Numérique : la fin du classement ?


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Nouveau document, Nouveau document(2), IMG0004952.jpg,  Sans titre,…    
Tous ces fichiers mystères qui trainent sur votre ordinateur, ça vous parle ?

Ca tombe bien, c’est justement le sujet aujourd’hui : comment faire pour retrouver un fichier facilement sur son ordinateur ? Avec la recherche par mot-clé, le classement est-il encore nécessaire ?

 

Le numérique a assurément beaucoup changé nos habitudes.

On lui prête d’ailleurs bien des avantages.

Vous vous souvenez de l’époque où on recevait tous nos documents par la poste, où il fallait faire développer ses photos puis les classer dans un album photo ?

En numérisant ses documents, on gagne de l’espace. Finies les piles de papiers qui s’entassent. Les démarches administratives sont en principe plus rapides et plus fiables.

Ce serait également plus écologique car on évite d’abattre des arbres pour la fabrication du papier. Attention tout de même, ce point n’est pas si évident si on considère la consommation en ressources nécessaire à la fabrication des appareils électroniques (mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

La numérisation permettrait également de gagner du temps.
Gagner du temps ? Oui, à condition que le document recherché soit bien identifié.

 

papiers-classer

 

Avant tout, on pense à bien nommer !

Quand on cherche un document, c’est vraiment énervant de devoir passer en revue pleins d’endroits possibles sur son ordinateur pour le retrouver. Surtout quand le document en question s’appelle « Doc1 ».

Première chose importante : bien nommer tous ses fichiers (photos, fichiers pdf, word, …) dès leur création ou import sur l’ordinateur. Et on le fait tout de suite ! Car si on se dit qu’on va s’en souvenir ou qu’on va le faire plus tard, il y a de grandes chances qu’on oublie. C’est d’ailleurs valable pour les fichiers informatiques mais aussi les dossiers et les favoris internet.

 

Quel nom définir ? Déjà il faut choisir un nom explicite.  Dans l’idéal il devrait être assez court mais si vous ne trouvez pas un intitulé clair en quelques mots, vous pouvez faire plus long (pas trop non plus !).

N’oubliez pas d’ajouter la date lorsque c’est nécessaire. Un exemple : si vous stockez vos avis d’impôt, indiquez bien de quel impôt il s’agit ainsi que l’année concernée. Ce sera ainsi plus rapide pour retrouver le bon avis.

Au sujet des dates, si vous voulez classer des documents de manière chronologique, préférez le format AAAAMMJJ, à faire figurer en premier dans le nom de votre document.

 

Et quand il y a beaucoup de documents à renommer ?

Un petit truc très simple pour vous y retrouver facilement dans vos photos numériques : renommer en masse les photos d'un même évènement.

Pas besoin d'un logiciel, c'est très simple :
1. Sélectionnez toutes les photos à renommer avec le même nom
2. Faire un clic droit / Cliquer sur Renommer
3. Saisir le nom souhaité (par exemple le lieu de vos vacances)
4. Appuyer sur "Entrée"
5. Vos photos sont toutes renommées d'un coup

renommer-photos

 

En indiquant un nom explicite à ses documents, on peut ainsi les retrouver plus facilement, par recherche de mots-clés.

 

Retrouver un document

Le système de classement par dossiers informatiques se calque sur le classement papier : pour retrouver un document, il faut parcourir le chemin, de dossiers en sous-dossiers jusqu’à trouver le fichier voulu.

Le principal problème de cette méthode de classement est qu’il n’y a donc qu’un chemin possible pour chaque fichier. Cette problématique se fait plutôt ressentir au niveau professionnel, lorsque vous avez à partager des documents avec plusieurs personnes mais pas pour les mêmes utilisations. Au niveau personnel, il peut également arriver qu’on hésite entre 2 dossiers différents pour classer un document.

En revanche, en réalisant une recherche par mot-clé, on retrouve immédiatement le ficher voulu, du moment qu’il a bien été nommé.

