Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.

Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

• Les documents courants : factures, courriers, devis,…
• Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
• Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

• Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
• Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

• Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

• Banque (prêts, contrats)

• Fournisseurs (accords, contrats,…)

• Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

• Immobilier (bail, loyer, achat)

• Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

• Partenaires  (comptable, syndicats, …)

• Assurances (contrats, échéances)

• Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

Documentation courante :

• Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

• Documents fiscaux à classer par type d’impôt

• Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

• Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

• Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

• Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

• Documentation produits à classer par produit

• Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

• le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
• le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
• la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »
• …

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

• Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

• La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

Qu’est-ce qu’une maison rangée pour vous ? Nous avons tous un rapport au rangement différent.

Que vous fassiez appel à un coach en rangement ou que vous vous lanciez vous-même dans une grande session de rangement, la première étape est de vous demander quel est votre but ?

En effet, entre devenir minimaliste ou juste pouvoir circuler correctement dans votre maison, le rangement et surtout le désencombrement ne se feront pas du tout de la même façon.

Votre curseur actuel ?

Chaque personne est différente et notre intérieur est sans doute l’endroit dans lequel nous sommes le plus naturels. Il traduit parfois notre état d’esprit (on dit qu’une maison encombrée vient d’un esprit encombré) et reflète notre histoire et notre mode de vie.

Notre enfance et les habitudes de nos parents peuvent également influencer notre positionnement naturel.

Je dis bien « peuvent » car être accumulateur ou au contraire hyper souple de la poubelle n’a rien d’héréditaire. Lorsque j’avais une dizaine d’années, je m’amusais déjà à ranger le grand placard mural de la maison (vous savez, ce grand fourre-tout où l’on met tout ce qui n’a aucune place attitrée). Je savais quels objets étaient utilisés ou non dans la maison et j’aimais faire du tri, enlever tout ce qui n’était jamais utilisé puis remettre les affaires utiles bien en place dans un placard dont on pouvait enfin apercevoir la couleur du fond (ce qui n’était pas forcément une bonne chose, vu la couleur mais bref).

Je ne vais pas vous raconter ma vie plus longtemps, tout ça pour vous dire qu’il est possible d’aimer désencombrer et ranger dès l’enfance.

A l’inverse, j’ai plusieurs fois aidé des personnes qui n’arrivaient pas à s’organiser et à maintenir un intérieur rangé alors que la maison de leurs parents était toujours impeccable.

Et vous, où placez-vous votre curseur actuel ?

Votre objectif ?

En quelques années d’activité, j’ai rencontré des personnes ayant un niveau de désordre et d’encombrement très important mais j’ai également aidé des personnes qui étaient plutôt bien organisées mais qui souhaitaient vraiment tendre vers le minimalisme (à la française hein, on ne parle pas de vivre avec moins de 100 objets). Je ne vous cache pas que la proportion des personnes très encombrées est bien plus fréquente, mais on voit tout de même que d’une personne à l’autre, l’objectif de rangement n’est pas le même.

Une personne souffrant d’encombrement chronique va simplement vouloir retrouver l’espace perdu par tout ce qu’elle a amassé, alors qu’une autre aura un intérieur plutôt agréable mais souhaite déménager pour plus petit et donc réduire ses possessions. L’objectif peut aussi être de se simplifier le ménage ou d’avoir un intérieur plus esthétique au lieu d’avoir du désordre sous les yeux en permanence.

Pour atteindre son but, le rangement, comme toute chose, peut s’apprendre. Nous avons de base notre tempérament, notre logique qui peut nous convenir  (parfois durant un temps seulement), mais qui peut nous pourrir la vie également. A cela s’ajoutent des évènements de la vie, joyeux ou malheureux qui font que nous avons besoin de changer.

Vous voulez désencombrer, réduire, organiser, ranger ?

Demandez-vous d’abord pourquoi vous voulez faire ça, quelles en sont les raisons ?

Vous en trouverez sans doute plusieurs : gagner du temps pour être moins stressé, faire de la place pour pouvoir faire une activité qui vous tient à cœur, … Plus votre but est précis, plus vous serez motivés dans votre quête.

« Ne plus vivre dans le désordre » n’est pas un but assez précis. 

Visualisez votre logement idéal : à quoi ressemble-t-il ? Est-il très épuré ? Est-il bien rempli ? Quelles sont les catégories d’objets auxquels vous tenez absolument ? Pourquoi ?

Toutes ces questions ont pour but de vous motiver et de vous guider dans vos choix : le nombre d’objets dont on se sépare n’est pas le même si l’on veut juste retrouver un peu d’ordre ou si l’on veut  totalement revoir notre mode de vie.

Dernier aspect : l’influence des médias

Les magazines et sites de décoration savent bien nous vendre de jolis intérieurs, où la vie a l’air si paisible (quoiqu’un peu terne parfois quand tout est trop maitrisé et vide).

Outre la décoration, on peut également se laisser influencer par la « culture locale ».

Il y a toujours eu une approche culturelle sur ce à quoi doit ressembler un logement au niveau du rangement et de l'organisation :

Par exemple au japon et plus généralement en Asie, la vision animiste notamment popularisée par Marie Kondo (même si elle n'est peut-être pas généralisée) nous touche difficilement en Europe. Etre animiste signifie qu’on considère que les êtres vivants et les objets ont une âme. Dans la série Netflix sur le rangement, on voit ainsi Marie Kondo prendre quelques minutes pour remercier la maison. Elle remercie également les objets qui vont sortir de la maison.

De manière locale ou internationale on retrouve également des tendances, notamment aux Etats-Unis. La perfection visuelle est un objectif qui nous semblerait difficile à atteindre chez nous. On le voit notamment chez certaines home organisers américaines (The Home Edit en est l'exemple parfait) ou encore dans la mode du shelfie, contraction de selfie et shelf (étagère en anglais). Faire un shelfie  consiste à prendre sa bibliothèque en photo.

© Jon Dowland

Chez les gens que j'aide, je travaille sur l'aspect visuel mais pas à ce point-là :).

Plus récent, le cluttercore se veut l’inverse du minimalisme. Là, plus un intérieur est chargé en bibelots et objets en tout genre, mieux c’est. Le but est de donner un aspect chaleureux à la pièce, contrairement au minimalisme qui risque de donner une ambiance froide et impersonnelle.

Enfin, le dernier aspect concerne évidement le type de logement occupé. On ne meuble pas de la même manière un studio parisien et une maison de famille à la campagne. Sans vouloir enfoncer des portes ouvertes, cela influencera forcément votre objectif idéal.