Petites astuces pour voyager léger


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La valise est déjà archi pleine et vous avez encore l’impression d’avoir oublié quelque chose ?

On emmène très souvent bien plus d’affaires que nécessaire, « au cas où ». Pourtant le constat est le même chaque année : on ne met que la moitié de ce qu’on a emporté.

Que ce soit en prévision de TOUTES les éventualités ou pour être sur de retrouver son confort habituel en vacances, il est difficile de se restreindre.

 

Pourquoi emmener moins d’affaires ?

Faire l’effort de limiter sa charge de bagages comporte bien des avantages :

La raison la plus évidente : voyager léger est bien plus pratique. Ok, les valises à roulettes soulagent un peu mais une grosse valise + un gros sac à dos + un sac à main, ça fait beaucoup.

Les vacances ne sont pas forcément le moment où on a vraiment envie de faire du sport, donc limiter son encombrement pour le déplacement c’est toujours appréciable.

Si vous prenez l’avion, ça vous coutera également moins cher : un exemple très courant (et qui m’est déjà arrivé) : vous prenez un vol avec une compagnie low-cost, pas très cher, avec un bagage en soute. MAIS vous avez dépassé le poids autorisé. Conséquence : plus de 40€ de supplément pour 3 malheureux kilos de trop…

Vous gagnez également en temps si vous parvenez à vous contenter d’un bagage à main : pas d’enregistrement

 

Comment faire concrètement ?

Il y a plein de petites astuces pour limiter le volume et la quantité de ses affaires.

On peut commencer par faire un effort sur les vêtements qui représentent généralement une part non négligeable du volume de bagages.

Miser sur les tenues mixtes faciles à assortir et superposables : tout doit aller avec tout pour limiter au maximum les doublons. Privilégiez les tenues qui se superposent facilement

Pour les chaussures, votre paire la plus confortable, de type baskets, est souvent suffisantes (à moins que vous ne fassiez les chemins de Compostelle, vos grosses chaussures de randonnées ne sont pas forcément indispensables).

Pour les accessoires et produits d’hygiène, pensez shampoing solide (en plus ça évite les « accidents de shampoing »), n’emportez  que le strict minimum. Pour ma part, je n’emporte pas de bijoux et je limite mon maquillage à un crayon pour les yeux, mais cette notion de strict minimum est assez personnelle.

Vous pouvez éventuellement laver sur place avec un savon solide si votre séjour est long.

Les serviettes en microfibre sont ultra fines et font gagner énormément de place.

Pensez aussi à réduire le contenu du sac à main, qui pourrait être remplacé par une petite pochette qui se glisse facilement dans un de vos bagages. C’est particulièrement important si vous prenez l’avion car votre sac à main compte pour un bagage à main !

 

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez prendre exemple sur les voyageurs minimalistes

Vous cherchez à réduire encore plus vos bagages ? Il existe des voyageurs globe-trotters minimalistes qui cherchent à atteindre le strict minimum, allant jusqu’à tenir compte du poids du sac : quand on doit porter toutes ses affaires lors d’un trek à l’autre bout du monde, il est normal qu’on veuille réduire leur poids au maximum.

J’aime particulièrement la phrase suivante de la bloggeuse Caro Hardy, qui voyage avec un sac de 19 litres : « Si vous ne portez pas quelque chose absolument tous les jours chez vous, il y a très peu de chance que vous le portiez en voyage : soit parce que vous n’en aurez pas besoin, soit parce que c’est moche, soit parce que ce n’est pas pratique ; quoiqu’il en soit, il y a une bonne raison. Donc pas la peine de prévoir pour tous les « au cas où » car c’est peu probable que vous en ayez réellement besoin, et si jamais ça arrive, vous pouvez toujours emprunter, louer ou acheter sur place « 

 

Un dernier conseil :

Faites une liste des affaires à emporter en vacances ! Ça parait tout bête mais vous économiserez

  • du temps : pour préparer vos affaires,
  • de l’argent : car vous ne rachèterez pas sur place ce que vous avez oublié
  • et du stress : si c’est noté, c’est toujours ça de libéré dans la tête !

Bonnes vacances !

