc ne pas l’utiliser pour les papiers courants (de l’année ou dont vous avez besoin régulièrement). On peut y insérer des papiers à condition d’utiliser un anneau et non pas un relieur.
La bannette ou corbeille à courrier
Les +
La bannette n’est pas réellement un moyen de classement mais elle peut se révéler utile selon vos habitudes : on y glisse les documents à payer, à traiter, à lire, à classer en un geste, ce qui évite aux papiers de trainer n’importe où.
Les -
Evitez ce système si vous n’arrivez pas à garder une rigueur dans la fréquence de traitement de vos papiers. Elle ne doit servir que de tampon entre le moment où vous ouvrez votre courrier et le moment où vous prenez le temps de le traiter.
Vous pouvez combiner les systèmes de classement
Vous pouvez par exemple utiliser le porte-revue ou le trieur pour les factures ou relevés mensuels. Un archivage annuel est alors nécessaire. Le classeur servira pour les documents annuels (impôts par exemple) ou occasionnels (contrats).
Vous pouvez également mettre les factures d’achat en vrac dans une pochette élastique et le reste dans un classeur, utiliser un trieur au quotidien et une fois par an basculer le tout dans un classeur ou une boite archive,…
Bref, à vous de trouver le système qui VOUS convient.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier.
Choisissez enfin l’endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
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