Mais la recherche de documents peut aller encore plus loin avec la LAD, la Lecture Automatique de Documents. Ce système permet de reconnaitre les informations présentes dans un document. La recherche peut donc se faire sur le titre mais également sur le contenu.

classement-informatique

 

Alors, on n’aurait plus besoin de classer ?

Si par une simple recherche on retrouve immédiatement le document voulu, faut-il continuer à classer ?

A mon sens, OUI sans hésiter. La recherche par mot clé est très pratique mais elle ne résout pas tout.

Tout d’abord, si vous n’avez pas correctement nommé un document, il sera impossible de le retrouver par une simple recherche.

De plus, comment faire le tri dans les documents qui vous sont encore nécessaires si vous n’avez pas une vision globale du contenu d’un dossier ? Le numérique ne prend pas de place physique mais il prend bien une place de stockage numérique. Si vous voulez faire du tri et éliminer les documents devenus obsolètes, il faudra penser par vous-même à tous les mots-clés concernés.

Alors que si par exemple vous classez tous vos avis d’imposition dans un même dossier, nommé « impôts », vous n’aurez qu’à supprimer les documents les plus anciens (car oui vous n’avez besoin de garder que les 3 derniers avis d’imposition, voir à ce sujet les durées de conservation, qui sont valables aussi numériquement).

L’avantage du classement ne concerne pas que le tri et l’archivage. Pour les photos notamment, c’est quand même sympa de pouvoir parcourir les dossiers de chaque séjour en vacances plutôt que d’avoir toutes les photos pêle-mêle dans un seul dossier.

Enfin, en saisissant un mot-clé, comment être sûr de bien visualiser tous les documents qui s’y référent ? Si par exemple vous devez monter un dossier avec plusieurs pièces jointes, tout regrouper au même endroit, dans un seul dossier, sera bien plus simple pour tout retrouver en quelques clics.

 

Le classement reste donc indispensable, mais pas n’importe comment.

 

Bien classer : définir une arborescence…

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être compréhensible et intuitif.

Si vous partagez des documents à plusieurs, en entreprise notamment, un bon classement permet de retrouver directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

 

arborescence

Pour organiser ses photos et documents, on commence par créer des grandes catégories. Il n’existe pas d’arborescence idéale, celle-ci doit être adaptée à la situation de chacun.

Ces dossiers ne concernent pas seulement les documents à stocker mais aussi ceux en cours d’utilisation. On peut ainsi créer un répertoire « en attente de », un répertoire « à faire »,…

 

Puis classer !

Si vos catégories sont bien définies, le classement sera très facile.

Si vous hésitez entre plusieurs catégories, demandez-vous à quoi va servir ce document ? Pourquoi vous le gardez ?

On peut créer à tout moment un nouveau dossier si nécessaire, après avoir vérifié qu’un dossier adapté n’existe pas déjà.

Parfois vous vous retrouverez peut-être avec un seul fichier dans un dossier. Ce n’est pas très grave si cela vous permet de facilement le retrouver.

Et pour les documents très peu utilisés et qui semblent inclassables, la recherche par nom permet de les retrouver plus facilement si on ne se souvient plus où on les a rangés.

Enfin, évitez d’avoir trop de niveaux de sous-dossiers sinon le chemin d’accès sera trèèès long.

 

Et pour les photos ?

Pour les photos, vous pouvez consulter l'article suivant :

Comment classer des photos numériques

recherche-photo

 

Pour toutes les raisons évoquées, le plus perfectionné des outils de recherche n’égalera jamais un bon classement. On peut plutôt dire qu’ils sont complémentaires.

L’arborescence, en répartissant nos données par grands thèmes, donne une structure comme on en trouve dans les magasins ou les bibliothèques.

La recherche quant à elle permet soit de gagner du temps sur un document précis, soit de traquer un document perdu.

Si pour un particulier, la différence se fait plutôt au niveau du confort de recherche, pour une entreprise le sujet est beaucoup plus sensible. La gestion des données en entreprise est en effet cruciale. Mais ça, c’est un autre sujet…

 

 

 

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25/03/2022

Les souvenirs : comment les trier et les organiser ?