 

 

 

 

 

Astuces rangement et organisation

 

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15/12/2021

J’achète trop, HELP ! Deux conseils pour acheter moins

achats-compulsifs

Lorsqu’on désencombre, on fait souvent le même constat : comment a-t-on pu accumuler tellement ?
S’en suit alors un sentiment de culpabilité, de gâchis et d’argent jeté par la fenêtre.

Entre les ustensiles de cuisine qui n’ont jamais servi et les vêtements qui portent encore l’étiquette du magasin, il y a de quoi se sentir perplexe. Pourquoi achetons-nous tellement ?
Tout d’abord, on dédramatise : les erreurs d’achat arrivent à tout le monde. Le plus important est de s’en rendre compte et de comprendre ce qu’il s’est passé.

 

Pourquoi on achète trop ?
 

Deux types de facteurs sont à prendre en compte : les facteurs propres à soi et les facteurs externes.

Au niveau externe, il faut bien garder en tête que les grands groupes industriels utilisent des techniques de vente de plus en plus performantes.

 

"Quand à la société d'hyperconsommation, son objectif n'est pas de répondre à nos besoins mais de les faire naitre, et d'en susciter de nouveaux, encore et encore"
Hideko Yamashita – DanShaRi, L’art du rangement

 

Le « neuromarketing » se base sur la recherche scientifique sur le fonctionnement cérébral, dans le but de nous persuader d'acheter leurs produits. Limiter ses achats à ce dont on a réellement besoin est donc de plus en plus difficile.


Quelques exemples :

  • « Plus que quelques heures pour bénéficier de cette offre ! »
    «Stock limité, il n’y en aura pas pour tout le monde »
    Naturellement l’humain n’aime pas perdre. C’est pourquoi vous voyez souvent des offres très intéressantes et limitées dans le temps.
  • Les visages attirent plus le regard que les objets. Encore plus subtil : si le visage regarde le produit qui se trouve à côté de lui, le regard est alors attiré vers l’objet en question. Le visage doit être de préférence souriant, et si c’est un visage de bébé, jackpot !

neuromarketing

 

  • Nous aimons tous gagner de l’argent. C’est pourquoi on voit si souvent des offres avec le prix initial barré, suivi d’une belle remise. Même si un autre produit à priori équivalent vaut un peu moins cher mais n’est pas soldé, nous allons naturellement envisager celui soldé car nous considérons que nous « gagnons » de l’argent en achetant un produit soldé.

 

L’efficacité des ces techniques (démontrée grâce à des expériences scientifiques) est aussi due au fait que nous trouvons une satisfaction personnelle à faire des achats :

Les publicités promettent une vie meilleure, voire parfaite, et acheter permet de se projeter dans un imaginaire idéal, d’être quelqu’un d’autre ou de chercher la reconnaissance sociale.

Enfin, faire du shopping sans but particulier peut être un moyen de diminuer le stress ou les émotions négatives, du moins dans l’immédiat car l’excitation de l’achat est souvent de courte durée. Cela peut également être vu comme une distraction pour éviter de s’ennuyer ou de se confronter à ses problèmes.

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Conseil n°1 : repousser l'achat pour se donner le temps de réfléchir
 

La, on va s'attaquer aux achats compulsifs.
Par compulsifs, j’entends ici les achats non réfléchis qui sont regrettés par la suite. La première chose à faire est justement de se donner le temps de réfléchir à nos réels besoins.

Dans son livre « Vivre simplement pour vivre mieux », Philippe Lahille conseille d’avoir toujours un petit carnet sur soi (ou son téléphone) pour y noter ce qu’on veut acheter, et s’imposer quelques jours de réflexion .

Bien sur, ça peut être frustrant d'attendre alors que l'objet convoité se trouve sous nos yeux.

Mais quand on sait que d'après Philippe Lahille, après une semaine de réflexion, 70% des ces achats seront ainsi évités, ça motive déjà plus.

