Numérique : la fin du classement ?


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Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

 

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

 

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Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

 

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

 

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

 

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

 

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

 

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

 

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

 

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

 

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

 

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

 

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

recherche-photo

 

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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01/12/2022

Comment ranger et organiser sa voiture ?

Quand on parle de rangement la voiture n’est généralement pas le premier endroit auquel on pense.  Même s’il n’y a (en théorie) pas beaucoup d’objets dans la voiture, un petit rangement n’est jamais de trop !

Que garder dans sa voiture ? les basiques

Grâce au « au cas où », on peut trouver absolument de tout dans une voiture. Il y a tout de même quelques basiques qu’il vaut mieux avoir (liste non exhaustive, ça dépend de vos habitudes de vie et de vos besoins mais ça donne une idée globale) :

Documents :

  • Carnet d’entretien
  • Notice de la voiture
  • Constat vierge

Attention, si la vignette d’assurance doit obligatoirement être apposée sur votre pare-brise en permanence, mieux vaut ne pas laisser sa carte grise et son attestation d’assurance dans le véhicule.

Equipements :

  • Triangle et gilet fluo
  • Disque de stationnement
  • Gratte parebrise

Pour les courses :

  • Un jeton de caddie
  • Des sacs

 

Petit aparté sur les sacs :
Si vous avez une quantité énorme de sacs de courses chez vous parce que vous les oubliez toujours en allant faire les courses en voiture, essayez cette méthode :


A chaque fois que vous revenez des courses, quand les sacs sont vides accrochez-les immédiatement à la poignée de la porte d’entrée.

Lors de votre prochaine sortie vous penserez ainsi à les mettre directement dans la voiture et donc à les avoir sous la main au moment de faire des courses.

 

Des objets pratiques (éventuellement) :

  • Des mouchoirs
  • Un chiffon
  • Un parapluie
  • Une lampe de poche
  • Un stylo et du papier

Si vous avez des enfants très jeunes, vous pouvez y ajouter un sac avec quelques essentiels pour eux : une bouteille d’eau, quelques gâteaux qui se conservent longtemps, une tenue de rechange (pensez à vérifier régulièrement que la taille est toujours correcte), quelques couches…

Attention tout de même à ne pas tomber dans des situations trop hypothétiques qui nous feraient garder à peu près tout ce qui pourrait être utile un jour.

 

Quelques suggestions d’organisation :

Pour que tout ne se balade pas dans le coffre à chaque tournant, on peut utiliser un organiseur de coffre. Il en existe plusieurs types mais mon préféré est le plus simple :

Organisateur-coffre

 

Il n’y a qu’à le scratcher sur le fond du coffre pour y caller les sacs de courses par exemple.

Attention aux organisateurs avec plein de poches car cela pousse à y accumuler un tas de choses, juste parce qu’il y a la place. Et plus on a de choses, plus on risque de les oublier, ce qui les rendra alors totalement inutiles.

Pour l’exemple, je gardais moi-même pendant des années une carte routière, « au cas où » je n’aurais pas mon téléphone sur moi (car il me sert de GPS). Bien sûr, la seule fois où ça m’est arrivé je n’ai même pas pensé à ma carte et j’ai demandé mon chemin, ce qui marchait tout aussi bien. Comme j’avais oublié l’existence de cette carte, c'est comme si je ne l'avais pas

 

Si vous n’avez pas de carnet d’entretien, glissez quelques feuilles dans la notice de la voiture pour garder un suivi des entretiens et réparations importants : on peut y noter les dates et kilométrage des vidanges, changements de pneus, …

 

Dernière petite astuce si vous avez des enfants à l’arrière : un organiseur pour y ranger de quoi les occuper : quelques petits livres, des crayons et un cahier… Comme ça rien ne traine sur les sièges.

Celui sur la photo est fait main mais il en existe plusieurs modèles sur internet.

Pensez à bien vérifier les systèmes de fixation (en haut et en bas) avant de l’acheter car certains produits sont très mal conçus.

 

Avec tout ça, votre voiture devrait être nickel ðŸ˜‰

 

 

 

 

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08/11/2024

7 conseils pour simplifier votre routine ménage

Aujourd'hui on va parler de la routine ménage et surtout de comment simplifier cette routine. J’ai 7 points à vous énumérer qui peuvent vraiment vous aider à gagner du temps. Pourquoi vouloir gagner du temps sur le ménage? Tout simplement pour profiter plus et faire plus de choses que vous aimez et pour prendre plus de temps pour vous reposer. 

Allez, rentrons directement dans le vif du sujet!