Photos-souvenirs

Les souvenirs sont à eux seuls tout un sujet quand on parle de tri et de rangement. Comment choisir quels souvenirs garder ? On ne parle pas ici d’objets du quotidien qui peuvent facilement être remplacés mais d’objets uniques, de doudous, de photos, de dessins,… qui ne pourront plus se retrouver si on vient à les perdre. Alors la décision de s’en séparer est encore plus difficile que pour les autres objets de type « au cas où ».

Pourtant, nos logements ne sont pas des musées et les personnes sentimentales peuvent avoir bien du mal à caser leurs nombreux souvenirs au fil des années.

 

Qu’est-ce qu’un souvenir ?

La question peut sembler anodine. Pourtant, le souvenir peut prendre de multiples formes. Les souvenirs regroupent les photos mais aussi les objets qui nous rappellent un proche, les souvenirs de voyages, les souvenirs d’enfance,…        
 

En fait, n’importe quel objet peut potentiellement devenir un souvenir.

 

coffre à souvenirs

 

 

Généralement on achète des objets pour leur utilité : un livre pour le lire, un vêtement pour le porter, … Mais si ces objets sont liés à un évènement particulier de notre vie, ceux-ci risquent bien de devenir pour nous des souvenirs à conserver à vie afin de se remémorer ce fameux évènement ou moment.

Les objets ont un fort pouvoir pour nous rappeler des souvenirs. Il suffit de les voir pour se remémorer instantanément un évènement.

 

 

Quels souvenirs garder ?

En premier lieux, on peut se demander si le souvenir associé à un objet est vraiment un moment heureux.

C’est le moment de vous parler de la méthode de Marie Kondo si vous ne la connaissez pas encore. Marie Kondo est une japonaise spécialiste du rangement qui a écrit plusieurs livres à succès sur le sujet et a même sa propre série sur Netflix. Si l’originalité de sa méthode peut parfois prêter à sourire, je la trouve très pertinente pour les objets sentimentaux.

Le grand principe est très simple : demandez-vous pour chaque objet si vous ressentez de la joie quand vous le touchez ? (sa méthode ne se résume bien entendu pas à ce principe, voir cet article à ce sujet)

Pour ma part, autant seul le rationnel est impliqué pour les objets du quotidien, mais pour les souvenirs c’est vraiment ce critère de joie que je prends en compte.

Quand je fais le tri des dessins de ma fille ou de mes photos, je ne garde quasiment que ceux qui me font sourire à leur vue : sourire car je me souviens du moment où la photo a été prise, sourire car ma fille a dessiné notre chat qui dort et que je trouve ça juste trop mignon,…

Car ce sont CES moments dont je veux me souvenir !

 

dessin enfant rangement

 

Mais il ne s’agit ici que de mon point de vue personnel, à vous de définir vos critères de choix, et surtout la place que vous souhaitez allouer à vos souvenirs.

 

Comment les organiser ?

En intervention, je retrouve très souvent tous ces objets souvenirs disséminés un peu partout dans les pièces de la maison.

 

Pour les ranger il y a 2 solutions :

  1. Soit ils ont une seconde fonction, par exemple ils servent de décoration ou ils sont utiles au quotidien.

Dans ce cas leur place est toute trouvée. Cela ne marche que si vous utilisez vraiment l’objet concerné.

Un exemple : vous adorez une tasse achetée lors d’un voyage. Sa fonction « tasse » la fait en toute logique aller dans la cuisine.

 

objets souvenirs rangement

 

Mais si vous ne l’utilisez jamais car vous avez trop peur de la casser, sa place n’est pas au fond du placard de la cuisine avec les autres tasses car cela ne vous fait que perdre de la place et vous risquez quand même de la casser en cherchant une autre tasse. Elle n’a donc que la fonction « souvenir », ce qui nous amène à la seconde solution :

                                                                                                                                                                                                

  1.  Soit ils n’ont « que » la fonction de souvenir

C’est le cas avec mon exemple de tasse ci-dessus, mais c’est également valable pour des vêtements que vous gardez en souvenir mais que vous ne portez plus, ou tout autre objet de la sorte.