Pour les 30% restants, les quelques questions suivantes permettent encore de faire du tri, de vérifier l’utilité du produit voulu et de faire des comparaisons :

âž¡ Est-ce que je l'ai déjà ? Fait-il doublon avec un objet que je possède déjà ?
âž¡ Est-ce que je peux l'acheter d' occasion ou l’emprunter ?
âž¡ En ai-je vraiment besoin? Vais-je vraiment l'utiliser ?
âž¡ Va-t-il durer dans le temps ?
âž¡ Où vais-je le ranger ?

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La peur de manquer pousse à acheter toujours plus que nécessaire. Lorsqu’on achète de manière consciente, on arrive généralement mieux à prendre en compte ses besoins réels.
 

Si après un délai de réflexion vous avez toujours envie d’acheter un objet, allez-y !

 

Conseil n°2 : trouver la cause de ces achats compulsifs
 

Vous vous rendez compte que vous avez à nouveau acheté plusieurs objets sur un coup de tête ?

Je dis bien plusieurs car il ne faut pas non plus être trop sévère avec soi-même, un achat coup de cœur de temps en temps est toujours possible !
Dans ce cas on peut noter pourquoi on a craqué afin d'identifier les causes et d’agir dessus.

Il y a également les erreurs d’achat : on pensait vraiment que tel objet serait une bonne idée mais après utilisation il n’est pas pratique, ne s’intègre pas bien dans le décor, ne vous va pas,…
Même en ayant réfléchi en amont, on ne peut pas toujours penser à tout, ça arrive, tant pis.

Enfin, si la raison est une tentation trop forte, vous pouvez adopter des gestes simples pour les éviter, par exemple :

âž¡ Mettre un stop pub sur votre boîte aux lettres,
âž¡ Éviter de faire les magasins sans but précis,
âž¡ Vous désabonner des catalogues
âž¡ …

 

Pour conclure, on déculpabilise et on n'oublie pas que "pour être utile, un objet doit être utilisé" (Francine JAY)

 

 

 

 

 

 

 

 

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02/09/2021

Comment concilier enfants et rangement ?

concilier enfants et rangement

On peut être désordonné de nature mais l’arrivée d’un ou plusieurs enfants complique de manière certaine la tâche. C’est d’ailleurs souvent avec un enfant en plus qu’on cherche à améliorer son organisation car cela devient juste indispensable. Bref, le rangement est inévitablement plus compliqué quand la famille s’agrandit. Mais je vous rassure tout de suite : il y a des solutions !

 

Le rangement est inévitablement plus compliqué avec des enfants

Si vous étiez ordonné(e) avant d’avoir des enfants, ce n’est peut être plus le cas. Si vous ne l’étiez pas, je ne pense pas trop m’avancer en disant que c’est pire maintenant. Car il y a plusieurs raisons à cette difficulté à maintenir la barre.

 

On en parle de tous les objets qui arrivent avec un enfant ?

Forcément qui dit enfant dit la montagne d’objets qui vont avec, et cela dès la naissance. Au début le matériel de puériculture est plutôt encombrant mais temporaire. Par contre quand on arrive aux jouets qui se multiplient et se miniaturisent avec l’avancée en âge de l’enfant, c’est un autre challenge. Même en faisant du tri régulièrement, il y a forcément beaucoup de choses à traiter en plus et donc plus à ranger.

On peut limiter les jouets à une chambre ou une pièce dédiée si c’est possible mais on se rend généralement vite compte que les enfants aiment jouer à l’endroit où nous sommes: la pièce à vivre.  Même si les jouets restaient sagement dans leur chambre, il faudrait plusieurs années pour qu’un enfant range seul, de manière autonome sans avoir besoin de « faire l’inspecteur » régulièrement.

 

Ranger ses jouets

 

On a moins de temps à octroyer au rangement.

Même avec la meilleure organisation, ranger demande un peu de temps. Et du temps, justement vous n’en avez plus autant ! Si avant vous n’aviez que vous à gérer, ce temps est révolu pour quelques années. Sans enfant, il suffit de ranger vos propres affaires et de vous occuper de vous. Avec des enfants, il faut également s’occuper d’eux, c’est autant de temps en moins pour ranger.

 

Mais surtout, ça fait plus de monde qui met le désordre !

Si vous sortez des objets dont vous avez besoin, votre enfant aussi. Quand ils sont petits, c’est d’ailleurs impressionnant de voir la vitesse à laquelle ils arrivent à sortir plein de choses en seulement quelques minutes.