 

Conseil numéro 1

 

La première chose à faire c’est un bon tri et un bon désencombrement évidemment. C’est la base pour pouvoir gagner du temps dans le ménage et le rangement. Et oui moins on a d’objets et plus c’est facile de nettoyer! Pour faire un bon tri vous pouvez bien sur précéder seul et faire selon une méthode ou une autre, il en existe plusieurs. Vous avez la méthode Kon marie de marie kondo, ou la méthode BISOU de Marie duboin Lefevre et Herveline Verdeken ou la méthode des sept besoin de Véronique Lebon. Si vous ne vous en sentez pas capable vous pouvez bien sûr faire appel à une home organiser. Elle vous aidera à faire votre tri et à désencombrer vos espaces. Ça peut vraiment vous faciliter les choses de faire appel à une professionnelle car elle saura vraiment comment faire le bon tri en fonction de vos vies et de vos habitudes. Elle vous aidera à prendre les décisions et toujours dans la bienveillance et sans jugement.

 

Conseils numéro 2

 

Il va avec le premier, ranger au fur et à mesure. Encore une fois simple mais pas si évident. Ne laissez pas traîner ce que vous utilisez. Essayer de ranger tout de suite après avoir fait les choses. Si tout reste rangé alors le ménage va plus vite. OUi parce qu'on a pas besoin de passer du temps à ranger ce qui traîne avant. 

 

Conseil numéro 3

 

Mettez vos produits ménagers aux endroits ou vous en avez besoin. Vous avez certainement chez vous un endroit où vous rangez tous vos produits ménagers. Mon conseil c’est d’avoir des petites choses en plus dans les pièces qui le nécessitent. Exemple dans la salle de bain, j'ai un petit panier avec une éponge, un mélange d'eau et de vinaigre et un torchon spéciale grande absorption. Il est toujours à dispo et c’est beaucoup plus facile de passer un coup rapidement sur le lavabo quand nécessaire. Vous pouvez faire pareil dans les toilettes, la buanderie etc. Mettez juste le minimum c'est suffisant. Et bien sûr on s'arrange pour que ce soit hors de la portée des enfants. 

 

Conseil numéro 4

 

Utiliser la technologie! L’’aspirateur robot est devenu mon must have! Il passe tout seul 4 jours par semaine, les jours où on ne travaille pas à la maison et c’est vraiment une grande aide. Surtout avec deux enfants en bas age à la maison on passe l’aspirateur constamment surtout autour des tables. Du coup grâce à l'aspirateur on gagne du temps car il le fait tout seul. 

 

Conseil numéro 5

 

Utiliser les bons produits et ustensiles et surtout laisser les produits agir. Pour que ca aille plus vite il faut avoir les bon outils si vous commencer à laver les sol avec la brosse à dents vous y passerez des heures évidements alors qu'avec un balais vapeur ce sera ultra rapide! Je vous laisse mon article sur le balai vapeur car pour moi c'est un outils indispensable!

Le balai vapeur: l'outil indispensable pour l'entretien de la maison

C'est donc pareil pour chaque tâche ménagère, il faut avoir les bons outils sous la main. 

Vous pouvez les acquérir au fur et à mesure. L'important c’est que quand vous trouvez que c’est trop long, demandez vous si un autre outil pourrait vous aider à aller plus vite. 

En ce qui concerne les produits que vous utilisez, laissez-les agir. Souvent on met du produits et on frotte alors que si on attend et qu’on y revient plus tard le produits a déjà fait le travail à 90%.  Par exemple pour les toilettes je mets du vinaigre blanc dans la cuvette, je fais le reste de la salle de bain et seulement a la fin je vais nettoyer avec la brosse. Et il n’y a pas besoin de frotter fort, tout est propre. Idem pour un plat à gratin trop sale ou les parois de douche pleine de calcaire. Trouvez le bon produit laisser agir et ce sera beaucoup plus facile à nettoyer.


 

Conseil numéro 6

 

Mettre en place une routine quotidienne. Donnez vous des petites tâches à faire chaque jour pour ne pas avoir à tout faire le même jour. Sauf si vous aimez passer toute la journée à nettoyer bien sûr. Mais par exemple, dites vous chaque samedi matin je passe l'aspirateur et je  lave le sol. Le lundi soir je fais une machine, le mercredi matin je fais les poussières etc. Au moins la tâche est répartie et on ne fait pas tout le même jour. Si vous ne voulez pas faire une tâche précise par jour vous pouvez utiliser un timer et vous dire ok, je fais tout ce que je peux en 15 min. Et au bout de 15 min vous arrêtez.

Et bien sûr si vous êtes plusieurs à la maison tout le monde participe et peut avoir sa petite routine.



 

Conseil numéro 7

 

C'est un conseil pour votre santé mentale celui-ci. Il faut parfois savoir quand on y arrive plus ou quand on a tout simplement pas du tout envie de passer du temps à faire ça. Alors dans un premier temps, on arrête de croire que tout doit être nickel et qu'on doit faire comme la société nous dit. Exemple concret: si on aime pas repasser et qu'on ne voit pas l'intérêt, on ne le fait pas! Fun fact c'est mon cas je ne repasse rien. J’ai juste un défroisseur que j'utilise vraiment quand une pièce en a besoin. 