Inutile en effet d’encombrer encore plus votre garde-robe avec des vêtements que vous ne portez de toute façon pas.

 

On en vient au problème du stockage : tout ça c’est bien beau mais on les met où alors tous ces objets ? Très souvent on ne sait jamais vraiment quoi en faire et ils se retrouvent disséminés un peu partout dans la maison.

 

Le plus simple est de les regrouper et de créer une ou plusieurs boites à souvenirs. L’important est d’avoir un endroit spécifique pour les souvenirs, pour ne pas les mélanger avec les objets du quotidien. Vous pourrez ranger ces boîtes dans des endroits peu accessibles, par exemple dans la partie la plus haute des placards.

 

boite à souvenirs

 

Pour résumer :

  • Utilisez le critère de la joie pour faire du tri : si un souvenir vous rend heureux, il doit être gardé.
     
  • Si vous trouvez que vous avez encore trop de souvenirs, définissez une limite physique de stockage et ne gardez que les meilleurs.
     
  • Si un souvenir a une fonction utile, rangez-le à l’endroit où il sert, sinon regroupez vos souvenirs dans une ou plusieurs boîtes.

 

 

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Tout en ordre

07/10/2021

Pourquoi on se sent bien quand on range ?

La satisfaction d’avoir bien travaillé, le sentiment d’avoir rangé sa tête, le soulagement face à la tâche qu’on repoussait sans arrêt : assurément, si se mettre à ranger est difficile, une fois le travail terminé, on se sent bien mieux. Pour autant, un peu de méthode est tout de même nécessaire pour rester efficace et ne pas se démotiver.

 

Il y a un effet très psychologique dans le rangement

Quand on range son logement, clairement on range sa tête : devoir retenir systématiquement où chaque objet se trouve peut être épuisant. Dans un endroit rangé, chaque chose a une place logique, de préférence par catégorie ou par type d’utilisation. Cela crée un ordre agréable et libérateur.

En fait, une maison rangée c’est un peu comme un magasin (pas dans la quantité bien sur mais dans la praticité). Pour peu que vous connaissiez déjà un peu un magasin, vous trouvez tout de suite n’importe quel produit car tout est organisé par catégorie.

Dans un logement rangé c’est pareil : on ne perd pas de temps à chercher ses affaires. Quand tout est organisé on sait immédiatement où se trouve chaque objet. Voilà à mon sens le but ultime du rangement ! On libère son mental pour des choses plus importantes que se souvenir où on a rangé tel papier ou tel objet.

 

 

Le désordre amène de la culpabilité, ranger amène de la sérénité.

On perd du temps, on perd de la place, on perd en qualité de vie,… et forcément on culpabilise car on sait qu’on doit ranger.

Comme pour toute tâche que l’on n’aime pas faire, le plus dur est de s’y mettre. Mais une fois lancé, le sentiment libérateur motive à continuer car on voit son action bénéfique.

Ranger peut d’ailleurs avoir un côté amusant : comme dans un jeu de piste, en allant au fond des placards on retrouve des objets donc on avait totalement oublié l’existence !

Notre maison est souvent le seul endroit sur lequel on a prise, le seul endroit qu’on peut maitriser. C’est à nous de la gérer et d’en faire ce dont on a envie. Il est donc important de s’y sentir bien, en sécurité et en confiance. Quand ce n’est pas le cas, on a tendance à la fuir, à sortir beaucoup pour éviter de s’y confronter.

 

Une maison qui rassure
Savez-vous que les femmes sont beaucoup plus nombreuses à faire appel à un coach en rangement que les hommes ? D’où vient un tel écart ? 
Patrick Estrade, psychologue et psychothérapeute amène peut-être un élément de réponse dans son livre "La maison sur le divan" :
Pour lui, les femmes,
plus que les hommes, ont besoin d'être sécurisées et renforcent donc leur lien avec leur lieu d'habitation, car un logement est source de sécurité.