 

Pire, si vous n’êtes pas très ordonné, les enfants suivent votre exemple et risquent bien de faire pareil. Donc si le rangement n’est pas votre point fort, il y a de grands risques que le désordre soit exponentiel avec le nombre d’enfants.

 

Pourtant, les logements des familles nombreuses ne sont pas forcément dans un bazar indescriptible. L’avancée du désordre n’est donc pas en lien direct avec le nombre d’enfants. C’est plutôt rassurant, cela signifie que OUI, il y a des solutions !

 

 

 

ranger-chambre-enfant

 

Comment limiter la casse ?

Comme tout changement dans une vie, il faut du temps pour s’adapter et retrouver un équilibre. De plus chaque période de l’enfance amène des contraintes différentes.

 

Un rangement bien adapté

Vous êtes-vous déjà demandé comment font les maitresses et maitres d’école maternelle pour que la classe ne soit pas dans un état proche du chaos à la fin d’une journée avec une trentaine d’enfants ?

Si vous observez bien la classe, vous verrez toujours des contenants bien identifiés, à hauteur des enfants et donc facilement accessibles. Ça parait basique mais ce n’est pas forcément évident d’aménager une chambre d’enfant en se mettant à la place de l’utilisateur principal. Pourtant c’est bien lui qui devra ranger (avec votre aide éventuelle).

Les hauteurs sont très pratiques pour mettre hors de portée tout ce qui ne doit pas être sorti sans votre autorisation. Mais attention, vous devrez ensuite ranger vous-même tout ce que vous aurez choisi de mettre en hauteur. Donc si vous voulez vous réduire la tâche, mieux vaut bien réfléchir à ce que vous allez y ranger.

 

 

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Un exemple : quand j’aide un parent à organiser une chambre d’enfant, le matériel de dessin et de bricolage est généralement en hauteur (et dans un fouillis total au passage).             
Si la mise à disposition de ciseaux et objets dangereux est à éviter, il peut être intéressant, selon l’âge et le « caractère » de votre enfant de lui mettre à portée de main un bac de crayons et des feuilles. Laissez juste une quantité raisonnable car plus il y en a, plus vous risquez d’en retrouver un peu partout.

 

 

Un autre exemple fréquent : si les chaussures trainent toujours dans l’entrée, est-ce qu’il y a bien un endroit très facilement accessible pour les ranger ? Idem pour la veste et le sac d’école…

Un crochet à sa hauteur pour sa veste et son sac, un coin bien dégagé pour ses chaussures et un petit bac pour tous les accessoires qui « vont avec » (gants, bonnet, écharpe, casquette, …), il faut bien penser à tous les détails en se mettant à la place de votre/vos enfants pour s’assurer que tout est le plus accessible possible.

 

organiser-dessins-enfants

 

Là, vous me répondrez peut-être : je fais déjà tout ça mais ça ne marche pas chez moi, il/elle laisse tout trainer sans ranger, ce qui m’amène à mon second point :

 

On montre l’exemple !

Si dans vos propres placards, tout est mélangé sans place définie, les enfants vont faire comme vous. Attention, je ne dis pas qu’il suffit de bien ranger pour que votre enfant en fasse de même tout seul, sans même le lui demander (j’en ai d’ailleurs la preuve chez moi et ce serait trop facile n’est-ce-pas ?).

Si montrer l’exemple n’est pas la méthode miracle, c’est un bon début car on ne peut pas demander à l’autre de faire ce qu’on ne fait pas soi-même. (Tiens ça marche aussi pour le conjoint ça !).

 

Lire aussi :
Comment désencombrer quand le reste de sa famille ne se sent pas concerné

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Comment maintient-on le tout dans la durée ?

Que ce soit dans la chambre ou n’importe quelle autre pièce, que ce soit pour un enfant ou un adulte, le processus est le même : j’ai nommé les routines !

Vous est-il déjà arrivé de mettre des règles en place qui n’ont tenu que quelques jours ? Pourtant il y a des habitudes qui marchent : se brosser les dents tous les jours par exemple.