 

Et puis si c’est quelque chose d’indispensable on peut aussi se faire aider et prendre une aide ménagère. même si c'est une fois pas mois juste histoire de nous soulager un peu. Si on peut se le permettre parfois il ne faut pas hésiter.

 

Voila avec ça je pense que vous avez de quoi commencer à simplifier votre routine ménage. Si vous avez d’autres conseils n'hésitez pas à les partager avec moi sur Instagram  je vous laisse le lien vers mon compte.


 

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23/07/2018

Petites astuces pour voyager léger

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La valise est déjà archi pleine et vous avez encore l’impression d’avoir oublié quelque chose ?

On emmène très souvent bien plus d’affaires que nécessaire, « au cas où ». Pourtant le constat est le même chaque année : on ne met que la moitié de ce qu’on a emporté.

Que ce soit en prévision de TOUTES les éventualités ou pour être sur de retrouver son confort habituel en vacances, il est difficile de se restreindre.

 

Pourquoi emmener moins d’affaires ?

Faire l’effort de limiter sa charge de bagages comporte bien des avantages :

La raison la plus évidente : voyager léger est bien plus pratique. Ok, les valises à roulettes soulagent un peu mais une grosse valise + un gros sac à dos + un sac à main, ça fait beaucoup.

Les vacances ne sont pas forcément le moment où on a vraiment envie de faire du sport, donc limiter son encombrement pour le déplacement c’est toujours appréciable.

Si vous prenez l’avion, ça vous coutera également moins cher : un exemple très courant (et qui m’est déjà arrivé) : vous prenez un vol avec une compagnie low-cost, pas très cher, avec un bagage en soute. MAIS vous avez dépassé le poids autorisé. Conséquence : plus de 40€ de supplément pour 3 malheureux kilos de trop…

Vous gagnez également en temps si vous parvenez à vous contenter d’un bagage à main : pas d’enregistrement

 

Comment faire concrètement ?

Il y a plein de petites astuces pour limiter le volume et la quantité de ses affaires.

On peut commencer par faire un effort sur les vêtements qui représentent généralement une part non négligeable du volume de bagages.

Miser sur les tenues mixtes faciles à assortir et superposables : tout doit aller avec tout pour limiter au maximum les doublons. Privilégiez les tenues qui se superposent facilement

Pour les chaussures, votre paire la plus confortable, de type baskets, est souvent suffisantes (à moins que vous ne fassiez les chemins de Compostelle, vos grosses chaussures de randonnées ne sont pas forcément indispensables).

Pour les accessoires et produits d’hygiène, pensez shampoing solide (en plus ça évite les « accidents de shampoing »), n’emportez  que le strict minimum. Pour ma part, je n’emporte pas de bijoux et je limite mon maquillage à un crayon pour les yeux, mais cette notion de strict minimum est assez personnelle.

Vous pouvez éventuellement laver sur place avec un savon solide si votre séjour est long.

Les serviettes en microfibre sont ultra fines et font gagner énormément de place.

Pensez aussi à réduire le contenu du sac à main, qui pourrait être remplacé par une petite pochette qui se glisse facilement dans un de vos bagages. C’est particulièrement important si vous prenez l’avion car votre sac à main compte pour un bagage à main !

 

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez prendre exemple sur les voyageurs minimalistes

Vous cherchez à réduire encore plus vos bagages ? Il existe des voyageurs globe-trotters minimalistes qui cherchent à atteindre le strict minimum, allant jusqu’à tenir compte du poids du sac : quand on doit porter toutes ses affaires lors d’un trek à l’autre bout du monde, il est normal qu’on veuille réduire leur poids au maximum.

J’aime particulièrement la phrase suivante de la bloggeuse Caro Hardy, qui voyage avec un sac de 19 litres : « Si vous ne portez pas quelque chose absolument tous les jours chez vous, il y a très peu de chance que vous le portiez en voyage : soit parce que vous n’en aurez pas besoin, soit parce que c’est moche, soit parce que ce n’est pas pratique ; quoiqu’il en soit, il y a une bonne raison. Donc pas la peine de prévoir pour tous les « au cas où » car c’est peu probable que vous en ayez réellement besoin, et si jamais ça arrive, vous pouvez toujours emprunter, louer ou acheter sur place « 

 

Un dernier conseil :

Faites une liste des affaires à emporter en vacances ! Ça parait tout bête mais vous économiserez

  • du temps : pour préparer vos affaires,
  • de l’argent : car vous ne rachèterez pas sur place ce que vous avez oublié
  • et du stress : si c’est noté, c’est toujours ça de libéré dans la tête !

Bonnes vacances !

 

 

 

 

 

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