 

Faire du tri c’est faire des choix

Difficile de parler de rangement sans parler de désencombrement. Car le rangement de fond va bien de pair avec le tri : on décide quels objets vont rester, quels objets vont partir. Le rangement n’est pas seulement une organisation de l’espace. En faisant des choix on se focalise sur nos priorités, sur ce qui compte pour nous. Après le tri, il ne reste en principe que des objets auxquels on tient, qui sont importants pour nous.

 

Tout est plus facile dans une maison rangée

Une maison rangée produit des effets positifs sur le long terme

Quand tout est bien organisé, un « mini fouillis » est rangé en quelques minutes. On sait parfaitement où doit aller chaque objet qui n’était pas à sa place et c’est donc très rapide. Car le rangement ne signifie pas forcément que tout soit parfaitement aligné, sans rien qui traine, comme on peut voir dans des magazines (ou sur instagram !). A vous de trouver votre propre signification d’un logement rangé et de l’appliquer.

 

 

 

Le ménage est simplifié

Argument imparable pour qui n’aime pas faire le ménage : quand tout est rangé, les surfaces et les sols sont dégagés, tout est plus accessible et le ménage est beaucoup plus facile et rapide.

En parlant de ménage, celui-ci peut également être agréable et faire du bien. Pas de la même manière que le rangement mais plutôt en complément.

Dominique Loreau, auteur française adepte du minimalisme et de la simplicité, en a d’ailleurs fait tout un livre intitulé « faire le ménage chez soi, faire le ménage en soi ». Pour elle, faire le ménage apaise par ses gestes répétitifs. On se libère l’esprit et une fois la maison propre, on a la satisfaction d’avoir accompli complètement une tâche.

 

menage

 

J’aime beaucoup son approche positive : elle prône de ne pas voir le ménage comme une corvée mais d’en reconnaitre son utilité. Tout est question d’état d’esprit !

 

"Le secret du bonheur n'est pas de faire ce que l'on aime, mais d'aimer ce que l'on fait"

J.M. BARRIE

 

Mais revenons au rangement, car comme le dit Dominique Loreau, toujours dans ce même livre, « faire le ménage sans ranger, c’est comme mettre un pansement sur une blessure, cela ne résout pas le problème. »

 

Ranger fait du bien à condition d’y mettre un peu de méthode

On sort tout, plein d’élan, motivé à fond. Puis face au bazar qui règne après avoir vidé les placards, la motivation cède à la panique et au désarroi face à l’ampleur de la tâche. Ca vous parle ?

Il y a quelques pièges classiques qu’il vaut mieux éviter sous peine de tout remettre en place tel quel et donc empirer la situation.

Par quoi on commence ?

De la motivation c’est très bien ! Malheureusement cela ne suffit pas toujours.

Si vous faites du tri seul(e) je vous recommande plutôt de commencer par un endroit "facile" pour vous, histoire de vous mettre dans le bain. Marie Kondo préconise pour sa part de commencer par les vêtements, pourquoi pas…

Si vous vous faites accompagner par un professionnel, pour ma part je demande toujours quel est l'endroit qui vous gêne le plus au quotidien et on commence par là. Ainsi le résultat est tout de suite visible même après une séance. Attention, je ne préconise pas  d’adopter cette stratégie sans accompagnement  car si vous n’arrivez pas au bout, vous perdrez toute motivation pour un bout de temps.

 

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Un bon rangement de fond pour une tenue durable dans le temps

Quoi qu'il en soit, un bon tri prend forcément du temps mais il faut voir l'investissement à long terme. On fait donc les choses par étape et de manière réfléchie. Si les choses sont bien organisées, vous gagnerez du temps en permanence et rentabiliserez donc vite le temps passé à trier et organiser votre logement.

 

Un autre réflexe fréquent qui peut être une mauvaise idée : acheter des boites de rangement avant de ranger. Difficile de savoir à l’avance ce dont vous aurez besoin. Prenez bien les mesures des meubles pour bien optimiser tout l’espace : ce serait dommage qu’une boite ne rentre pas pour 2 malheureux centimètres de trop.

Evitez également de chercher à remplir à tout prix tous les espaces.