Attention, quand je parle de routine, je ne pense pas à un tableau avec plein de dessins, ni à des routines longues et figées.

Plus la règle est simple, plus la routine est facile à installer. On peut même impliquer son enfant dans la définition de nouvelles routines car c’est lui qui va devoir les tenir.

 

 

Vérifiez bien que votre enfant sache faire ce qu’on lui demande. Observez également ce qui ne marche pas : un bac trop plein, une étagère peu accessible, un tiroir difficile à ouvrir,… pour pouvoir réajuster le cas échéant.

Enfin, on peut identifier les habitudes qui marchent déjà bien et s’en inspirer pour en créer des nouvelles.

rangement

 

 

 

 

 

 

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01/04/2019

TPE, comment gérer les entrées/sorties de papiers ?

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Vous la connaissez, cette boite qui contient pêle-mêle tout un tas de documents, dans laquelle vous priez pour ne pas avoir besoin d’y fouiller ? Quand on doit se concentrer sur son cœur de métier, il est difficile d’organiser le flux des documents qui arrivent en permanence. Rassurez-vous il y a des solutions !

Avec quelques automatismes, on peut facilement gagner du temps et fiabiliser son système de classement. De plus tous les documents ne sont pas à garder : les documents importants sont ceux qui ont un impact administratif, financier ou juridique sur l’entreprise.


Quels documents ?

En schématisant, il n’y a que 3 types de documents à maitriser :

  • Les documents courants : factures, courriers, devis,…
  • Les documents de gestion : analyse, stratégie, contrats, …
  • Les documents permanents : statuts, actes immobiliers, formalités de création,…

 

La fréquence d’entrée/sortie est inversement proportionnelle à l’importance du document. Les documents courants sont très abondants en quantité et demandent donc beaucoup de temps de traitement mais leur durée d’utilisation est faible. Attention tout de même à leur durée de conservation : si les publicités et magazines peuvent être jetés, tout document servant de justificatif comptable (facture, relevé bancaire) est à conserver 10 ans. Ces documents vont donc être rapidement archivés.

La seconde catégorie (les documents de gestion) génère peu de documents, mais un bon historique pour suivre l’évolution de l’entreprise est primordial pour la stratégie de l’entreprise à moyen et long terme.

Enfin, la 3ème catégorie est peu utilisée mais ces documents ne doivent absolument pas se perdre. Il faut donc les conserver à part et dans l’idéal les scanner pour avoir une copie numérique.

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Définir une arborescence

Un classement efficace permet de gagner du temps. S’il est bien défini, il doit être intuitif dès l’étape de rangement. On retrouve ensuite directement le document voulu, même si quelqu’un d’autre l’a rangé, et même en l’absence de ceux qui l’utilisent habituellement.

Tout passe par une bonne arborescence de départ : créer une arborescence consiste à déterminer un ensemble de dossiers et sous-dossiers permettant de classer tous les documents.

L’arborescence doit donc être compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Elle doit également être évolutive et s’adapter aux changements qui interviennent dans l’entreprise.

 

Avant de commencer, quelques questions permettent de poser les bonnes bases :

  • Qui sont les utilisateurs (au niveau de la production des documents, de la consultation, de la gestion)
  • Quelles sont les activités de l’entreprise ? Quels sont les documents qui en découlent ? ou à l’inverse : à quelle activité se rapportent les différents types de documents ?

Pour définir l’arborescence, n’utilisez pas votre organigramme mais vos activités. Ce sont elles qui doivent servir de base. Il ne s’agit pas forcément des activités commerciales. Pour classer les documents comptables, définissez les différentes « activités » comptables (fournisseurs, clients, fiscal, banque et caisse, personnel)

Attention, l’arborescence ne sera pas forcément identique pour les papiers et les données informatiques.

 

La durée de conservation des contrats et documents commerciaux n’étant pas la même que celle des factures, évitez de tout classer ensemble. Séparez au quotidien les documents courants des autres documents. Vous gagnerez ainsi du temps au moment d’archiver mais aussi en cas de recherche.