Avec tout ça, plus d’excuses pour ne pas s’y mettre ;)

 

 

 

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20/01/2018

Rangement et désencombrement : avant / après

coach-rangement-avant-apres

Pourquoi je ne publie pas souvent d'avant/après ?

Quand un "chantier" est terminé, quelle joie tant pour le client que pour moi de voir l'espace épuré et bien organisé ! Et pourtant, quand je regarde ensuite les photos avant/après (les rares fois où je pense à en prendre…), quelle déception.

Bien sûr, on voit que c'est mieux après (encore heureux hein !) mais je trouve systématiquement que les photos ne retranscrivent de loin pas tout le travail réalisé.

 

vaisselier avant apres

 

Le rangement n'est pas qu'une question d'esthétisme

 

Quand j’explique ce que je fais, je précise souvent que je ne suis pas là pour juste aligner des objets sur une étagère. Le vrai rangement va bien au-delà du fait de placer des objets dans des meubles.

Le point le plus important que je veux transmettre quand j’interviens chez quelqu’un est de rendre l’endroit plus pratique, pour qu’il reste rangé. Cela signifie que les objets iront en priorité dans un endroit pratique, en fonction de leur utilité. On ne cherche pas à caser le plus de choses dans les placards, mais bien à ré-agencer l’ensemble pour le rendre plus fonctionnel.

Prenons l’exemple des livres : l’esthétique voudrait que les livres soient classés par taille ou par couleur. Mais comment retrouver rapidement un livre lorsqu’ils sont tous mélangés ?

En fonction des besoins du client, je privilégie alors souvent le classement par catégorie, Le rendu est moins joli mais il a le mérite de donner un aperçu direct des types de livres qu’on possède en plus grand nombre (et croyez-moi, on a ainsi souvent de sacrés surprises), mais il permet également de retrouver très vite le livre voulu.

 

bibliotheque-avant-apres

 

Un rangement à deux vitesses

 

Il peut arriver qu’en une séance de 2-3 heures, on élimine très rapidement beaucoup de choses (en général les cassettes VHS, les vêtements, ou encore les bibelots). Dans ce cas, le rendu avant/après est facilement impressionnant en très peu de temps.

Si on s’attaque en revanche aux papiers, une seule pile peut prendre beaucoup de temps si aucun système de classement n’est encore en place.

Le rendu avant/après est donc déconnecté du temps passé à ranger.

A cela s’ajoute la difficulté que qu’on peut éprouver à prendre des décisions. Tout le monde n’est pas égal face à l’attachement aux objets et cela peut dépendre de beaucoup de facteurs, notamment son passé et sa personnalité.

 

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On ne se rend pas toujours compte de la situation initiale

 

Lors de mon premier salon en tant qu’exposant il y a quelques mois, j’ai affiché quelques photos sur mon stand pour illustrer mon travail (bien que je ne trouve pas le rendu suffisamment explicite pour les raisons précédemment évoquées).

Sur ce salon, on m’a plusieurs fois demandé si les photos AVANT n’étaient pas mises en scène ? Le ton était souvent dans le style « allez, entre nous, vous avez en avez quand même rajouté, ça ne pouvait pas être à ce point en désordre avant ? ».

 

armoire-avant-apres

 

Outre le fait que ce genre de remarques peuvent vexer les vrais bordéliques (appelons un chat un chat), je trouvais cela vexant pour moi aussi : je ne me vois vraiment pas demander à un client d’en rajouter un peu, histoire d’avoir une jolie photo.

Je n’en vois clairement pas l’intérêt et ce ne serait pas professionnel du tout ! De plus, pourquoi en rajouter exprès alors que le but est justement de ranger ?

 

L’important est d’améliorer le quotidien des gens

 

Les personnes ayant besoin d’une aide pour s’organiser et ranger savent bien à quel point on peut se laisser déborder.

Les photos « avant » traduisent un mal être et une perte de contrôle dans son propre logement.

Lorsqu’un chantier est terminé et que je montre les photos « avant » au client, la réaction est toujours très vive. On oublie très rapidement à quel point la situation était grave au départ.

Cela conforte dans le fait que non, être bordélique n’est pas une fatalité !

 

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