Documentation permanente ou de gestion :

Contrats (eau, gaz, électricité, téléphone, internet)

Banque (prêts, contrats)

Fournisseurs (accords, contrats,…)

Personnel (convention collective, contrats de travail,…)

Immobilier (bail, loyer, achat)

Caisses sociales (adhésion, échéanciers)

Partenaires  (comptable, syndicats, …)

Assurances (contrats, échéances)

Formalités de création, reprise (K-bis, annonce légale, statuts,…)

 

Documentation courante :

Banque (relevé de compte) à classer par ordre chronologique

Documents fiscaux à classer par type d’impôt

Clients (devis, commandes, facture) à classer par ordre chronologique

Fournisseurs (commandes, factures) à classer par ordre alphabétique

Social (bulletins de paie, charges sociales) à classer par mois

Immobilisations (factures) à classer par ordre alphabétique

Documentation produits à classer par produit

Documentation professionnelle (revues, abonnements, catalogues…)  à classer par sujet

 

arborescence

 

Classer et stocker

Les documents reçus n’iront pas forcément directement dans le dossier correspondant. S’il y a un traitement à faire ou une action en attente, ils doivent passer par une étape de transition.

Exemple :

  • le double des devis émis ira dans un dossier « attente retour »,
  • le double de la facture émise ira dans un dossier «  attente règlement »,…
  • la facture fournisseur ira dans une bannette « à comptabiliser » puis « à payer »

 

Vient ensuite le moment du classement. Si votre arborescence a bien été définie, le classement est très simple. Evitez au maximum la catégorie « Divers ». Si vous l’utilisez, vérifiez régulièrement ce qu’elle contient : si un même type de document revient plusieurs fois dans cette catégorie, interrogez-vous sur la pertinence de lui attribuer une catégorie à part entière.

Stocker a un coût, au niveau financier, mais aussi en temps de recherche : plus on garde, plus on risque de perdre du temps à retrouver le bon document. Il est donc important d’éliminer tous les brouillons, doublons, anciennes versions, documents qui ne contiennent pas d’informations importantes (convocation à une réunion, …).

 

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Selon le volume de documents que génère votre entreprise, le système de stockage ne sera pas le même. Pour une TPE, une ou plusieurs boîtes d’archives en carton suffisent pour stocker les factures et documents courants de l’année comptable écoulée. Les documents courants de l’année  en cours peuvent être stockés dans des classeurs, par mois ou par ordre alphabétique, ou dans un grand trieur à soufflet.

Concernant les documents de gestion, attention à bien séparer les documents encore en cours tels que les contrats (de tout type) et ceux à archiver (contrats échus).

 

Archivage papier ou électronique ?

Si vous recevez des documents papiers, le fait de les scanner ne remplace pas l’original, du moins avec un scanner de bureau.

Il existe en effet une procédure de numérisation autorisée par l’administration fiscale, mais à ce jour, celle-ci nécessite le respect de plusieurs conditions généralement trop lourdes pour une TPE (signature électronique ou empreinte numérique, horodatage, procédure écrite et contrôle,…).Vous pouvez tout de même consulter l’article 102B du livre des procédures fiscales pour en savoir plus.

Ainsi, si vous scannez vos documents avec un scanner classique, cela ne vous dispense pas de conserver les originaux papiers.

Il faut également stocker vos factures papier dans un endroit « immédiatement accessible à toute requête de l’administration », c’est-à-dire en France, et dans un lieu dont vous avez l’accès.

Scanner-ses-papiers-professionnels

 

Si vous recevez des documents électroniques, vous devez également les conserver sous cette forme. L’impression de ces documents ne constituant pas la facture d’origine, le seul archivage papier ne suffit pas.

Seule exception : l’archivage des doubles des factures de vente. Le B.O.I. N° 4 du 11 janvier 2007 autorise à ne conserver qu’une copie électronique des factures de vente émises aux conditions suivantes :

  • Le document électronique doit être signé numériquement ou gravé sur un support non réinscriptible, afin d’en garantir l’intégrité

  • La date de son enregistrement doit être la plus proche possible de la date d’émission de la facture

 

Vous souhaitez vous faire aider pour la gestion de vos papiers professionnels ? Je vous accompagne dans la mise en place d’un système de classement fiable et pratique au quotidien !

 

 

 

 

 

 

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